As reuniões individuais são uma ótima maneira de melhorar seu fluxo de trabalho, mas elas precisam ser feitas da maneira certa. Veja como ter sucesso com seus funcionários, clientes ou até mesmo amigos!
Esteja preparado.
No dia da reunião, você deve estar preparado. Tenha uma agenda e uma lista de perguntas e tópicos para discutir com seu colega de trabalho. Se possível, tenha uma ideia aproximada de quanto tempo a reunião levará. Caso contrário, certifique-se de agendar tempo suficiente para isso, caso ele acabe. Além disso, se possível, prepare uma lista de ações de acompanhamento que uma das partes talvez precise realizar após o término da reunião (como agendar outra reunião individual ou enviar informações uma à outra).
Preparar-se para as reuniões individuais significa estar pronto para qualquer feedback que possa vir deles — e saber como lidar com as críticas em geral é essencial para ser um gerente de sucesso que pode desenvolver a carreira dos membros da equipe e também a si mesmo!
Seja encorajador.
Incentive os funcionários a falarem sobre seus sucessos. A melhor maneira de fazer isso é dando a eles um feedback positivo. Por exemplo, se você perceber que um funcionário está gastando mais tempo em projetos do que o normal, você pode incentivá-lo e perguntar por que ele está se esforçando tanto ultimamente. Ao fazer perguntas como essa, você abre um diálogo em que seus funcionários se sentem à vontade para compartilhar mais sobre si mesmos — e confie em mim: quanto mais você souber sobre os interesses e metas de seus funcionários fora do trabalho, melhor para vocês dois!
Esteja lá, totalmente.
Antes de ter uma reunião individual bem-sucedida, você precisa estar presente. Você precisa estar presente e totalmente focado na pessoa à sua frente. Você não pode fazer isso se o telefone estiver desligado ou se estiver pensando no que mais precisa ser feito naquele dia ou no que outras pessoas pensam da reunião. Sua atenção deve estar na pessoa à sua frente e nada mais.
Às vezes, é útil guardar todos os dispositivos enquanto conversamos individualmente com outra pessoa, mesmo que seja por apenas 10 minutos por vez. Isso ajuda a eliminar distrações e permite que ambas as partes prestem atenção total uma à outra, sem que distrações externas atrapalhem.
Ouça, de verdade.
- Ouça o que eles estão dizendo.
- Ouça o tom da voz deles.
- Ouça a linguagem corporal deles.
- Ouça as palavras que eles escolhem e como essas palavras soam quando faladas em voz alta, bem como o que não é dito (por exemplo, “Eu adoraria se você pudesse me contar sobre seu dia”. Isso diz ao palestrante que nos preocupamos com eles, mas também deixa espaço para eles compartilharem quando/se estiverem prontos).
Entenda suas necessidades, genuinamente.
Quando você quer conhecer as necessidades de alguém, você precisa entender a perspectiva dessa pessoa. Quando você quer conhecer os objetivos e valores de alguém, precisa entender o que essa pessoa está tentando realizar. Você também deve aprender o máximo possível sobre eles para que, quando chegar a hora de tomar uma decisão, você possa fornecer apoio genuíno e ter conversas atenciosas com eles.
Você pode achar que esse é um conselho óbvio: você ficaria surpreso com quantas pessoas ignoram essa simples etapa! Se formos honestos com nós mesmos, a maioria de nós já foi culpada de fazer isso em algum momento de nossas carreiras: fazemos suposições com base em nossas próprias preferências ou experiências, em vez de dedicar tempo ao nosso dia-a-dia (ou mesmo apenas um minuto) realmente ouvindo e aprendendo sobre com quem estamos trabalhando.
Faça críticas construtivas quando necessário.
Se uma reunião correr mal ou se você precisar fazer uma crítica construtiva, é melhor fazê-la em privado. Se seu funcionário está fazendo algo que não está funcionando para ele, é melhor manter essa conversa o mais privada possível para que ele não sinta que seus colegas de trabalho também o estão julgando.
Para tirar o melhor proveito de uma situação difícil, você deve ser específico com suas críticas; não diga apenas “isso é ruim” e deixe as coisas assim. Dê exemplos concretos do que precisa funcionar e de como elas podem melhorar nessas áreas; isso facilita que eles entendam exatamente onde erraram, o que os ajudará a resolver o problema mais rapidamente do que se você fosse mais vago em seus comentários.
Por fim, certifique-se de que todas as críticas venham de um ponto de apoio! Tenha cuidado para não ser condescendente ou hostil ao dar feedback — seus funcionários se sentirão muito mais à vontade para receber críticas se souberem que seu chefe se preocupa o suficiente com o bem-estar deles, não só para ver as coisas serem resolvidas rapidamente, mas também quer que eles sejam felizes em geral!
Reuniões individuais podem ser uma experiência positiva tanto para funcionários quanto para gerentes, quando bem feitas.
Reuniões individuais podem ser uma experiência positiva tanto para funcionários quanto para gerentes, quando feitas corretamente.
Os benefícios do 1 em 1s:
- Os funcionários que se sentem fortalecidos pela confiança do gerente neles têm maior probabilidade de serem felizes no trabalho, o que leva a uma maior produtividade e melhor desempenho.
- Os gerentes que dão feedback regular provavelmente reterão seus melhores funcionários e contratarão as pessoas certas em primeiro lugar.
Conclusão
As reuniões individuais são uma ótima maneira de os funcionários e gerentes se conectarem, mas somente se forem feitas da maneira certa! Espero que essas dicas ajudem você a criar experiências positivas para todos os envolvidos.