Ouvir é uma habilidade essencial para uma comunicação e colaboração eficazes no local de trabalho. No entanto, nem toda audição é criada da mesma forma. Existem diferentes níveis de escuta, desde a escuta básica até a escuta ativa e profunda. Neste guia abrangente, exploraremos os vários níveis de escuta, as barreiras para uma escuta eficaz e dicas comprovadas para se tornar um ouvinte melhor no trabalho.
Os níveis básicos de escuta
Os níveis mais básicos de escuta envolvem ouvir palavras faladas, mas não absorvê-las ou retê-las. Há três níveis básicos:
Ignorando
Basicamente, isso é não ouvir nada, quando você ouve as palavras que alguém está dizendo, mas não as processa. Você pode até fingir que está ouvindo dizendo “uh-huh” periodicamente enquanto pensa em algo totalmente diferente.
Finja que está ouvindo
Isso se refere a ouvir passivamente sem retenção. Você ouve as palavras, mas elas entram por um ouvido e saem pelo outro. Você retém poucas informações e não consegue repetir o que foi dito.
Escuta seletiva
A escuta seletiva é quando você ouve apenas certas informações e ignora o resto. Você escolhe em que prestar atenção com base no que lhe interessa ou se alinha às suas visões existentes.
Embora esses níveis permitam que você ouça palavras, eles limitam a compreensão, a retenção e a conexão. Para entender completamente uma mensagem, você precisa ir além dos níveis básicos.
Níveis de escuta ativa
A escuta ativa envolve interagir com o orador, processar informações e se esforçar para entender sua mensagem. Existem quatro níveis principais de escuta ativa:
Escuta focada
Com a escuta focada, você presta atenção à mensagem e aos fatos principais. Você procura entender as ideias centrais. No entanto, você pode perder nuances ou detalhes. Você mantém a essência, mas não uma compreensão profunda.
Audição engajada
Ouvir com atenção significa que você se esforça para entender a mensagem completa. Você não se concentra apenas nos fatos, mas escuta as emoções e sutilezas subjacentes. Você fornece feedback verbal e não verbal, como manter contato visual e acenar com a cabeça. Sua retenção aumenta à medida que você se esforça para entender.
Audição reflexiva
Com a escuta reflexiva, você reafirma ou reflete o que ouviu com suas próprias palavras. Refletir mostra ao palestrante que você está tentando entender a perspectiva dele. Também ajuda a esclarecer qualquer coisa que você possa ter entendido mal.
Escuta empática
Esse nível mais profundo de escuta envolve o esforço para entender a perspectiva, as emoções e as necessidades do falante. Você “entra no lugar deles” e mostra sensibilidade emocional. O foco é fornecer um ambiente favorável e livre de julgamentos para uma comunicação aberta.
Dominar a escuta empática, reflexiva, engajada e focada leva a uma melhor compreensão e a um diálogo mais significativo. Mas várias barreiras podem atrapalhar a escuta profunda.
Barreiras para uma escuta eficaz
Muitas coisas podem impedir a comunicação e a escuta eficazes. Estar ciente dessas barreiras é o primeiro passo para superá-las.
- Distrações externas - Telefones tocando, conversas em voz alta, ruídos de fundo e outras distrações sensoriais dificultam o foco no alto-falante. A multitarefa durante uma conversa também limita a retenção.
- Distrações internas - Pensar em outros assuntos, deixar sua mente vagar ou ensaiar o que você quer dizer a seguir enquanto a outra pessoa ainda está falando, tudo isso desvia a atenção da escuta profunda.
- Julgando e ensaiando - Criticar ou julgar mentalmente o orador impede a escuta empática. Ensaiar sua resposta também pode desviar o foco.
- Filtros e suposições - Ouvir através do filtro de seus valores, perspectivas, prioridades e suposições pode distorcer a compreensão. Ouvimos o que se encaixa em nossas visões preexistentes.
- Emoções - Emoções fortes como raiva, medo, ansiedade ou atitude defensiva podem bloquear a capacidade de ouvir abertamente sem julgamento ou preparar mentalmente um contra-argumento.
- Fadiga e estresse - Ouvir consome energia. Quando você está cansado ou sobrecarregado, é mais difícil manter o foco. Distrações menores parecem amplificadas.
- Falta de um terreno comum - Não compartilhar experiências, origens, valores ou estilos de comunicação comuns com o palestrante pode dificultar a busca de um significado compartilhado.
Dicas para se tornar um ouvinte melhor
Praticar as estratégias a seguir pode ajudar a superar barreiras e aprimorar as habilidades de escuta:
- Prepare-se - Prepare o cenário para uma escuta atenta encontrando um lugar silencioso, desligando dispositivos, limpando sua mente e concentrando sua energia. Prepare mentalmente uma postura aberta e sem julgamentos.
- Use uma linguagem corporal engajada - Mantenha contato visual, acene com a cabeça periodicamente, fique de frente para o alto-falante e evite movimentos que distraiam para mostrar o foco engajado. Espelhe o tom e o nível de energia do alto-falante.
- Parafrasear conteúdo - Reafirme o conteúdo principal com suas próprias palavras para mostrar compreensão e clareza. Comece as reflexões com “O que estou ouvindo você dizer é...”
- Reflita sentimentos - Resuma não apenas fatos, mas emoções implícitas. Por exemplo, “Parece que você se sentiu frustrado quando sua solicitação foi negada. É isso mesmo?”
- Faça perguntas abertas - Faça perguntas começando com o quê, como, por que ou conte-me mais sobre... para extrair perspectivas mais profundas sem interromper o fluxo.
- Evite interrupções e multitarefas - Evite apresentar suas próprias histórias ou opiniões. Mantenha o foco na conversa sem tentar responder a e-mails ou mensagens de texto simultaneamente.
- Permaneça presente e neutro - Concentre-se no momento sem julgamentos ou distrações. Mantenha a linguagem corporal e o tom neutros, mesmo quando você discorda.
- Conecte os pontos - Faça conexões para mostrar como você está acompanhando a conversa. Verbalize transições como “Conectando-se de volta ao ponto original...”
- Resumir - Resuma periodicamente os pontos principais que você ouviu. Busque a confirmação de que você entendeu corretamente. Repita as emoções que você observou também.
- Faça perguntas esclarecedoras - Se algo não estiver claro ou se você suspeitar que tenha interpretado mal, faça perguntas esclarecedoras para ampliar o entendimento, em vez de fazer suposições.
Níveis de escuta no trabalho
O aprimoramento das habilidades de escuta leva a um melhor trabalho em equipe, habilidades de gerenciamento mais fortes, aumento de vendas, maior engajamento e mais no trabalho. Aqui estão alguns exemplos de como aplicar níveis de escuta em todas as funções:
Reuniões
- Prepare-se revisando tópicos e limpando sua mente de distrações
- Concentre sua atenção no alto-falante
- Parafraseie itens de ação e decisões para confirmar a compreensão
- Faça perguntas esclarecedoras em vez de presumir
- Evite multitarefas e distrações externas
Gerenciando equipes
- dedique toda a sua atenção durante conversas individuais
- Reflita sobre as preocupações da equipe e as emoções implícitas
- Resuma os marcos e desafios discutidos
- Conecte os problemas atuais às conversas anteriores
- Tenha empatia com frustrações e motivações
Conversas de vendas
- Ouça ativamente os pontos problemáticos e as necessidades não atendidas
- Reflita as frustrações e os desejos de volta ao cliente potencial
- Concentre-se em entender em vez de preparar uma proposta
- Faça perguntas abertas para saber mais
- Evite distrações que tirem seu foco do cliente potencial
Fornecendo feedback
- Ouça sem interrupção ou julgamento
- Parafraseie as avaliações expressas
- Conecte o feedback às conversas anteriores
- Faça perguntas esclarecedoras para entender completamente todas as perspectivas
- Reflita as emoções envolvidas de volta para o membro da equipe
Recebendo feedback
- Ouça abertamente sem ficar na defensiva
- Parafraseie o feedback e faça perguntas esclarecedoras
- Reflita sobre as emoções expressas no feedback
- Resuma os itens de ação e as próximas etapas com base no que você ouviu
- Mantenha contato visual e postura engajada
Resolução de conflitos
- Ouça cada perspectiva completamente antes de reagir
- Reflita frustrações, desentendimentos e emoções
- Encontre um terreno comum entre pontos de vista opostos
- Mantenha um tom neutro e compreensivo
- Esclareça mal-entendidos fazendo perguntas abertas
Praticar regularmente habilidades de escuta profunda desenvolve instintos que ajudam você a se comunicar de forma eficaz em diversas situações.
Aprimorando a audição com Supernormal
A IA conversacional do Supernormal pode ajudar a aumentar as habilidades de escuta humana. Ao participar de reuniões e fazer anotações incrivelmente detalhadas, Supernormal captura todas as conversas, decisões e itens de ação para que você possa ficar presente em vez de anotar as coisas.
Ele também armazena notas em um local centralizado para que você possa facilmente revisitar e referenciar suas anotações de reuniões anteriores a qualquer momento durante uma conversa.
No geral, o Supernormal aumenta a audição humana ao capturar facilmente notas abrangentes de reuniões e tornar o conteúdo facilmente acessível para referência futura. Isso permite que as equipes maximizem a compreensão, o alinhamento e a produtividade.
Entrelinhas
Ouvir é uma habilidade multifacetada que requer prática e intenção de dominar. Mas aprimorar suas habilidades de escuta oferece recompensas imensas nas relações de trabalho, na produtividade e na coesão da equipe. Ao conhecer os diferentes níveis de escuta, as barreiras que podem impedir a escuta profunda e as dicas práticas para interagir totalmente com o orador, qualquer pessoa pode se tornar um ouvinte melhor.
A combinação de esforços concentrados com a tecnologia de IA, como Supernormal, para capturar conversas cria o ambiente ideal para comunicação, colaboração e trabalho impactantes que impulsionam o que é mais importante.