As reuniões são conhecidas por pegar um tópico de dois minutos e transformá-lo em uma conversa de uma hora. Todos sabemos que as reuniões podem ser dolorosas e improdutivas, mas também são uma parte essencial da realização das coisas. Então, o que torna uma reunião melhor do que outra? Veja como identificar os diferentes tipos de reuniões que você realizará como empreendedor ou proprietário de uma pequena empresa e como estruturá-las para obter o máximo impacto.
1. Reuniões de atualização de status
Uma reunião de atualização de status é uma reunião regular para dar a todos em sua empresa a oportunidade de atualizar seus colegas sobre o que estão fazendo, o que está por vir e qualquer outra coisa que possa ser relevante. A razão por trás da realização de uma reunião de atualização de status é óbvia: ela ajuda a manter todos informados sobre o que está acontecendo na organização. As atualizações de status também ajudam a criar confiança entre os membros da equipe, mostrando que cada pessoa sabe como seu trabalho contribui para o sucesso de todo o grupo.
Como você dirige essa reunião? Pense no tipo de informação que você deseja compartilhar com todos em sua empresa (ou departamento). Isso pode incluir:
- Quais tarefas devem ser entregues na próxima semana ou mês;
- Quaisquer projetos atualmente em andamento;
- Planos para projetos futuros; e/ou
- Atualizações de avaliações de desempenho de funcionários individuais ou conversas sobre desempenho — esses momentos também podem ser esclarecedores!
2. Reuniões de tomada de decisão
Uma reunião de tomada de decisão envolve a aprovação final de um curso de ação ou política. A maioria das decisões é tomada por consenso, o que significa que todos concordam com a solução proposta. Algumas reuniões terão várias opções de votação; nesse caso, o voto majoritário é usado. Você também pode usar a votação se não houver outras opções ou se houver empate entre duas opções.
As reuniões em que esse tipo de decisão é tomada incluem:
- Reuniões do conselho
- Reuniões estratégicas
- Reuniões de equipe
Ao tomar decisões por consenso, lembre-se de que é importante permitir que todos os membros da sua equipe expressem suas opiniões e forneçam feedback sobre o que eles acham que deveria acontecer a seguir (mesmo que não concordem).
3. Reuniões de resolução de problemas
As reuniões de resolução de problemas são um tipo muito comum de reunião. Eles são usados para resolver problemas e melhorar processos.
Eles podem ser usados para melhorar os problemas relacionados ao trabalho e ajudar os funcionários a alcançar melhores resultados. Por exemplo, você pode realizar uma reunião de resolução de problemas para:
- Identifique onde os sistemas da sua empresa estão falhando e como eles podem ser aprimorados
- Crie um plano de ação para implementar novas tecnologias que melhorarão a eficiência em seus escritórios ou lojas
- Descubra a melhor forma de lidar com reclamações de clientes sobre produtos ou serviços defeituosos
4. Reuniões de formação de equipes
As reuniões de formação de equipes têm como objetivo construir uma equipe e promover o espírito de equipe. A ideia é que todos se reúnam para aprimorar suas habilidades individuais e, ao mesmo tempo, aprender a trabalhar em grupo. A formação de equipes é frequentemente usada em ambientes comerciais formais, onde as pessoas precisam se dar bem umas com as outras, mas também pode ser uma forma informal de reunir amigos ou familiares para se divertir.
5. Reuniões de compartilhamento de informações
O objetivo de uma reunião de compartilhamento de informações é compartilhar informações com sua equipe. Esse tipo de reunião pode ser usado para treinamento ou simplesmente para transmitir qualquer informação nova que não exija a opinião de todos.
Em uma reunião de compartilhamento de informações, você pode usar um formato de apresentação ou discussão. Você também pode usar os dois ao mesmo tempo, começando com uma apresentação e depois fazendo perguntas (ou vice-versa).
Uma dica importante ao realizar esse tipo de reunião é garantir que você tenha todo o material preparado com antecedência para não perder tempo fazendo as coisas no último minuto.
6. Reuniões de inovação
As reuniões de inovação têm como objetivo criar novas ideias, produtos e serviços. Eles tratam de explorar novas oportunidades e identificar problemas ou soluções que não foram considerados antes. As reuniões de inovação ajudam você a criar um plano de como usar seus recursos para criar algo completamente diferente do que você já tem em vigor.
Por exemplo, digamos que você seja o diretor de marketing de uma empresa de comércio eletrônico que vende roupas on-line. Sua empresa já existe há alguns anos, mas não teve nenhum grande crescimento em seus negócios. Na verdade, as vendas diminuíram no último ano devido ao aumento da concorrência de outras empresas que entraram no mesmo mercado que a sua (varejo on-line). Em resposta, seu CEO pede a todos os membros de sua equipe executiva que tenham ideias sobre como mudar as coisas gerando mais receita por meio de estratégias de crescimento incremental, como aumentar os lucros por cliente ou aumentar o reconhecimento da marca por meio de campanhas publicitárias em plataformas de mídia social como Facebook e Instagram.
O takeaway
As reuniões são necessárias, mas não precisam ser tão ruins. A chave é garantir que cada reunião seja produtiva e eficiente. Ao entender os diferentes tipos de reuniões e para que elas são mais adequadas, você pode usar esse conhecimento para ajudar sua empresa a funcionar com mais tranquilidade.