O marketing está mudando mais rápido do que nunca. De acordo com um pesquisa da Hubspot, quase 80% dos profissionais de marketing dizem que o setor “mudou mais nos últimos três anos do que nos últimos 50”. As mudanças nas estruturas de trabalho, os avanços na IA generativa e o surgimento de novos canais criaram oportunidades sem precedentes e desafios para profissionais de marketing. Atualmente, as reuniões de marketing são essenciais para alinhar equipes e impulsionar a eficiência.
Mas facilitar uma reunião eficaz exige um planejamento cuidadoso, uma estrutura e as ferramentas certas. Neste artigo, forneceremos uma estrutura para vários tipos de reuniões de marketing. Também discutiremos como os profissionais de marketing podem aproveitar a IA para aprimorar suas sessões.
Quais são os benefícios de reuniões de marketing eficazes?
Durante uma reunião de marketing, as equipes analisam as estratégias atuais, definem metas, discutem novas ideias e decidem como promover um produto ou serviço para um público-alvo. Embora existam muitos tipos diferentes de reuniões de marketing, elas oferecem benefícios semelhantes, incluindo:
- Alinhe equipes: As reuniões da equipe de marketing melhoram a colaboração, aumentam a transparência e garantem que todos estejam na mesma página.
- Incentive a criatividade: As reuniões podem ser um fórum poderoso para debater campanhas de marketing ou gerar novas ideias de conteúdo.
- Aumente a responsabilidade: As reuniões garantem que todos estejam cientes de suas responsabilidades. Eles também facilitam a resolução de obstáculos, caso surjam.
- Melhore a tomada de decisões: As reuniões de marketing facilitam a troca de dados e ideias. Com reuniões eficazes, as equipes garantem que todas as perspectivas sejam ouvidas — para uma melhor tomada de decisões.
- Avalie o desempenho: Reuniões eficazes são uma oportunidade para refletir sobre os resultados das iniciativas de marketing e identificar áreas de melhoria.
8 tipos de reuniões de marketing
As reuniões de marketing serão diferentes dependendo se você lidera uma equipe interna ou uma agência. Antes de nos aprofundarmos em como realizar uma reunião de marketing eficaz, vamos explorar o tipos de reuniões que ajudam a alinhar equipes.
1. Reuniões stand-up
Uma reunião stand-up, às vezes chamada de Daily Scrum, é uma breve reunião em que as equipes discutem seu trabalho, fornecem atualizações e identificam quaisquer desafios. Essas reuniões podem ser diárias ou semanais. Eles duram no máximo 15 minutos.
2. Reunião de brainstorming
Uma reunião de brainstorming é uma sessão colaborativa em que as equipes de marketing geram ideias para novas iniciativas. Durante essas reuniões, os membros da equipe usam exercícios como mapeamento mental para estimular ideias.
3. Planejamento de objetivos e metas
Essas reuniões permitem que as empresas discutam e planejem seus principais objetivos de desempenho (KPIs) para um determinado período. Durante uma reunião de planejamento de objetivos, as equipes analisam a estratégia de marketing atual, avaliam o desempenho anterior e definem metas para impulsionar as métricas.
4. Reunião inicial
Uma reunião inicial marca o início de uma iniciativa ou campanha de marketing. A reunião reúne todas as partes interessadas, incluindo gerentes de projeto, clientes, equipes de design e equipes de produto. Durante uma reunião inicial, as equipes analisarão os objetivos, os orçamentos, os cronogramas e as responsabilidades da campanha.
5. Reuniões de progresso
Uma reunião de progresso permite que as partes interessadas verifiquem e compartilhem atualizações. Durante essas reuniões, as equipes identificam gargalos e resolvem problemas. Essa também é uma oportunidade para as agências de marketing compartilharem o progresso com os clientes e receberem feedback.
6. Reuniões com clientes
Agências de marketing ou consultores externos se reúnem com clientes para discutir estratégias, planos e campanhas de marketing. Essas reuniões podem atualizar os clientes sobre o desempenho, analisar análises e discutir quaisquer mudanças. Essa também é uma oportunidade para o cliente fornecer feedback e orientação sobre um projeto.
7. Reuniões de treinamento
Uma reunião de treinamento oferece oportunidades para o desenvolvimento de habilidades. Exemplos de treinamentos de marketing incluem:
- Aprender as melhores práticas e a conformidade para iniciativas de marketing, como mídias sociais, SEO ou acessibilidade de sites
- Conhecendo um novo software de automação de marketing
- Familiarizar-se com os recursos de um novo produto ou serviço da empresa
8. Retrospectiva de marketing
Uma retrospectiva de marketing é uma reunião de acompanhamento em que uma equipe reflete sobre um projeto ou campanha de marketing concluído. Durante a reunião, as equipes analisam os objetivos, avaliam o desempenho, identificam áreas de melhoria e comemoram os sucessos.
Como realizar uma reunião de marketing eficaz
Reuniões de marketing ineficazes desperdiçam tempo, frustram as partes interessadas e diminuem o moral. Aqui estão algumas dicas para garantir que sua reunião de marketing seja um sucesso.
- Defina uma agenda: Com uma agenda, as equipes de marketing criam uma estrutura para ajudar a manter a discussão em andamento e tornar a reunião mais produtiva. As equipes devem divulgar a pauta antes da reunião para que todos tenham tempo de se prepararem.
- Esteja atento ao ambiente da reunião (ou seja, reuniões virtuais, presencial, híbrido): Com o surgimento de estruturas de trabalho flexíveis, é essencial considerar o contexto da reunião. (De acordo com Gartner, as reuniões presenciais em organizações corporativas diminuirão de 60% para 25% até 2024.) Considere como os participantes participarão da reunião ao definir a pauta e selecionar as ferramentas.
Fonte da imagem: Hubspot
- Convide as pessoas certas: Embora convidar mais pessoas para aumentar a transparência possa ser tentador, reuniões superlotadas prejudicam a produtividade e desperdiçam recursos. Convide somente as partes interessadas necessárias. Você pode gravar e distribuir notas de reuniões para ajudar a manter outros departamentos informados.
- Mantenha as reuniões curtas: Embora a duração das reuniões varie de acordo com o tipo de reunião, os gerentes de marketing devem trabalhar para encurtar as reuniões sempre que possível.
- Evite o brainstorming espontâneo: Pode ser tentador começar a fazer um brainstorming quando surge uma nova ideia, mas um brainstorming não planejado pode atrapalhar uma reunião. Em vez disso, configure uma sessão separada para gerar novas ideias. Isso também dará aos participantes tempo para se prepararem.
- Faça anotações: As atas das reuniões resumem as discussões e identificam os itens de ação. Essas notas servem como um recurso para as partes interessadas após as reuniões. Considere usar uma ferramenta automatizada de anotações, como Supernormal—para ajudar os participantes a se concentrarem durante a reunião.
- Adicione um pouco de diversão: As reuniões também podem ser uma oportunidade de promover a formação de equipes e aumentar o moral. Reserve tempo para reuniões para comemorar pequenas vitórias e procure maneiras de incentivar a interação. Kevan Lee, vice-presidente de marketing da Oyster, encerra cada reunião do departamento com uma foto da equipe. “Normalmente [estamos] fazendo algo estranho ou engraçado. Soletramos o nome de um colega de equipe, todos colocamos filtros de zoom estranhos ou faremos poses únicas”, escreve ele em seu boletim semanal.
Como criar uma agenda de reuniões de marketing que obtenha resultados
Uma agenda é a base de qualquer reunião. Com a ajuda de uma agenda, líderes defina expectativas, prepare os participantes e garanta que a reunião ocorra sem problemas. Aqui estão alguns elementos essenciais para uma agenda de reuniões produtiva.
- Objetivos claros: A pauta deve indicar o que a equipe planeja realizar durante a reunião.
- Introdução: Pense em como a reunião começará. Uma introdução forte estabelece o tom da reunião. “Eu começo todas as reuniões da minha equipe com um pouco de música para que ninguém se junte ao chamado ao silêncio”, diz Lee. “Isso define um ótimo tom para a reunião... e dá às pessoas a impressão de que pensei com antecedência sobre como usaremos nosso tempo.”
- Tópicos de discussão: A agenda deve listar pontos essenciais de discussão. Considere pesquisar os membros da equipe antes de criar a pauta para garantir que a reunião aborde questões críticas.
- Cronometragem: Cada item da agenda deve ter uma duração definida. Isso ajudará a manter a reunião em andamento.
- Próximas etapas: Os facilitadores devem incluir tempo na agenda para discutir os itens de ação essenciais e as próximas etapas.
- Perguntas e feedback: Reserve um tempo no final da reunião para perguntas e feedback. Isso permite que as partes interessadas busquem esclarecimentos ou ajudem a refinar as reuniões no futuro.
Como aproveitar a IA para reuniões de marketing eficazes
Hoje, existem centenas de ferramentas de marketing baseadas em IA. Essas plataformas podem ajudar a otimizar seu fluxo de trabalho de marketing e melhorar a colaboração. Aqui estão quatro maneiras de usar a IA para fazer suas reuniões de marketing mais produtivo.
- Agendamento: Ferramentas baseadas em IA analisam os calendários dos participantes e sugerem os melhores horários para reuniões. Esses sistemas também enviam lembretes automatizados aos participantes.
- Gerando uma agenda: As plataformas de IA têm modelos pré-criados para diferentes tipos de reuniões. Os líderes podem usar esses modelos para agilizar o processo de criação da agenda. Além disso, essas ferramentas podem usar o processamento de linguagem natural para analisar notas de reuniões anteriores ou documentos relacionados e sugerir tópicos da agenda.
- Brainstorming: As equipes de marketing usam ferramentas de geração de conteúdo de IA durante as sessões de brainstorming para estimular a criatividade. Por exemplo, equipes de marketing de conteúdo podem pedir a uma plataforma de IA que sugira ideias de tópicos para um calendário de conteúdo ou crie recursos visuais para uma campanha de marketing.
- Anotações: Alimentado por IA plataformas de anotações gravar e transcrever reuniões. Eles também podem fornecer aos participantes um resumo e itens de ação essenciais. Como resultado, os participantes podem se engajar mais durante a reunião. As notas da reunião também garantem o alinhamento após o término da reunião.
Incremente sua próxima reunião de marketing com Supernormal
O surgimento de estruturas de trabalho flexíveis e a evolução da tecnologia exigem que as equipes de marketing repensem a forma como conduzem as reuniões. Ao usar as estruturas e ferramentas de reunião certas, as equipes aumentam a eficiência, melhoram a colaboração e geram melhores resultados.
Supernormal pode ajudar. Nossa plataforma baseada em IA automatiza o processo de criação de notas de reunião abrangentes. Com as integrações de calendário, o Supernormal entrará e gravará chamadas automaticamente sem que você precise levantar um dedo. Após a reunião, o Supernormal distribuirá notas para todos os participantes ou fará o upload de notas para sua preferência gestão do relacionamento com o cliente Sistema (CRM) — economizando um tempo valioso.
Inscreva-se hoje para ver por que mais de 50.000 pessoas usam o Supernormal para aprimorar suas reuniões.