Ah, oh. Algo importante acabou de acontecer na sua empresa e você precisa reunir a equipe para uma reunião de emergência. Talvez seu principal concorrente tenha acabado de lançar um novo produto revolucionário. Ou seu CTO descobriu uma grande vulnerabilidade de segurança. Ou metade da sua equipe de engenharia acabou de avisar.
Seja qual for a crise, as reuniões de emergência exigem uma abordagem diferente das reuniões agendadas regularmente. Vidas podem estar em risco. A sorte está em jogo. Você precisa colocar todos na mesma página e rapidamente.
Siga essas práticas recomendadas para realizar uma reunião de emergência ultraprodutiva que mobilize sua equipe para a ação.
O que constitui uma reunião de emergência?
As reuniões de emergência são para situações de incêndio que exigem atenção imediata. Devem ser ocorrências raras. Alguns cenários que justificam uma reunião de emergência:
- Sua empresa sofre uma grande violação de segurança que vaza dados de clientes.
- Todo o seu site ou aplicativo fica inativo.
- Você perde um grande cliente ou contrato inesperadamente.
- Um membro-chave da equipe se demite inesperadamente, levando consigo conhecimentos cruciais.
- Uma grande mudança regulatória exige que você revise os processos rapidamente.
- Uma grande oportunidade de mercado se abre, mas exige uma ação rápida para capitalizá-la.
O ponto comum é que aconteceu algo que atrapalhou suas operações normais. Reuniões regulares não bastam. Você precisa de todas as mãos prontas para responder imediatamente. As reuniões de emergência são apenas para crises e oportunidades urgentes. Não chore lobo com muita frequência ou você esgotará sua equipe.
Quem deve convocar uma reunião de emergência?
Normalmente, uma reunião de emergência precisa ser convocada por um líder sênior com autoridade para mobilizar recursos. Pode ser o CEO, COO, CTO ou outros executivos de alto escalão.
No entanto, gerentes e líderes de equipe também podem convocar reuniões de emergência se a crise afetar apenas seu domínio. Por exemplo, se um servidor de chaves ficar inativo, o CTO poderá convocar uma reunião de emergência da equipe de operações para resolver o problema.
Quem convocar a reunião deve ter a antiguidade, a experiência e as habilidades de liderança para conduzir a equipe em águas agitadas. Eles definem o tom e a agenda.
Como realizar uma reunião de emergência eficaz
As reuniões de emergência precisam de estrutura e direção para evitar que caiam no caos em pânico. Siga estas práticas recomendadas para liderar uma reunião de emergência que obtenha resultados:
1. Defina um tom claro e urgente com antecedência
Não faça rodeios. Como organizador da reunião, comece declarando de forma concisa o propósito da reunião e por que ela requer atenção imediata.
Defina o tom de que isso é urgente e todo o trabalho normal é suspenso até que a emergência seja resolvida. Reúna as tropas para as estações de ação.
2. Atribuir um tomador de notas separado
Em uma reunião de emergência, o organizador tem o suficiente para fazer sem se preocupar em fazer anotações.
Você pode nomear alguém para se concentrar apenas em documentar a discussão, os itens de ação e as decisões tomadas, ou você pode utilizar a IA para lidar com as anotações. O assistente de reunião em tempo real do Supernormal pode fazer anotações para você, liberando a equipe para participar e garantindo que as anotações da reunião sejam abrangentes, objetivas e precisas.
3. Descreva a situação
Dê aos participantes os fatos básicos sobre o que aconteceu e por que é uma emergência. Mas mantenha-o em alto nível por enquanto.
Posteriormente, haverá tempo para resolver os detalhes granulares e atribuir correções específicas. No momento, você precisa de todos na mesma página.
4. Facilite as reações e perguntas iniciais
Depois que a situação básica for descrita, dê aos participantes a chance de reagir e fazer perguntas esclarecedoras.
Deixe as pessoas digerirem as notícias e expressarem seus pensamentos iniciais antes de entrar no modo de solução de problemas. Caso contrário, eles podem se fixar em perguntas em vez de soluções.
5. Soluções de brainstorming e itens de ação
Ok, hora de nos unirmos e começarmos a estabilizar esta aeronave. Debata de forma colaborativa quais possíveis soluções e ações poderiam ajudar a resolver a situação.
Designe alguém para capturar todas as ideias sem julgamento. Vamos priorizar e refinar mais tarde. No momento, precisamos de opções.
6. Atribua proprietários e prazos
Agora, analise as ações discutidas e atribua proprietários e prazos às que você buscará.
Concentre-se nas poucas que terão o máximo impacto para que os esforços não sejam diluídos. Capture todas as ações descartadas caso elas se tornem relevantes posteriormente.
7. Chegue a um acordo sobre as próximas etapas e a responsabilidade
Confirme o caminho a seguir e agende todas as reuniões de acompanhamento necessárias para acompanhar o progresso. Enfatize que os proprietários são responsáveis por concluírem as ações atribuídas dentro dos prazos.
Não deixe cair a bola ou esperar pelos outros. Cada pessoa precisa executar com urgência e propósito. Vidas podem depender disso!
8. Ofereça incentivo e reúna a equipe
Essa é uma situação estressante, mas lembre a todos que nos destacamos nos desafios. Aumente o moral expressando confiança na equipe e enfatizando o propósito compartilhado.
Vamos superar essa crise juntos confiando nos talentos e no caráter uns dos outros. Agora vamos sair e executar!
Acompanhamentos de reuniões de emergência
Uma reunião de emergência raramente é suficiente. Serão necessários pequenos acompanhamentos adicionais para garantir que o plano de resposta seja executado e os problemas sejam resolvidos.
Standups diários
Agende reuniões diárias de 15 a 30 minutos para que os proprietários relatem o progresso das ações atribuídas. Remova os obstáculos que bloqueiam o progresso.
Os standups incutem a urgência e a responsabilidade necessárias quando a pressão da crise diminui. Não deixe a intensidade diminuir antes que a emergência termine.
Reuniões somente para questões
Realize reuniões de emergência adicionais conforme necessário se surgirem novos problemas que exijam discussão.
Não espere pelo próximo stand up. Enfrente-os o mais rápido possível enquanto estiverem contidos.
Reunião post-mortem
Depois que a emergência passar e as operações normais forem retomadas, conduza uma reunião post-mortem para refletir sobre o que correu bem e o que poderia melhorar.
Capture as lições aprendidas para que sua equipe seja ainda mais eficaz na resposta à próxima crise. A chave é continuar aprendendo e melhorando.
Melhores práticas para líderes de reuniões de emergência
Além da estrutura da agenda, os líderes definem o tom e a cultura que determinam o sucesso de uma reunião. Siga estas melhores práticas como líder de reuniões de emergência:
- Fique calmo. Sua equipe se alimentará do seu estado emocional. Exale confiança silenciosa, mesmo se você estiver preocupado por dentro.
- Ouça com atenção. Proporcionar um espaço para que as pessoas se sintam ouvidas aumenta a segurança psicológica e permite uma contribuição autêntica.
- Comunique-se de forma decisiva. Fale sem ambiguidade ou hesitação quando as decisões forem tomadas. Dê clareza e orientação à equipe em meio ao caos.
- Otimismo do projeto. Acredite em sua equipe e enfatize um propósito compartilhado maior do que a crise. Sua esperança e positividade se espalharão.
- Gerencie a energia. Aumente a energia coletiva no início e no encerramento da reunião. No meio, gerencie fluxos e refluxos para manter o foco quando necessário.
- Cuidado com o medo. Exponha um medo doentio mascarado como urgência. Converta-a em uma urgência saudável com foco em soluções.
- Termine com força. Ao final, expresse fé na equipe e destaque o progresso feito. Faça com que todos saiam inspirados.
Com a liderança certa, sua equipe responderá a qualquer emergência com o melhor de si ativado. Você entendeu isso!
Conclusão e apelo à ação
As emergências transformam tudo em fluxo, mas seguir essas melhores práticas permitirá que sua equipe responda de forma eficaz:
- Reserve reuniões de emergência para crises reais que exijam resposta imediata.
- Certifique-se de que o organizador tenha autoridade para mobilizar recursos.
- Descreva a situação, facilite as reações iniciais e, em seguida, debata rapidamente soluções e designe proprietários.
- Acompanhe reuniões pontuais e apenas sobre questões para impulsionar a execução.
- Capture as lições aprendidas em uma reunião post-mortem.
- Lidere com calma, confiança, determinação e otimismo.
Agora, aqui está sua chamada à ação:
Quando sua próxima crise ocorrer, use essas diretrizes para liderar sua equipe na neblina. Mantenha o foco nas soluções e acredite na sua equipe. Você transformará a emergência em uma oportunidade de brilhar.
Para obter ajuda com notas de reunião para suas reuniões de emergência e reuniões subsequentes, experimente Supernormal em www.supernormal, com. Tomamos notas para você para que você e sua equipe possam dar toda a atenção à emergência. Deixe-nos ajudar a suportar a carga para que você possa liderar da melhor maneira possível e maximizar o potencial da sua equipe. Esta é a nossa hora de estar à altura da ocasião. Você entendeu isso!