Um programa de integração cuidadoso e abrangente é essencial para preparar os novos contratados para o sucesso. Isso pode ajudá-los a aprender sobre a cultura da empresa, seu papel e as expectativas de desempenho. Um programa de integração bem projetado também pode ajudar a acelerar a contribuição de novas contratações, reduzir a rotatividade, aumentar a produtividade e impulsionar o engajamento dos funcionários.
Áreas de foco
Há várias coisas que os novos contratados precisam aprender à medida que avançam em sua nova função para que possam contribuir com rapidez e confiança. Isso inclui:
- A história, a missão e os valores da empresa
- Os produtos ou serviços da empresa
- A cultura e os valores da empresa
- Seu papel e responsabilidades
- As políticas e procedimentos da empresa
- As ferramentas e os recursos da empresa
- Como realizar seu trabalho
- Como colaborar com seus colegas de equipe
- Como atender às expectativas da empresa
Princípios do programa
Aqui estão algumas dicas para criar um ótimo programa de integração:
- Comece cedo. O processo de integração deve começar assim que um novo contratado aceitar a oferta. Isso lhe dá tempo para enviar materiais de boas-vindas, responder suas perguntas e deixá-los entusiasmados com sua nova função.
- Seja pessoal. O processo de integração deve ser personalizado para cada funcionário. Isso significa dedicar um tempo para aprender sobre suas habilidades, experiências e interesses. Isso também significa oferecer a eles oportunidades de conhecer seus novos colegas e conhecer a cultura da empresa.
- Seja claro sobre as expectativas. Estabeleça expectativas claras sobre a função, o desempenho e o desenvolvimento do novo contratado. Isso os ajudará a entender o que se espera deles e como podem ter sucesso.
- Forneça treinamento. O processo de integração deve incluir treinamento sobre produtos, serviços e cultura da empresa. Também deve incluir treinamento sobre a função e as responsabilidades específicas do novo contratado.
- Dê feedback. Forneça feedback regular ao novo contratado sobre seu desempenho. Isso os ajudará a se manterem no caminho certo e a garantir que atendam às expectativas.
- Comemore os sucessos. Reserve um tempo para comemorar os sucessos do novo contratado. Isso os ajudará a se sentirem valorizados e motivados.
Táticas e ferramentas de integração
Nos ambientes de trabalho cada vez mais virtuais e remotos de hoje, aproveitar as ferramentas e táticas certas é essencial para facilitar uma experiência de integração perfeita. As videoconferências, as ferramentas assíncronas e a documentação desempenham um papel crucial na criação de uma experiência que atraia os novos contratados e garanta que eles recebam as informações de que precisam para contribuir.
Reuniões em vídeo
As videoconferências são essenciais para a integração virtual, permitindo interações face a face e facilitando a sensação de conexão. As ferramentas populares de videoconferência incluem Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. Ao integrar novas contratações usando ferramentas de videoconferência, é importante garantir uma comunicação e um engajamento tranquilos. Aqui estão algumas táticas:
- Agende videoconferências introdutórias: organize videoconferências individuais ou em pequenos grupos para apresentar novas contratações aos membros da equipe, gerentes e principais partes interessadas.
- Realize visitas virtuais: use recursos de compartilhamento de tela para oferecer visitas virtuais ao escritório, mostrando diferentes departamentos, espaços de trabalho e recursos.
- Organize sessões de treinamento interativas: utilize os recursos das ferramentas de videoconferência, como salas de reunião e enquetes, para criar sessões de treinamento envolventes e interativas para novos contratados.
- Grave e compartilhe reuniões: registre reuniões de integração e sessões de treinamento importantes para que os novos contratados possam consultá-las para esclarecimentos ou em caso de perda de informações.
💡 Dica profissional: Começar um novo emprego pode ser estressante - muitos comparam os primeiros dias a beber de uma mangueira de incêndio. Use um assistente de reuniões com inteligência artificial, como o Supernormal, para fazer anotações detalhadas para reuniões de integração e compartilhar instantaneamente notas com os novos contratados para que eles possam consultá-los nas primeiras semanas de trabalho.
Ferramentas assíncronas
As ferramentas assíncronas são valiosas para a integração, especialmente quando se trabalha em diferentes fusos horários ou quando os novos contratados preferem flexibilidade. Ferramentas como Slack, Microsoft Teams e Twist oferecem canais, tópicos e outros recursos para facilitar a comunicação assíncrona. Aqui estão algumas táticas para aproveitar as ferramentas de reunião assíncrona para integração:
- Crie canais/tópicos de integração: estabeleça canais ou tópicos dedicados para discussões de integração, onde os novos contratados possam fazer perguntas, buscar esclarecimentos e receber respostas dos membros da equipe quando quiserem.
- Compartilhe recursos de integração: use os recursos de compartilhamento de arquivos das ferramentas de reunião assíncrona para compartilhar documentos, vídeos e materiais de treinamento importantes, garantindo que os novos contratados tenham acesso aos recursos essenciais a qualquer momento.
- Incentive a colaboração: promova a colaboração designando amigos de integração ou mentores que possam fornecer orientação e suporte por meio de ferramentas assíncronas, promovendo um senso de comunidade.
- Forneça check-ins regulares: agende check-ins regulares por meio de ferramentas assíncronas para avaliar o progresso das novas contratações, resolver quaisquer preocupações e fornecer suporte contínuo.
Documentação
A documentação desempenha um papel crucial na integração, permitindo que os novos contratados acessem informações relevantes e materiais de referência com facilidade. Algumas ferramentas de documentação populares incluem Confluence, Notion, Google Docs e Supernormal. Aqui estão as táticas para utilizar ferramentas de documentação durante a integração:
- Crie uma base de conhecimento centralizada: crie uma base de conhecimento abrangente usando ferramentas de documentação, organizando informações sobre políticas, processos, perguntas frequentes, melhores práticas e trabalho contínuo da empresa, permitindo que novos contratados acessem informações cruciais em seu próprio ritmo.
💡 Dica profissional: muitos trabalhos importantes acontecem em reuniões. Assistentes de IA, como o Supernormal, tomam notas de reuniões automaticamente e as compilam em um local centralizado, onde podem ser compartilhadas com as equipes e suas novas adições. Permita que os novos contratados acessem as notas da reunião de sua equipe para que eles possam se atualizar rapidamente.
- Desenvolva manuais de integração: crie manuais ou guias de integração estruturados que forneçam instruções e recursos passo a passo para os novos contratados seguirem durante toda a jornada de integração.
- Permita a colaboração e o feedback: aproveite os recursos colaborativos das ferramentas de documentação para permitir que novos contratados contribuam, sugiram melhorias e forneçam feedback sobre a documentação existente, promovendo aprendizado e aprimoramento contínuos.
Cronograma de integração
O cronograma de integração variará de acordo com o tamanho e a complexidade da empresa. No entanto, a maioria dos programas de integração deve durar pelo menos 30 dias. Os primeiros 30 dias são fundamentais, pois esse é o momento em que é mais provável que os novos contratados saiam. O processo de integração pode ser dividido em três fases:
- Orientação: Essa fase geralmente dura um dia e abrange a história, a missão, os valores, os produtos ou serviços, as políticas e procedimentos, as ferramentas e os recursos da empresa.
💡 Dica profissional: inclua fundadores da empresa e executivos de nível C na orientação de hospedagem para que os novos contratados possam ouvir diretamente a liderança.
- Treinamento: Essa fase normalmente dura duas semanas e abrange a função e as responsabilidades específicas do novo contratado.
- Integração: Essa fase é contínua e inclui fornecer suporte, feedback e oportunidades de aprendizado e crescimento ao novo contratado.
Um ótimo programa de integração é essencial para preparar novas contratações para o sucesso. Seguindo essas dicas e implementando uma ferramenta de IA como a Supernormal, você pode criar um programa de integração que ajudará seus novos contratados a se familiarizarem rapidamente.