Trabalhar em equipes virtuais pode ser um desafio. Quando os membros da equipe estão espalhados por diferentes locais, fusos horários e horários, pode ser difícil se manter alinhados. Mas com as ferramentas de colaboração certas, você pode criar uma cultura de reunião eficaz que mantenha todos em sintonia. Neste post, exploraremos 6 estratégias e ferramentas de colaboração para alinhar sua equipe virtual.
1. Configurar check-ins recorrentes
A consistência é fundamental para equipes distribuídas. Organize reuniões regulares de check-in com toda a equipe presente. Pode ser uma reunião presencial diária de 15 minutos ou uma sincronização semanal de 30 minutos. Durante os check-ins, peça a cada pessoa que compartilhe o que está fazendo, os obstáculos que estão enfrentando e qualquer outra coisa que esteja em sua mente. Ferramentas como Zoom, Whereby ou Loom podem permitir check-ins de vídeo quando não é possível presencialmente. Definir uma cadência de reunião recorrente dá uma sensação de ritmo e rotina para a equipe.
2. Comunicação excessiva com ferramentas assíncronas
Ao trabalhar em vários fusos horários, a comunicação em tempo real nem sempre é viável. Aproveite ferramentas de colaboração assíncrona, como Slack, Twist ou Microsoft Teams, para conversas contínuas. Tenha canais abertos para discussões sobre projetos, reuniões, ideias etc. A transparência mantém todos informados. Você também pode usar ferramentas de vídeo assíncronas, como Loom ou Vidyard, para gravar vídeos de atualização rápida. Os vídeos casuais dão uma sensação virtual cara a cara. Estabeleça expectativas de que os membros da equipe respondam em um prazo razoável, mesmo quando estão off-line.
3. Faça ótimas anotações de reuniões
Para reuniões sem a equipe completa, notas detalhadas da reunião são essenciais. Não se limite a recapitular a agenda; faça anotações sobre os principais pontos de discussão, decisões tomadas, itens de ação e perguntas não respondidas. Use o Supernormal para colaborar na tomada de notas durante as reuniões ou adicionar suas anotações mais tarde. Adicionar comentários ou esclarecer perguntas também ajuda a informar as pessoas que não estavam presentes. Armazene todos os documentos e notas da reunião em um site de equipe compartilhado, como Dropbox Paper, Google Docs, Notion ou Confluence.
4. Atualize regularmente as ferramentas de gerenciamento de projetos
Manter-se alinhado sobre quem está fazendo o quê e quando é especialmente importante para equipes distribuídas. Configure um sistema compartilhado de gerenciamento de projetos, como Asana, Trello, Jira ou ClickUp. Descreva todos os principais projetos, status, proprietários, cronogramas e próximas etapas. Tenha um ritual diário ou semanal em que os membros da equipe atualizem o status de suas tarefas. As ferramentas de gerenciamento de projetos se tornam a única fonte confiável para a equipe.
5. Discuta ideias abertamente com os wikis
Equipes distribuídas perdem conversas casuais no bebedouro. Recrie isso com um wiki de equipe aberto usando ferramentas como Slack, Confluence ou Notion. Tenha uma página contínua de “Ideias” na qual as pessoas possam adicionar ideias, sugestões ou perguntas aleatórias à medida que elas surgirem. Os colegas de equipe podem navegar e marcar com +1 ou comentar as ideias de que gostam. Ideias com maior engajamento são discutidas durante os check-ins. Um wiki de equipe dá transparência sobre o que todos estão pensando.
6. Promova relacionamentos com eventos virtuais
Não subestime o valor da construção de relacionamentos e da conexão social em equipes distribuídas. Planeje eventos virtuais regulares para se relacionar com colegas de equipe. Faça um almoço virtual semanal no Zoom, onde vocês comem e conversam juntos. Ou faça um happy hour virtual mensal para socializar. Envie pacotes de cuidados com a equipe com presentes e guloseimas divertidas pelo correio. Ou reúna-se em salas virtuais no Gather ou no Teamflow para recriar a sensação de estar no mesmo espaço. O fortalecimento das conexões pessoais permite uma melhor colaboração profissional.
Mantenha as reuniões alinhadas com o Supernormal
Supernormal é uma ferramenta fundamental para alinhar equipes distribuídas durante e após as reuniões. Os membros da equipe podem colaborar em tempo real para fazer anotações coletivas. Qualquer pessoa que falte à reunião pode revisar o que foi discutido, os itens de ação e as decisões. Usar o Supernormal para capturar reuniões oferece à equipe um ponto de referência comum da verdade.
Equipes alinhadas e distribuídas implementam processos para proporcionar transparência e clareza na comunicação. Check-ins consistentes, atualizações assíncronas, documentação detalhada e construção de relacionamentos mantêm todos trabalhando juntos sem problemas. Com ferramentas de colaboração como o Supernormal ajudando a alinhar o trabalho entre fusos horários e locais, as equipes virtuais podem prosperar.