Como gerente de produto, comunicando-se de forma assíncrona conversar com sua equipe sobre os diferentes estágios de desenvolvimento do produto pode ser complicado. Há um limite para o nível de complexidade técnica que você pode transmitir por meio de uma mensagem de texto ou vídeo assíncrono.
Até mesmo o sexto princípio do Manifesto ágil diz: “O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e dentro de uma equipe de desenvolvimento é a conversa cara a cara”. É por isso que equipes ágeis de produtos conduzem reuniões regulares de scrum para ficar por dentro de tudo e eliminar os problemas pela raiz. Mas se você não tiver certeza de como essas reuniões funcionam, você está no lugar certo.
Neste artigo, abordaremos o conceito de reuniões scrum, seus tipos, os objetivos das reuniões scrum e como você pode usar a IA para conduzi-las de forma eficaz.
O que é uma reunião de scrum?
As reuniões do Scrum geralmente são reuniões rápidas de check-in com a equipe do produto e outras partes interessadas envolvidas em um projeto de desenvolvimento. Embora muitas vezes seja confundido com reuniões diárias, inclui várias tipos de reuniões a equipe scrum aguenta. O Relatório sobre o estado do Agile descobriram que 87% dos respondentes utilizam o Scrum como parte de seu processo, tornando-o um dos frameworks ágeis mais usados. Em uma reunião do Scrum, você encontrará várias partes interessadas que dirigem a reunião. Eles incluem:
- Mestre do Scrum: O facilitador da reunião que mantém todos sob controle e garante que a reunião não ocorra pela tangente.
- Proprietário do produto: O gerente de projeto que gerencia toda a equipe e as atividades do projeto de desenvolvimento do produto.
- Equipe de desenvolvimento: A equipe responsável por executar o desenvolvimento do produto.
Além disso, essas reuniões podem incluir outras partes interessadas, como as da equipe de liderança ou indivíduos de outros departamentos, dependendo do tópico de discussão.
Os objetivos de uma reunião de scrum
Os processos ágeis exigem que as empresas criem, revisem e iterem usando ciclos de desenvolvimento rápidos. Por exemplo, o 12º princípio do manifesto ágil diz: “Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e, em seguida, ajusta e ajusta seu comportamento de acordo”.
É por isso que as reuniões de scrum têm um objetivo: check-in regular para garantir a melhoria do processo. Aqui estão alguns objetivos subjacentes que ajudam as equipes de scrum a alcançar isso:
- Receba atualizações diárias de progresso e fique por dentro de tudo: Somente quando os scrum masters sabem o que está acontecendo, eles podem encontrar problemas no projeto. Essas atualizações incluem o que foi realizado desde a última reunião, o que está planejado para o dia e quaisquer obstáculos que precisem ser resolvidos.
- Destaque os bloqueadores e remova qualquer desconexão entre os membros: Além das atualizações de status, você pode identificar obstáculos que retardam o projeto e atrasam o desenvolvimento. Depois que os bloqueadores são identificados, a equipe colabora para superar essas barreiras discutindo possíveis soluções com outros membros da equipe scrum.
- Facilite a melhoria contínua para garantir o desenvolvimento ágil: A revisão regular do progresso permite que você ajuste sua abordagem adequadamente. Quanto mais rápido você iterar, mais rápido descobrirá o que funciona e o que não funciona.
- Garanta a responsabilidade e incentive a colaboração: Ao se comprometerem publicamente com tarefas e prazos específicos, os membros da equipe são responsabilizados por seu trabalho, o que ajuda a promover a produtividade e o trabalho de alta qualidade.
- Promova uma cultura adaptável e flexível: Ao reunir atualizações diárias de progresso e destacar bloqueadores e problemas emergentes, uma equipe ágil terá as ferramentas necessárias para se adaptar às mudanças nos planos ou no escopo e garantir que o projeto permaneça no caminho certo. Ela promove flexibilidade durante o trabalho, resultando em uma cultura ágil.
- Garanta o alinhamento com as metas gerais do projeto: As reuniões do Scrum também permitem que as partes interessadas determinem se o funcionamento interno do projeto contribui para a meta geral. É fácil se desviar do caminho certo à medida que o projeto avança, então esse processo mantém todos sob controle.
5 tipos de reuniões scrum
Existem cinco tipos diferentes de reuniões scrum que são realizadas em uma organização:
Planejamento de Sprint
O objetivo de uma reunião de planejamento de sprint é planejar os vários estágios do processo de desenvolvimento do produto e atribuir funções a cada parte interessada. Ele estabelece o roteiro para todo o projeto, garantindo que todos estejam na mesma página.
Participantes: Scrum master, equipe de desenvolvimento e proprietário do produto
Duração: 60 a 90 minutos, dependendo dos pontos de discussão
Quando: No início do projeto
Standup diário
As reuniões diárias de scrum são realizadas todos os dias úteis para acompanhar o progresso de todos e esclarecer quaisquer problemas que eles enfrentem. Isso garante que o projeto esteja em andamento e avance o mais rápido possível.
Participantes: Scrum master, equipe de desenvolvimento e proprietário do produto
Duração: Cerca de 15 minutos por dia
Quando: Todos os dias
Análise do Sprint
Também conhecida como “revisão de iteração”, ela envolve uma breve reunião em que a equipe de desenvolvimento de software apresenta o que foi concluído no sprint específico. O objetivo é obter feedback sobre o trabalho concluído e decidir as próximas etapas do projeto.
Participantes: Scrum master, equipe de desenvolvimento, proprietário do produto, liderança
Duração: 45 minutos para cada sprint
Quando: No final do sprint
Retrospectiva da Sprint
Uma reunião retrospectiva envolve a revisão do trabalho de sprints anteriores e a identificação de áreas de melhoria. As áreas de preocupação incluem a dinâmica, os processos, as ferramentas e a comunicação da equipe. Depois que a equipe determina isso, eles traçam um curso para futuros sprints.
Participantes: Scrum master, proprietário do produto e equipe de desenvolvimento
Duração: 60 a 90 minutos, dependendo dos pontos de discussão
Quando: No final do sprint
Reunião de refinamento da lista de pendências
A equipe analisa e atualiza os itens da lista de pendências do produto para garantir que eles reflitam as prioridades e os requisitos atuais do projeto. Você pode usar essa reunião para dividir itens maiores em tarefas menores e acionáveis.
Participantes: Scrum master e proprietário do produto
Duração: 60 minutos
Quando: No meio do projeto
Modelo de agenda para reuniões scrum
Um relatório recente descobriu que 28,6% dos funcionários dizem que reuniões que se afastaram da pauta original foram a principal causa de reuniões desagradáveis. Para garantir que esse não seja o caso em sua próxima reunião scrum, aqui está um modelo de pauta que você pode usar:
1. Discussão inicial com base no tipo de reunião:
A. Análise do progresso do Sprint:
- O que a equipe alcançou no último sprint?
- O que correu bem durante o sprint?
- O que não correu bem e por quê?
B. Planejamento de sprint:
- Que trabalho precisa ser feito no próximo sprint?
- Quais são as prioridades para o próximo sprint?
- Como a equipe abordará o trabalho no próximo sprint?
2. Discussão sobre bloqueadores:
- Há algum obstáculo que esteja impedindo a equipe de progredir?
- Como a equipe pode superar esses obstáculos?
3. Discussão sobre tarefas específicas:
- Em que você trabalhou ontem?
- Você conseguiu finalizá-los com sucesso?
- Quais são suas metas para hoje?
- Por que você está priorizando essas tarefas?
4. Coordenação da equipe:
- É necessária alguma dependência ou coordenação entre equipes?
- Há algum membro da equipe que precisa de apoio ou ajuda de outras pessoas?
- Quão perto estamos de atingir nossos objetivos?
5. Conclusão:
- A equipe tem alguma opinião ou comentário final?
- Há mais alguma coisa que precisa ser discutida antes de encerrar a reunião?
Esse é apenas um modelo de amostra e você pode modificá-lo para atender às necessidades específicas da sua equipe. Além disso, é vital programar a reunião para 15 minutos ou menos para garantir que todos permaneçam focados e engajados.
Como conduzir reuniões de scrum eficazes com IA
Como scrum master, é difícil se concentrar no que cada participante da reunião diz e acompanhar quem precisa fazer o quê. Para garantir que todos saibam o que precisam fazer e que você tenha um registro de cada reunião, use um tomador de notas com inteligência artificial.
Supernormal pode ajudar! Ele captura sua reunião scrum, esteja ela ativada Google Meet, Zoom, ou Equipes da Microsoft e automaticamente transcreve toda a reunião, permitindo que você se concentre na escuta ativa e em facilitar a conversa com sucesso. Você não precisa se preocupar com fazendo anotações detalhadas e pode participar totalmente da reunião.
Além disso, com a biblioteca de modelos de reunião disponível, o anotador gera um resumo, uma lista de itens de ação e tarefas para que cada parte interessada saiba o que precisa ser feito. Em última análise, você economiza o tempo necessário para criar um resumo da memória ou decifrar todas as notas você pegou.
Conduza reuniões de scrum produtivas com Supernormal
As reuniões Scrum são uma ocorrência regular em todas as empresas que fazem gerenciamento ágil de projetos. Isso dá à equipe uma abordagem estruturada para planejar, executar e revisar o trabalho. Essas reuniões são essenciais para garantir que todos estejam na mesma página.
Enquanto estiver conduzindo uma reunião scrum, não perca tempo fazendo anotações e coletando itens de ação. Em vez disso, use Supernormal para capturar, transcreveme resuma suas reuniões.
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