The future of work: How AI is changing meetings

Estamos todos familiarizados com as estatísticas sobre reuniões: sessões improdutivas podem prejudicar a produtividade e o moral, e há muitos conselhos sobre como melhorar a eficiência das reuniões. No entanto, muitos desses dados e orientações pertencem a uma época passada.

Em 2023, vimos a aplicação de novas ferramentas de IA que revolucionaram nossa vida profissional e a forma como passamos nosso tempo em reuniões.

Como especialistas em facilitar as anotações de reuniões, temos o prazer de compartilhar nossas ideias sobre como as reuniões estão evoluindo. Nossos insights são derivados de dados agregados e anônimos de usuários do Supernormal, mostrando o impacto que as ferramentas de IA tiveram na remodelação da experiência de reunião.

Tempo gasto em reuniões

Primeiro, vamos falar sobre o tempo que as pessoas passam em reuniões. Em 2022, Atlassian relataram que os funcionários participaram de uma média de 62 reuniões por mês, com metade percebida como perda de tempo. A mudança para modelos de trabalho remoto e híbrido aumentou significativamente a contagem média de reuniões de 2020-2022. Em 2023, observamos um declínio nesses números, com o trabalhador médio participando de apenas 14 reuniões mensais, totalizando 8 horas por semana.

Em seguida, avaliamos a duração das reuniões. Pesquisa de 2022 da Livecareer mostrou que, após a pandemia, 39% dos funcionários notaram um aumento na duração das reuniões, com 95% experimentando perda ocasional de foco e perdendo detalhes críticos. A reunião média dos trabalhadores em 2023 foi de apenas 35 minutos.

Além disso, o número de participantes das reuniões está diminuindo, permitindo mais tempo para a produtividade. Zoom observou que, em 2022, o tamanho médio da reunião era de sete participantes. Em 2023, essa média foi reduzida para cinco no Supernormal, e mais de 11% de todas as reuniões foram individuais.

A introdução de ferramentas de IA como o Supernormal, hábil em coordenar, fazer anotações e disseminar informações de reuniões, reduziu efetivamente o tempo gasto em reuniões. Mais importante ainda, aumentou o valor derivado das reuniões que os trabalhadores participaram.

Tipos de reuniões

Em nosso estudo sobre como as organizações investem recursos em reuniões, o foco principal foi em como os funcionários usam esse tempo de forma eficaz.

Para começar, analisamos a previsibilidade das reuniões. A previsibilidade das reuniões desempenha um papel crucial na gestão eficaz do tempo e na produtividade. Reuniões pré-agendadas e recorrentes, que representam cerca de 76% de todas as reuniões, permitem que os participantes planejem sua carga de trabalho e se preparem com antecedência, resultando em sessões mais focadas e produtivas. Por outro lado, os 24% das reuniões que são eventos espontâneos ou únicos podem trazer a flexibilidade e o imediatismo necessários para tratar de assuntos urgentes. Equilibrar esses dois tipos é fundamental para garantir uma cultura de reunião produtiva sem sobrecarregar os participantes com sessões inesperadas ou mal planejadas.

Além disso, comparamos reuniões internas e externas. Um alto número de reuniões pode significar ineficiência, mas a contagem total por si só é insuficiente para uma visão completa. Um equilíbrio entre reuniões internas e um número significativo de reuniões externas pode ser benéfico.

Em média, as organizações tiveram 58% de reuniões internas e 42% externas. A proporção saudável de reuniões internas e externas sugere desenvolvimentos positivos, como aumento das atividades de vendas, mais entrevistas com candidatos ou aumento das colaborações externas.

Organizações que integram ferramentas de IA como a Supernormal tendem a alcançar uma combinação equilibrada de reuniões internas e externas. Eles se beneficiam de reuniões mais concisas e previsíveis, o que aumenta significativamente a produtividade e a eficiência operacional.

Padrões de reunião

À medida que ampliamos nossa perspectiva, descobrimos alguns padrões e tendências intrigantes em horários e preferências de reuniões.

Ao contrário das suposições comuns, as segundas-feiras não são as campeãs indiscutíveis das reuniões. Surpreendentemente, terça e quarta-feira assumem a liderança, cada uma reivindicando 21% de todas as reuniões. Posicionados no meio da semana de trabalho, esses dias parecem encontrar um equilíbrio entre colaboração e produtividade. Por outro lado, a sexta-feira é a azarão, hospedando apenas 16% das reuniões.

O dia escolhido para a reunião influencia significativamente a frequência e a duração. As segundas-feiras apresentam as maiores taxas de frequência, enquanto as quintas-feiras apresentam as mais baixas.

Mas seus sustos dominicais não são totalmente desnecessários: as reuniões agendadas às segundas-feiras tendem a ser as mais longas, com mais de 37 minutos em média, enquanto as quartas-feiras são as reuniões mais breves, terminando em 30 minutos.

Falando em tempo, surge uma estatística interessante: 20% das reuniões excedem o horário de término programado, mostrando uma variedade de dinâmicas de reuniões, desde discussões aprofundadas até sessões concluídas com eficiência, com 54% terminando antes do previsto.

Além do cronograma, o título da sua reunião fala por si. Nossos dados destacam “Standup” como o atual campeão do título, seguido de perto por “Team Meeting” e “Sync”. Mas, embora os Standups sejam populares, as reuniões intituladas “Sincronização” têm 50% a mais de participação.