As reuniões são uma parte essencial de muitas empresas e organizações. Eles oferecem um tempo para as equipes se reunirem, compartilharem informações, discutirem projetos e tomarem decisões. No entanto, detalhes importantes das reuniões geralmente podem ser esquecidos quando a reunião termina. É aqui que os memorandos de reuniões são úteis.
Um memorando de reunião resume os principais pontos de discussão, as decisões tomadas, os itens de ação e as próximas etapas de uma reunião. O envio de um memorando de reunião permite que todos permaneçam na mesma página após o término da reunião. Ele também fornece documentação da reunião para referência futura. Neste post, abordaremos dicas e melhores práticas para escrever um memorando de reunião eficaz que capture os resultados importantes de uma reunião.
1. Inclua os principais detalhes da reunião
O objetivo principal de um memorando de reunião é registrar informações vitais da reunião enquanto os detalhes ainda estão atualizados. Isso inclui:
- Principais tópicos de discussão: Resuma os principais assuntos discutidos, especialmente quaisquer debates ou pontos importantes.
- Decisões tomadas: Anote todas as decisões firmes, aprovações ou resultados de votação.
- Itens de ação: Liste todas as tarefas atribuídas aos membros da equipe com proprietários e prazos.
- Próximas etapas: Destaque o que está por vir em qualquer projeto ou iniciativa discutida.
Seu memorando de reunião deve fornecer uma recapitulação clara do propósito, da agenda, dos participantes e dos resultados da reunião. Atenha-se aos principais detalhes em vez de ler tudo o que foi dito passo a passo.
2. Use uma linha de assunto clara
A linha de assunto é a primeira coisa que os destinatários veem quando você envia o memorando da reunião. Certifique-se de que ele indique claramente do que trata o memorando. Inclua detalhes importantes, como o nome da reunião, a data da reunião e o propósito ou tópico. Por exemplo:
- Reunião da equipe de liderança — 18 de janeiro de 2024 — Planejamento do primeiro trimestre
Isso ajuda os destinatários a identificar rapidamente o que o memorando cobre ao digitalizar suas caixas de entrada.
3. Siga uma estrutura padrão
Usar uma estrutura padrão para seus memorandos de reunião a cada vez os torna fáceis de seguir. Inclua estas seções:
Visão geral
- Nome, data e hora da reunião
- Objetivo ou tópicos abordados
- Presidido e com a presença de
Itens da agenda discutidos
- Tópicos e principais pontos de discussão
Decisões tomadas
- Principais decisões, aprovações e resultados da votação
Itens de ação
- Tarefas atribuídas, proprietários, prazos
Próximas etapas
- Planos futuros relacionados à discussão
Outras informações
- Quaisquer outras notas, documentos de apoio
Organizar o memorando de forma clara em torno dessas seções garante que todos os detalhes importantes tenham um lugar.
4. Use um tom objetivo e profissional
Os memorandos das reuniões devem manter um tom objetivo e impessoal. Você quer parecer neutro e profissional ao recapitular as discussões.
Algumas dicas para tonificar:
- Use a terceira pessoa em vez de “eu” ou “nós”
- Atenha-se às descrições factuais do que foi dito
- Evite opiniões fortes ou editorialização
Por exemplo, “A equipe de liderança discutiu o cronograma para o lançamento do produto” parece profissional. Embora “Tivemos um debate acalorado sobre o cronograma irreal do produto” pareça muito informal e tendencioso.
Procure uma linguagem neutra e profissional para transmitir os fatos da reunião.
5. Mantenha-o conciso
A brevidade é fundamental nos memorandos de reuniões. Respeite o tempo das pessoas sintetizando as discussões de forma concisa em vez de fornecer transcrições longas.
Siga estas dicas para manter seu memorando focado:
- Limite-se a 1-2 páginas no máximo
- Divida o conteúdo em seções fáceis de ler
- Use marcadores para destacar detalhes importantes
- Coloque materiais adicionais nos apêndices
Vá direto às informações cruciais da reunião. Evite detalhes excessivos ou repetições que não sejam necessárias. Um memorando focado e digitalizável tem o maior impacto.
6. Envie em tempo hábil
Para obter o máximo valor do memorando de reunião, envie-o rapidamente após a reunião, enquanto tudo ainda está atualizado. Procure publicar o memorando no mesmo dia. Se possível, reserve um tempo logo após a reunião para fazer anotações, ações e acompanhamentos antes de enviar o rascunho. Isso garante que resultados importantes não sejam esquecidos.
A distribuição oportuna também permite que os destinatários esclareçam imediatamente quaisquer detalhes ausentes ou incorretos.
7. Use Supernormal para memorandos automatizados
Escrever manualmente memorandos de reunião do zero pode ser demorado. Soluções de IA como Supernormal pode automatizar o processo para economizar seu tempo. Supernormal se junta às suas reuniões, faz anotações detalhadas e gera resumos. Você pode transformar facilmente as notas do Supernormal em um modelo de memorando de reunião polido.
Os principais benefícios incluem:
- Anotações automatizadas: O Supernormal captura os detalhes da reunião com precisão, sem que você precise fazer anotações manuais.
- Formatação personalizada: Adapte as notas do Supernormal à estrutura de memorando e à marca desejadas.
- Resposta rápida: Notas e memorandos da reunião disponíveis logo após o término da reunião.
- Registro pesquisável: Memorandos armazenados no painel Supernormal para referência futura.
Deixe a Supernormal lidar com a captura de reuniões e a criação de memorandos para que você possa se concentrar nos resultados estratégicos.
Entrelinhas
Aqui estão as principais práticas recomendadas que você deve ter em mente para escrever memorandos de reunião eficazes:
- Inclua detalhes críticos, como discussões, decisões, itens de ação e próximas etapas.
- Use uma estrutura clara com seções para agenda, decisões, itens de ação, etc.
- Crie linhas de assunto que resumam o propósito e a data da reunião.
- Mantenha um tom objetivo e imparcial que se atenha aos fatos.
- Mantenha os memorandos concisos e digitalizáveis para facilitar a leitura.
- Distribua memorandos imediatamente dentro de 24 horas após a reunião.
- Considere usar ferramentas de IA, como Supernormal, que podem gerar automaticamente notas e resumos de reuniões para economizar tempo.
Seguir as melhores práticas do memorando de reunião ajudará você a comunicar com eficiência os principais resultados e as próximas etapas às partes interessadas após reuniões importantes. Sua equipe pode se manter alinhada às prioridades quando os memorandos são claros, focados e oportunos.