Todos nós gostaríamos de ter mais tempo durante o dia. Entre reuniões, e-mails, mensagens do Slack e tudo mais, a jornada de trabalho passa em um piscar de olhos. Antes que você perceba, você está se esforçando para encerrar sua lista de tarefas antes que o dia termine.
Mas e se você pudesse fazer mais em menos tempo? Com alguns truques simples, você pode maximizar sua produtividade durante o dia de trabalho. Aqui estão 10 dicas para ajudar você a economizar tempo e obter mais resultados.
1. Comece o dia com um plano
Não há nada como um bom plano para prepará-lo para o sucesso. Reserve 15 minutos no início de cada dia de trabalho para mapear o que você pretende realizar. Identifique suas principais prioridades e reserve um tempo em sua agenda para se concentrar nessas tarefas importantes.
Decida quando você realizará trabalhos agitados, como responder e-mails e participar de reuniões. Ter um plano de jogo como esse evita que você perca minutos preciosos debatendo o que fazer a seguir. Você eliminará sua lista de tarefas com eficiência.
2. Aproveite as ferramentas de IA para automatizar tarefas repetitivas
A tecnologia pode ser uma grande economia de tempo se você souber como usá-la. Aproveite as ferramentas e os serviços de IA que podem automatizar tarefas repetitivas e de baixo valor. Por exemplo, anotadores de IA como Supernormal pode transcrever suas reuniões para você. Em vez de precisar fazer anotações sozinho ou anotar as principais conclusões após uma reunião, você receberá notas categorizadas em sua caixa de entrada. Isso libera tempo para você se concentrar em um trabalho que faz melhor uso de suas habilidades.
Procure também oportunidades de incorporar outras ferramentas tecnológicas que economizam tempo. Antes que você perceba, você terá horas de volta em sua semana.
3. Agende seu trabalho mais importante durante seus horários de pico
Todos nós temos certos momentos do dia em que nos sentimos mais enérgicos e produtivos. Aproveite ao máximo seus horários de pico programando seu trabalho mais desafiador e de alto impacto durante esses sprints produtivos.
Por exemplo, realize projetos complexos logo pela manhã ou logo após o almoço. Guarde tarefas com menos poder cerebral, como responder a e-mails, para mais tarde, quando estiver esgotado. Priorizar o trabalho-chave para quando você estiver no seu melhor ajuda a maximizar sua produção.
4. Divida projetos grandes em tarefas menores
Projetos grandes e complexos facilmente se tornam opressores. Tudo o que é necessário pode fazer com que você não saiba por onde começar. O truque é dividi-los em pedaços menores e mais gerenciáveis.
Talvez você veja tudo o que precisa ser feito esta semana. Em seguida, mapeie como lidar com cada peça passo a passo, dia após dia. Essas tarefas gigantescas de repente se tornam menos assustadoras. Também cria uma série de pequenas vitórias à medida que você completa cada tarefa menor. Essa sensação de progresso mantém você motivado a continuar se conectando. Comemore cada pequena vitória ao longo do caminho.
5. Mantenha as reuniões curtas e agradáveis
Todos nós já estivemos presos em reuniões inúteis que se arrastam indefinidamente. Não deixe seu tempo ser roubado desnecessariamente. Antes de agendar qualquer reunião, pense se ela é realmente necessária ou se o tópico poderia ser abordado com mais eficiência por e-mail ou chat.
Se uma reunião for necessária, tente mantê-la curta. Descreva o propósito e a agenda com antecedência para se ater aos tópicos mais importantes. Para reuniões recorrentes, coloque um limite de tempo no convite para manter todos concentrados.
Termine imediatamente e depois faça anotações para viagem. Manter as reuniões rígidas e objetivas deixa mais tempo para o trabalho “real”.
6. Faça pausas para recarregar
Pode parecer contra-intuitivo, mas fazer pausas regulares pode realmente aumentar sua produtividade. Nosso cérebro não foi projetado para se concentrar por horas a fio. Quando você atinge uma barreira mental, se afastar e recarregar as baterias limpa as teias de aranha.
Mesmo uma pequena pausa de 5 a 10 minutos para caminhar ou esticar as pernas faz maravilhas. Ou experimente uma breve meditação usando um aplicativo como o Calm. Volte se sentindo revigorado e conclua as tarefas com eficiência renovada.
Considere o método Pomodoro de trabalhar em intervalos de 25 minutos separados por intervalos de 5 minutos. Esses pequenos respiradores ajudam você a manter o ritmo sem se esgotar.
7. Agrupe tarefas semelhantes
A alternância de contexto entre diferentes tipos de tarefas consome muito tempo. Em vez disso, agrupe atividades semelhantes para permanecer em um estado de fluxo.
Por exemplo, verifique e-mails e mensagens apenas alguns horários designados durante o dia, em vez de permitir que eles o interrompam constantemente. Interrompa todas as suas chamadas telefônicas consecutivas.
Realize tarefas administrativas em massa. Entrar no ritmo das tarefas relacionadas torna você mais eficiente. Você concluirá suas tarefas em pouco tempo.
8. Mantenha sua estação de trabalho livre de bagunça
A desordem física compete por nossa atenção e nos atrasa. Certifique-se de que sua área de trabalho esteja limpa e organizada para que você possa encontrar o que precisa rapidamente.
Minimize pilhas de papel e várias bugigangas que criam distrações visuais. Mantenha em sua mesa apenas os itens que você usa diariamente. Arquive documentos ou esconda ferramentas que você raramente precisa.
Um espaço limpo e livre de excesso de coisas torna você mais produtivo. Organizar seu trabalho real permite que você organize sua mente e se concentre.
9. Estabeleça limites em torno das distrações
E-mails, aplicativos de bate-papo, mídias sociais, Internet - muitas coisas competem por nossa atenção durante o trabalho. Limite as distrações criando alguns limites.
Feche o e-mail e o navegador da Web enquanto se concentra profundamente em um projeto. Coloque o telefone no modo silencioso e verifique-o apenas nos horários designados. Use aplicativos como o Freedom para bloquear temporariamente sites que distraem.
Estabeleça expectativas com os colegas de que você receberá mensagens não urgentes dentro de um determinado período de tempo. Proteger seu tempo permite que você realize um trabalho significativo.
10. Mantenha um estilo de vida saudável
Sua saúde geral afeta seu desempenho no trabalho. Certifique-se de comer refeições nutritivas, fazer exercícios regularmente e dormir o suficiente. Quando você se sentir melhor, trabalhará com mais eficiência.
Prepare almoços saudáveis no domingo para que você tenha opções para levar quando a fome bater. Priorize movimentar seu corpo diariamente, mesmo que seja apenas uma caminhada de 30 minutos. Estabeleça uma rotina antes de dormir para permitir que sua mente relaxe. Cuidar de si mesmo lhe dá o impulso de que você precisa para atingir seus objetivos e economizar tempo fazendo isso.
A implementação de até mesmo algumas dessas dicas pode liberar horas anteriormente perdidas devido à ineficiência. Invista esse tempo recuperado em coisas pelas quais você é apaixonado, tanto pessoal quanto profissionalmente. Comece a colocar essas ferramentas que economizam tempo em prática para um dia de trabalho mais produtivo e gratificante.