Introdução
As reuniões podem ser uma das partes mais importantes de qualquer equipe ou organização. Eles são uma forma de reunir pessoas, compartilhar ideias e encontrar soluções para problemas. Mas se você está encarregado de anotar as reuniões, pode ser difícil saber por onde começar. E se você nunca participou de minutos de reuniões antes, elas podem parecer uma tarefa assustadora. No entanto, depois de aprender como eles funcionam e quais informações estão incluídas neles, bem como por que são importantes, você verá que escrevê-los é mais fácil do que você pensa!
O que são atas de reuniões?
As atas das reuniões são um registro escrito das decisões tomadas, das ações tomadas e dos resultados de uma reunião. Eles também são a documentação do que foi discutido e do que foi decidido. Eles podem ser preparados por qualquer pessoa que tenha participado da reunião, mas, na maioria dos casos, é melhor que outra pessoa faça anotações para que você não se distraia fazendo anotações enquanto participa da reunião em si.
Por que eles são chamados de “atas de reuniões”
Há uma razão pela qual o termo “ata de reunião” é usado para se referir ao registro de uma reunião oficial. Na verdade, o nome não tem nada a ver com o tempo. A palavra minutos vem da palavra latina para detalhes “minutia”. O termo ata de reunião apareceu pela primeira vez em 1700, significando pequenas notas ou anotações, que se tornaram associadas a registros escritos oficiais do que ocorreu durante um evento, como uma assembléia pública ou reunião do conselho municipal.
Qual é o propósito das atas das reuniões?
As atas das reuniões servem a vários propósitos. O mais comum é documentar as decisões tomadas em uma reunião, mas elas também podem ser usadas para:
- Registrando o que aconteceu durante a reunião.
- Fornecer um registro da reunião para referência futura.
- Ajudar na prestação de contas (ou seja, garantir que as pessoas sejam responsabilizadas por suas ações).
- Ajudando no acompanhamento e nos relatórios para aqueles que não estavam presentes na reunião.
Por que as atas das reuniões são importantes?
As atas das reuniões são um registro das decisões, ações e discussões tomadas durante uma reunião. Eles fornecem uma compreensão clara do que foi acordado e de quem é responsável pelo acompanhamento dos itens de ação.
O formato padrão de atas de reuniões
- Sempre inclua a data, a hora e o local da reunião. Use um formato consistente para essas informações para que você possa rastrear facilmente as datas em seus registros. Por exemplo: “Reunião realizada às 15h do dia 21 de fevereiro de 2022 na Sala 108 do Edifício A no campus”.
- As atas devem capturar itens de ação ou tarefas atribuídas após cada tópico ter sido discutido em detalhes; elas devem ser escritas como marcadores com datas de entrega anexadas, se necessário. Certifique-se de que qualquer pessoa responsável por concluir um item de ação esteja ciente de sua tarefa antes de sair da sala! Se houver algum problema pendente de reuniões anteriores ou ideias não resolvidas de uma reunião específica que precise ser discutida/processada posteriormente (por exemplo, antes de outra próxima reunião de equipe), certifique-se de que elas também estejam anotadas aqui para que não se percam em meio a tudo o que está acontecendo ao seu redor.”
Como escrever itens de ação com verbos de ação
Para escrever itens de ação que sejam mais do que apenas uma lista de coisas a serem feitas, use verbos de ação para descrever a pessoa que executará a ação. Para ficar bem claro em sua comunicação, os itens de ação devem sempre seguir o padrão “Pessoa” + “Ação” + “Condição”. Por exemplo, “Colin enviará um e-mail após a ligação”.
Seguir essas etapas tornará a tomada de notas em uma reunião mais fácil e rápida.
- Anote a data, a hora e o local da reunião
- Registre quem esteve presente na reunião e quais funções eles desempenharam (por exemplo: gerente, secretário ou executivo)
- Liste os itens discutidos em ordem cronológica do início ao fim
- Anote todos os itens de ação atribuídos naquele momento
Conclusão
As atas das reuniões são essenciais para equipes híbridas e distribuídas. No entanto, documentar uma comunicação clara exige muito tempo e esforço! Também rouba o foco de uma pessoa na reunião. Felizmente, criamos uma IA na Supernormal que faz anotações automaticamente para você e até captura itens de ação, decisões-chave e resumos. Comece gratuitamente em Supernormal.