Quando bem feitas, as reuniões presenciais podem mudar o jogo da sua equipe. Todos nós estamos familiarizados com outra coisa: atualização geral de status reuniões que acontecem sem parar, fazendo com que todos se perguntem se poderia ter sido um e-mail. Infelizmente, essa reunião no estilo round robin, em que os participantes se revezam listando suas tarefas concluídas e as que estão prestes a serem concluídas, é muito comum. E se disséssemos que existe uma abordagem mais eficaz?
A intenção original das reuniões stand-up, ou Daily Scrum, era criar espaço para os membros da equipe enfrentarem desafios ou contratempos. É colaborativo e conciso, com uma atmosfera de solução de problemas que suporta fluxos de trabalho ágeis. Então, como você estabelece uma reunião permanente eficaz e eficiente para sua equipe?
Continue lendo: estamos analisando mais de perto tudo o que você precisa saber sobre a realização de reuniões stand-up que realmente impulsionam sua empresa.
O que é uma reunião stand-up?
Em uma reunião de stand-up, toda a equipe ou empresa está presente. Cada indivíduo tem um tempo definido para analisar qualquer bloqueador de projeto. Depois que alguém termina de falar, a reunião passa para a próxima pessoa. A reunião está totalmente encerrada após 30 a 60 minutos.
A maioria das reuniões stand-up gira em torno de três perguntas:
- No que estou trabalhando esta semana?
- O que eu concluí na semana passada?
- Quais desafios estão atualmente me impedindo de continuar?
Essas reuniões são curtas e agradáveis. Eles acontecem em uma cadência regular, seja semanal ou diária. São oportunidades para os colegas interagirem e ajudarem uns aos outros a resolver problemas.
As reuniões stand-up são diferentes das reuniões de status. Em vez de compartilhar atualizações, os colegas trabalham para encontrar soluções criativas para os bloqueadores e continuar avançando nos projetos. Um dos erros mais comuns teams make é apenas listar as tarefas que já concluíram ou planejam concluir. Esses são tópicos que podem ser abordados de forma assíncrona.
Procure abordar tópicos que exijam conversas mais colaborativas, que ofereçam insights exclusivos e soluções inteligentes que você não encontrará nas conversas do Slack. A ideia é invocar o trabalho em equipe para resolver problemas complexos de forma eficiente e regular, removendo assim possíveis contratempos e impulsionando o projeto. Em resumo, as reuniões presenciais devem ser espaços colaborativos para as equipes resolverem problemas com rapidez.
História da reunião de stand-up
A primeira reunião diária de stand-up aconteceu pessoalmente e durou apenas 15 minutos. A inspiração para a reunião veio de uma fonte improvável. Vamos dar uma olhada Conta de Jeff Sutherland para obter a imagem completa:
No início da década de 1990, Sutherland mostrou à sua equipe de desenvolvedores de software um vídeo do time de rúgbi All Blacks da Nova Zelândia enquanto se preparavam para uma partida. Antes de cada jogo, a equipe realizou a cerimônia do haka do guerreiro maori. Essa cerimônia é uma dança que os guerreiros haka fariam antes de entrarem na batalha. A energia que a equipe de rúgbi evocou foi contagiante.
Sutherland e sua equipe de scrum consideraram como poderiam trazer essa mesma energia para o trabalho. Sua pesquisa revelou um artigo documentando um projeto chamado Quattro Pro. O artigo descreveu parte do “ingrediente secreto” de uma equipe de desenvolvimento de software para sua magnífica eficiência: eles se reuniam diariamente para discutir seu desempenho e solucionar problemas.
Essa reunião rápida concentrou toda a equipe em um único problema. Eles resolveram coletivamente os obstáculos antes de correrem o risco de atrapalhar todo o projeto. Sutherland pegou essa ideia e a seguiu, fazendo alguns ajustes no método ao longo do caminho.
Primeiro, ele reduziu a duração da reunião de uma hora para 15 minutos. Essa mudança levou sua equipe a pensar rapidamente, descobrindo rapidamente soluções para seus problemas de fluxo de trabalho e bloqueadores de projetos. Em seguida, ele estabeleceu três regras:
Um: A reunião acontece no mesmo horário todos os dias, e toda a equipe tinha que estar presente. Se faltassem membros da equipe, havia uma lacuna na comunicação.
Dois: A reunião não poderia durar mais de 15 minutos. Todos tinham que ser concisos e diretos. Convidou à rápida solução de problemas que está no centro de um ambiente de trabalho ágil.
Três: Todos tinham que participar. Cada participante se levantava durante a reunião, estimulando a escuta e a conversa ativas. Daí o nome: daily stand-up.
Sutherland testemunhou um aumento acentuado na eficiência e engenhosidade de sua equipe. Essa reunião diária foi uma experiência que valeu a pena. Então nasceu a reunião de stand-up.
Reuniões stand-up e estruturas ágeis
A reunião stand-up funciona particularmente bem para fluxos de trabalho ágeis. Uma estrutura ágil é um padrão de fluxo de trabalho flexível. Ele orienta as organizações a crescerem rapidamente por meio de ajustes rápidos no planejamento, gerenciamento e execução do trabalho com base em novos aprendizados.
A reunião diária de scrum é a favorita das equipes ágeis. É uma sessão acelerada de solução de problemas em que as equipes solucionam contratempos, permitindo que elas atinjam metas de sprint de forma consistente. Isso mantém a bola avançando.
Uma reunião curta também respeita o tempo de todos. As equipes identificam os obstáculos rapidamente e resolvem os problemas à medida que eles surgem. Essa metodologia não deixa espaço para resolver um problema até o último minuto. As equipes enfrentam desafios de frente e de forma colaborativa. De acordo com a experiência de Sutherland e de muitas equipes desde então, é um sistema que faz maravilhas para o gerenciamento estável de projetos.
Seis dicas para liderar reuniões stand-up eficazes
Agende um horário e cumpra-o
As reuniões presenciais são mais eficazes quando realizadas de forma consistente. Eles podem ser diários ou semanais, o que for melhor para sua equipe. O ideal é que a reunião seja realizada no mesmo horário todos os dias ou semanas. Certifique-se de que ela seja priorizada em relação a outras reuniões. Se uma reunião presencial for realizada de forma eficaz e todos estiverem engajados, ela deve resolver problemas que exigiriam reuniões separadas. Uma reunião presencial altamente otimizada economiza o tempo de todos.
Os principais ingredientes para uma reunião presencial bem-sucedida são a consistência e o comprometimento da equipe. Os participantes devem estar preparados para solucionar problemas. A melhor prática básica para boas reuniões presenciais é garantir que todos estejam a bordo. Se bem executado, o trabalho em equipe e a eficiência disparam.
Compartilhe a agenda com todos de antemão
Mantenha todos alinhados e mantenha uma reunião curta criando uma pauta. Faça com que os participantes da reunião adicionem suas perguntas ou atualizações em um documento comunitário. Compartilhe a pauta da reunião com todos de antemão. Isso dá às pessoas tempo para refletirem sobre os desafios de seus colegas e comparecerem à reunião no espaço mental certo. Dica profissional para fazer isso de forma eficaz: crie um modelo de reunião. Fazer isso economiza tempo e energia mental de todos a longo prazo.
Os benefícios de uma agenda são duplos: você está gravando perguntas para documentar o crescimento do projeto para referência futura e mantendo a reunião em andamento.
Estabeleça blocos de tempo claros para cada ponto de discussão
Explique a estrutura para sua equipe antes de iniciar a reunião. Cada membro da equipe precisa manter seus pontos de discussão breves. Priorize tópicos que não podem ser tratados de forma assíncrona ou que precisam de solução de problemas coletiva. A duração exata da reunião dependerá do tamanho da equipe.
Ao iniciar a reunião, lembre-se de ser paciente. Você está pedindo a todos que adquiram um novo hábito de discutir tópicos. Talvez sejam necessárias algumas reuniões para que toda a equipe entre no fluxo de um stand-up. Esteja aberto a iterações conforme necessário para realizar uma reunião que seja mais eficaz para sua equipe.
Escolha uma pessoa para ser o líder
Depois que a reunião presencial for agendada, selecione uma pessoa que será responsável por conduzi-la. Isso simplifica todo o processo, pois essa pessoa mantém as coisas sob controle. Eles orientam a conversa e informam aos palestrantes quando prosseguir ou iniciar uma conversa em outro lugar. Um moderador de reuniões stand-up também gerenciará a pauta da reunião. Idealmente, eles fazem isso com um ferramenta como Supernormal em seu currículo, que simplifica a anotação.
Entenda claramente o propósito
O primeiro passo para iniciar sua reunião stand-up é colocar toda a equipe na mesma página. O alinhamento organizacional é fundamental para realizar uma reunião eficaz. Certifique-se de que sua equipe saiba como usar adequadamente o horário da reunião para que seja eficaz e respeitoso com todos.
As equipes devem entender que o stand-up é mais do que apenas um relatório de status. Convide a solução de problemas em tempo real incentivando todos a compartilhar os impedimentos do projeto ou os contratempos gerais que afetam sua jornada de trabalho. Peça feedback regular da equipe para ver como a reunião pode ser melhorada.
Pausar conversas maiores para outra hora
Evite conversas paralelas. Eles correm o risco de desviar a reunião dos trilhos e erradicar a natureza rápida das reuniões presenciais. Você pode mitigar isso elaborando uma pauta concisa da reunião e designando um moderador.
Com o objetivo de manter sua reunião rápida e rápida, permita a discussão apenas de tópicos que tenham soluções rápidas. Se um tópico exigir uma análise mais aprofundada, coloque um alfinete temporário nele e retome a palestra mais tarde.
Os benefícios de reuniões stand-up eficazes
Fortalecer o alinhamento da equipe em relação às metas compartilhadas
A importância de uma comunicação clara entre os membros da equipe não pode ser exagerada. Erre do lado do excesso de comunicação. Todos nós já sentimos as dores de projetos que carecem de comunicação e alinhamento claros, mas é simples: quando todos estão na mesma página, as equipes atingem suas metas e os projetos avançam mais rapidamente.
Uma reunião presencial é um tempo regular dedicado às equipes para se alinharem e se apoiarem mutuamente. É um espaço para uma fusão de mentes. Colaboradores individuais abordam desafios e buscam feedback dos colegas. Esse nível de comunicação é ainda mais importante para equipes distribuídas. Os funcionários remotos podem se sentir mais incluídos quando todos estão envolvidos no gerenciamento do projeto.
Economiza o tempo de todos ao realizar menos reuniões em geral
As reuniões presenciais funcionam tanto para identificar soluções quanto para problemas maiores que precisam de mais solução de problemas. Por serem curtos, os membros da equipe precisam priorizar os tópicos que trazem para a reunião. Quando 37% dos trabalhadores dizem que passam até 12 horas por semana em reuniões, qualquer momento em que os membros da equipe retomam sua agenda é valioso.
Eles forçam os participantes a irem direto ao ponto e enfatizam a importância de diferenciar entre tópicos que podem ser tratados de forma assíncrona e tópicos que se beneficiariam da discussão presencial. Desafie sua equipe a adotar a comunicação assíncrona por padrão. Se as discussões assíncronas não funcionarem, coloque-as em destaque.
Reduz os contratempos
A essa altura, você sabe que as reuniões presenciais devem abordar e reduzir os contratempos. Eles são um espaço para um diálogo aberto sobre os desafios mais significativos de um projeto. Use uma reunião presencial para abordar possíveis obstáculos antes que eles se tornem grandes contratempos. Você está resolvendo problemas preventivamente para evitar atrapalhar seu projeto mais tarde em seu ciclo de vida. Os desafios dos membros da equipe são expostos abertamente, para que todos possam ajudar a encontrar soluções.
Aumenta a transparência e a colaboração
A transparência está no centro de cada projeto. Afinal, colaboradores individuais precisam saber no que estão trabalhando para orientar corretamente seu pensamento sobre seu trabalho.
A transparência também é fundamental para a satisfação dos funcionários. Eles sentirão que estão tendo um impacto mensurável quando souberem como seu trabalho apoia o panorama geral. A falta de transparência cria silos. Corre o risco de as decisões serem tomadas no vácuo.
As reuniões presenciais são um lugar inerente à colaboração. Os membros da equipe entram na reunião em um estado de espírito de resolução de problemas. Eles trabalham juntos para alcançar metas ambiciosas.
Mede o progresso do projeto
As reuniões presenciais oferecem uma forma visível para que todos vejam o andamento de um projeto. Seja uma equipe de colaboradores individuais apoiando uns aos outros para resolver problemas ou equipes de toda a organização resolvendo problemas interfuncionais, todos estão cientes do status do projeto.
Equipes que documente as perguntas e soluções que surgem em suas reuniões de stand-up também podem olhar para trás e aprender com projetos anteriores. Eles podem identificar áreas em que deveriam ter adotado uma abordagem diferente e iterar para evitar esses mesmos contratempos no futuro.
Aproveitando os anotadores de IA durante reuniões stand-up
Pense nos anotadores generativos de IA como seus assistentes nos bastidores durante reuniões stand-up. Apenas organizar uma reunião de check-in diária não é suficiente. Você precisa de um sistema e de uma ferramenta que simplifiquem o processo. Eficiência é o nome do jogo durante uma reunião de stand-up, e os anotadores de IA garantem que toda a equipe possa se concentrar na solução de problemas em vez de rabiscar notas.
Supernormal é o anotador de IA que ajuda você a fazer seu melhor trabalho. Após sua apresentação, selecione o tipo de reunião e o Supernormal criará notas de reunião personalizadas para essa chamada. Por exemplo, após uma reunião presencial da equipe de vendas, você receberá notas de reunião que destacam os pontos problemáticos do cliente, as necessidades do cliente e as próximas etapas: itens de ação pertinentes à equipe e ao estilo da reunião. O Supernormal usa sua sofisticada tecnologia de reconhecimento de idioma construída no ChatGPT-4 para gerar notas de reunião abrangentes.
Ele captura todas as suas anotações de reunião em um só lugar, então mantenha o foco em fazer a diferença para a empresa. Deixe a Supernormal cuidar das anotações enquanto você se concentra em fazer progressos para sua equipe e empresa.
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