Em média, as reuniões custam às empresas entre $43.008 e $56.448 USD por gerente a cada ano, e os profissionais que trabalham estão gastando 13% mais tempo em reuniões em comparação com os tempos pré-pandêmicos. Isso significa que há uma extrema necessidade de alternativas para ajudar as pessoas a dedicar tempo, energia e concentração às reuniões improdutivas no local de trabalho. E uma dessas alternativas é uma reunião assíncrona.
Neste artigo, explicaremos o conceito de reuniões assíncronas, como executá-las com sucesso e como aproveitar as ferramentas de IA para aproveitá-las ao máximo.
O que é uma reunião assíncrona?
Reuniões assíncronas, ou reuniões assíncronas, são reuniões que não acontecem em tempo real. Há um atraso entre o envio da mensagem e o recebimento da resposta; não é necessário que os participantes estejam sincronizados, daí o nome.
Há muitas maneiras de conduzir reuniões assíncronas, sendo a mais comum por vídeo. Se você precisar revisar um documento ao vivo, use um gravador de tela como o Supernormal, que grava simultaneamente a tela e a câmera enquanto você o revisa. Isso permite que seus colegas de equipe respondam em tempo hábil, eliminando a necessidade de uma reunião desnecessária.
Qual é a diferença entre reuniões síncronas e assíncronas?
Aqui estão algumas maneiras pelas quais as reuniões assíncronas e sincronizadas diferem:
Como realizar uma reunião assíncrona em 4 etapas simples
Configurar uma reunião assíncrona é simples. Veja como você pode fazer isso:
1. Informe seus colegas sobre suas preferências de comunicação
Antes de iniciar esses tipos de reuniões, informe seus colegas primeiro. Oriente-os em três coisas: o canal de comunicação, o que usar e quando fornecer feedback. Você pode usar o modelo a seguir para informá-los de antemão:
Olá equipe,
Queria avisar a todos que adotaremos uma cultura de reunião assíncrona daqui para frente. Sei que é uma mudança em relação ao que estamos acostumados, mas realmente acredito que isso nos tornará mais eficientes e eficazes a longo prazo.
Então, o que isso significa? Em vez de reuniões presenciais ou por vídeo, usaremos ferramentas digitais para nos comunicarmos e colaborarmos de forma assíncrona. Aqui estão algumas ferramentas que adotaremos daqui para frente:
- Ferramenta A para XXX
- Ferramenta B para XXX
- Ferramenta C para XXX
Avise-me se precisar de ajuda com a integração ou o uso das ferramentas, e ficarei feliz em indicar um recurso para você. Fique atento aos seus convites do EOW. Isso pode levar algum tempo, mas estou empolgado em ver os benefícios da comunicação assíncrona em primeira mão.
Se você tiver alguma dúvida ou preocupação, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo. Vamos fazer essa transição da forma mais suave possível.
Saúde,
[Seu nome]
2. Escolha as ferramentas de comunicação certas
Idealmente, você precisaria de uma ferramenta de gravação de tela, uma ferramenta de gerenciamento de projetos e uma ferramenta de comunicação para começar. Quando se trata de gravação de tela, basta procurar Supernormal. Você só precisa usar a extensão para dispositivos Mac e gravar uma mensagem de vídeo. Dependendo do que você deseja incluir, há três opções: tela e câmera, janela inteira e somente a câmera.
O vídeo inclui a guia e um vídeo de você mesmo, perfeito para dar feedback mais contextual ou vídeos explicativos. Você pode acessar imediatamente toda a gravação e a transcrição no final, que podem ser compartilhadas por meio de um link ou convite por e-mail.
Para comunicação, você pode usar e-mail ou aplicativos como o Slack, que é perfeito para os recursos de mensagens instantâneas necessários para conversas ou lembretes contínuos. Para obter feedback específico sobre tarefas ou projetos, use um software de gerenciamento de projetos como Trello, ClickUp ou Asana. Ele mantém as conversas focadas e facilita a colaboração.
3. Pense no que você precisa compartilhar
Digamos que você esteja gravando um vídeo passo a passo de integração para novas contratações. Crie uma lista de pontos de discussão e mantenha as abas necessárias abertas. Isso facilitará a manutenção do vídeo conciso e eficaz. Além disso, se você tiver uma pauta de reunião, mantenha-a em mãos também como ponto de referência. Ninguém quer participar de uma reunião que foge do assunto em questão — e o mesmo se aplica a reuniões assíncronas.
4. Compartilhe a mensagem e defina prazos
Como as reuniões assíncronas oferecem flexibilidade, também é necessário implementar uma estrutura. Ele define as expectativas e garante que tudo esteja no caminho certo. Compartilhe a mensagem por meio de sua ferramenta de comunicação preferida e defina um prazo específico para acompanhamento e uma lista de itens de ação para o destinatário. Com Supernormal, isso é fácil de fazer, como a transcrição fornece uma lista de itens de ação ao qual o receptor sempre pode se referir.
Vantagens de adotar uma cultura de reunião assíncrona
Da inclusão aos níveis mais altos de participação, há vários benefícios das reuniões assíncronas:
Sem restrições de fuso horário
Você não precisa mais enfrentar conflitos de agendamento e fusos horários diferentes, pois as reuniões assíncronas resolvem esse problema. Agora você pode enviar um e-mail, um vídeo ou consultar a documentação existente para se comunicar com colegas.
Cultura de trabalho flexível
Essa cultura de reuniões também permite uma cultura de trabalho flexível, na qual seus colegas de equipe não estão limitados por horário e local. Em vez disso, eles podem trabalhar de acordo com seus termos e se comunicar conforme necessário, não por causa disso. Isso cria um ambiente de trabalho mais inclusivo para pessoas com necessidades pessoais diferentes. Além disso, oferece mais oportunidades de fazer um trabalho profundo como uma equipe remota.
Maior participação
Muitas vezes, as pessoas ficam desfocadas e desengajadas em reuniões síncronas devido ao cansaço e às conversas sem foco. Com reuniões assíncronas, esse não é o caso. Você tem mensagens dedicadas enviadas apenas para pessoas relevantes, facilitando a obtenção de informações delas.
Crie uma cultura de documentação
Há um ditado no mundo corporativo: “Se não está no papel, não existe”. E isso é verdade. A documentação dedicada para cada tarefa ou perguntas frequentes facilita a obtenção de respostas para todos. Ele elimina a necessidade de solucionar problemas ou realizar reuniões diretas, removendo apenas mais uma reunião do seu calendário.
Melhor economia de tempo
Pesquisas recentes mostram que 37% dos profissionais passam cerca de 30% da semana em reuniões (quatro a 12 horas por semana). Com uma cultura assíncrona, você pode evitar a maioria dessas reuniões. Por exemplo, forneça seu projeto ou atualizações semanais por e-mail ou atualização do Slack. Isso economizará tempo desnecessário gasto nessas reuniões e, ao mesmo tempo, liberará tempo para tarefas mais críticas.
Desvantagens de adotar uma cultura de reunião assíncrona
Também existem várias desvantagens das reuniões assíncronas, como:
Falta de conexão pessoal
As reuniões assíncronas geralmente não têm um toque pessoal, pois pode parecer que você não está falando com uma pessoa específica. Além disso, a falta de reuniões presenciais elimina o potencial de construção de relacionamentos com membros da equipe ou clientes. Eventualmente, pode ser solitário, e aqueles que preferem interações regulares podem ter problemas com essa cultura de reuniões.
Tempo de resposta atrasado
Digamos que você tenha uma emergência, como uma falha no aplicativo ou um problema na campanha de marketing. Se precisar de ajuda, não espere uma resposta até oito a 12 horas depois. Isso pode representar um problema nesses casos, então você precisa estabelecer regras básicas para quando reuniões individuais são necessárias.
Potencial de interpretação errônea
Muitas pessoas têm dificuldade em entender o contexto e os sinais sociais por meio da comunicação assíncrona. Por exemplo, é fácil interpretar mal o tom ou o contexto de um e-mail, o que causa problemas no futuro. Portanto, é crucial aprender a ser claro ao se comunicar de forma assíncrona.
Como aproveitar a IA para tornar as reuniões assíncronas acionáveis?
Com o aumento do trabalho remoto, a inteligência artificial (IA) é outra tendência que está dominando o mundo dos negócios. Quanto mais ocupados ficamos, mais notamos a necessidade de “terceirizar” tarefas manuais para um bot para que ele remova parte da carga cognitiva. E a IA ajuda com isso. Quando se trata de reuniões, há muitas coisas que podem ser automatizadas, da transcrição à comunicação. Há muitas maneiras de aproveitar a IA para automatizar reuniões assíncronas, e incluem o seguinte:
Assistentes de reunião
Automatize o processo de reunião empregando um bot que faz o trabalho pesado para você. Esses assistentes podem configurar lembretes, transcrever e resumir vídeos/áudio e gerar uma lista de itens de ação para você.
Supernormal ajuda você gravar, transcrever e resumir o vídeo de uma só vez. Você acessa o vídeo e a transcrição assim que os cria, facilitando o compartilhamento com as partes interessadas relevantes.
Além disso, você pode usar seu modelos de reunião para gerar resumos e itens de ação específicos para reuniões. Ele simplifica todo o processo sem exigir que você levante um dedo.
Ferramentas de comunicação
Ferramentas como O Slack também tem recursos de IA onde você pode usar o ChatGPT para acessar e resumir arquivos anteriores. Como alternativa, você pode usar Slack para integração com Supernormal e Hubspot/Pipedrive para criar notas de reunião acionáveis em cartões de clientes específicos. Isso evita a necessidade de alternar o contexto entre diferentes aplicativos, economizando tempo de reunião no futuro.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Essas ferramentas simplificam todo o seu conjunto de projetos e oferecem uma visão panorâmica de tudo. Além disso, muitas ferramentas incluem recursos de IA para gerar texto dentro do documento, facilitando a colaboração com outras pessoas.
Melhore sua produtividade em sua próxima reunião virtual usando Supernormal
As reuniões assíncronas estão se tornando cada vez mais populares para equipes remotas e distribuídas. Essas reuniões permitem que os membros da equipe trabalhem em seu próprio ritmo e em seu próprio tempo, resultando em maior produtividade e eficiência.
Mas, para torná-los realmente acionáveis, aproveite os assistentes de IA para aumentar a eficiência. Esses assistentes possibilitaram gravar vídeos assíncronos, transcrever conversas e compartilhá-las com colegas. Isso não só economiza tempo, mas garante que todos estejam na mesma página.
Você está pronto para aproveitar a IA para gravar reuniões assíncronas? Inscreva-se no Supernormal hoje e ganhe 1.000 minutos grátis.