Se você lidera uma equipe, as reuniões com todos os funcionários provavelmente fazem parte regular do seu calendário. Mas é fácil para eles se sentirem como apenas mais uma reunião — uma caixa a ser marcada em vez de um uso produtivo do tempo. Na realidade, as reuniões com todos os funcionários têm um valor imenso. Eles são uma chance de alinhar toda a sua equipe, dar atualizações sobre as principais notícias da empresa, reforçar a cultura e os valores, obter feedback e muito mais.
Veja mais de perto por que as reuniões com todos os funcionários são importantes, além de dicas para aproveitar ao máximo o tempo que vocês passam juntos como equipe.
Mantendo todos informados
Um dos maiores benefícios de uma reunião com todos os funcionários é garantir que todos tenham acesso às mesmas informações. Coisas como anúncios da empresa, mudanças de políticas e atualizações sobre metas e projetos podem ser compartilhadas de forma eficiente neste fórum.
Você provavelmente tem funcionários que trabalham remotamente ou em equipes diferentes. Uma reunião com todos os funcionários ajuda a fechar essas lacunas de comunicação. Ninguém pode alegar “Não recebi o memorando” se a notícia foi compartilhada na reunião de toda a empresa.
Também oferece aos funcionários que não interagem regularmente com a liderança a chance de ouvi-los diretamente. E é uma oportunidade para os líderes reforçarem as prioridades e demonstrarem alinhamento.
Todas as equipes regulares mantêm as pessoas informadas e evitam a formação de silos em toda a organização.
Construindo cultura e comunidade
Além do compartilhamento de informações, as reuniões com todos os funcionários são uma chance de dar vida à cultura da sua empresa. Eles reforçam valores, tradições e normas. Ter todos reunidos, mesmo que seja por meio de uma videoconferência, promove um senso de comunidade. Essas reuniões lembram aos funcionários que eles fazem parte de algo maior e oferecem um fórum para se conectar com colegas com os quais talvez não interajam no dia a dia. Você pode usar esse tempo para comemorar as vitórias, destacar o trabalho exemplar e reconhecer os funcionários. Esses rituais constroem cultura e estimulam as pessoas.
Também não subestime o valor das conexões pessoais. Atividades rápidas para quebrar o gelo e bate-papos casuais antes e depois da reunião oficial oferecem aos funcionários a chance de se envolverem em um nível mais pessoal.
Coletando feedback e ideias
Sua reunião com todos os funcionários é a oportunidade perfeita para medir o pulso de seus funcionários. Quais são as preocupações deles? Onde eles veem espaço para melhorias? O que os deixa entusiasmados com o futuro?
Você tem um público cativo durante esta reunião, então aproveite para reservar tempo para perguntas e respostas, discussões abertas ou enquetes e pesquisas rápidas. Ouvir diretamente os funcionários fornecerá informações que você não encontrará em nenhum outro lugar. Também é uma chance de obter informações sobre as mudanças ou ideias propostas antes de apertar o gatilho. E você pode usar a reunião para gerar novas ideias, engajando a confiança coletiva do cérebro.
Receber feedback e ideias regulares de toda a sua equipe nesse formato é inestimável para orientar melhores decisões.
Alinhamento de condução
Um risco à medida que as empresas crescem é que departamentos, equipes e até funcionários individuais possam perder o alinhamento. Todas as equipes são sua chance como líder de fazer com que todos apontem na mesma direção. Compartilhe a visão geral da empresa e como cada pessoa contribui para ela. Comemore as vitórias compartilhadas, que constroem um senso de identidade coletiva. Use a reunião para reforçar os valores e a cultura da empresa. Você também pode identificar e discutir conflitos ou desalinhamentos que possam estar surgindo. Corte-os pela raiz antes que se transformem em problemas reais.
O alinhamento regular de todos os funcionários mantém todos na mesma direção, para que você possa avançar de forma decisiva como organização.
Comunicação em cascata
Finalmente, as reuniões com todos os funcionários oferecem uma forma eficiente de comunicação em cascata em toda a empresa. Mensagens, visão e estratégia importantes podem ser comunicadas diretamente pela liderança para toda a organização. E os principais insights, feedback e ideias surgem de todos os funcionários até a liderança. Isso facilita o compartilhamento rápido e preciso de informações para cima e para baixo no organograma. As cadeias de comunicação por meio de várias camadas de gerenciamento correm o risco de a mensagem ficar diluída ou distorcida.
O fórum para todos os funcionários permite uma comunicação transparente e eficaz de cima para baixo e de baixo para cima em toda a empresa.
Como estruturar uma reunião com todos os funcionários para obter o máximo impacto
Agora que você sabe por que as reuniões com todos os funcionários são importantes, vamos falar sobre como conduzi-las de forma eficaz. Siga essas melhores práticas para estruturar e facilitar suas reuniões para obter o melhor retorno possível.
Estabeleça uma cadência consistente
Para entrar em um ritmo produtivo, estabeleça uma cadência consistente para suas reuniões com toda a equipe desde o início. As cadências comuns são mensais, quinzenais ou semanais. Leve em consideração o que faz sentido para o tamanho, a taxa de mudança e as necessidades de comunicação da sua empresa. Se houver longos intervalos entre as reuniões, o ímpeto será perdido. Mas ser muito frequente pode parecer um exagero.
Depois de escolher uma cadência, mantenha-a. A consistência também permite que as pessoas planejem a reunião permanente em seus calendários com bastante antecedência.
Limite de uma hora no máximo
Com toda a sua equipe presente, as reuniões gerais podem facilmente se arrastar por muito tempo. Os funcionários se desligarão rapidamente se a reunião se estender por mais de uma hora. Isso pode parecer uma janela curta, mas é incrível o quanto você pode realizar com uma facilitação restrita. Atenha-se aos tópicos principais e analise rapidamente cada um deles.
Se determinados tópicos exigirem mais tempo e discussão, agende uma reunião separada dedicada apenas a isso, talvez com as principais partes interessadas e não com o grupo inteiro.
Restringir suas reuniões com toda a equipe a uma hora ou menos manterá as pessoas engajadas o tempo todo.
Comece e termine no horário
Respeite o tempo das pessoas iniciando e terminando sua reunião na hora certa. Como organizador da reunião, isso está totalmente sob seu controle. Prepare todos os seus materiais e configure a tecnologia com antecedência para que você possa começar exatamente no horário programado. Evite o “espere, só preciso de mais um minuto” quando a reunião deve começar. E quando o tempo acabar, recapitule rapidamente as principais conclusões e itens de ação e finalize, mesmo que você não tenha feito tudo o que planejou. Terminar na hora certa mostra respeito pelos horários das pessoas.
Defina uma agenda clara
Para manter sua reunião com toda a equipe apertada, focada e organizada, desenvolva uma agenda clara e cumpra-a com firmeza. Compartilhe a agenda com antecedência para que as pessoas possam se preparar.
Seja seletivo sobre o que faz parte da agenda. Não tente se enfiar demais. Priorize questões que exijam a contribuição de todo o grupo.
Uma agenda típica de todos os funcionários pode incluir:
- Atualizações e anúncios da empresa
- Destaques departamentais
- Atualização do progresso sobre os principais objetivos/iniciativas
- Perguntas e respostas abertas
- Comemorando vitórias
- Prévia das prioridades do próximo mês
Você pode solicitar ideias de tópicos da pauta dos membros da equipe com antecedência. Como facilitador, organize os tópicos para manter a agenda concisa. Ter uma agenda predefinida evita discussões sinuosas e mantém a conversa produtiva. Identifique quem liderará cada item da agenda para manter um ritmo acelerado.
Facilite a discussão cuidadosamente
Mesmo com uma agenda apertada, as reuniões com todos os funcionários ainda exigirão uma habilidosa facilitação da discussão. Como organizador da reunião, esse papel recai sobre seus ombros. Certifique-se de que a conversa permaneça focada e leve a pauta adiante. Se certos tópicos provocarem um debate interminável, sugira que a discussão seja discutida por um grupo menor mais tarde. Atraia participantes silenciosos criando espaço para que eles compartilhem suas ideias. Ao mesmo tempo, não deixe que vozes dominantes dominem o diálogo.
Reconheça pontos de discordância ou opiniões conflitantes, mas oriente a equipe em direção ao alinhamento e ao consenso sempre que possível. Identifique as próximas etapas para resolver visões divergentes. Sua facilitação cuidadosa garante que o horário da reunião impulsione discussões produtivas que impulsionem sua equipe e sua empresa.
Reserve um tempo para construir relacionamentos
Cubra os itens essenciais da agenda, mas também deixe espaço na agenda para construir relacionamentos entre sua equipe. Isso promove a coesão da equipe e uma cultura mais forte. Comece com apresentações rápidas se houver novos funcionários participando de sua primeira equipe completa. Mesmo para reuniões em andamento, uma pergunta rápida para quebrar o gelo define um tom agradável.
Considere discussões interativas em pequenos grupos de 3 a 5 pessoas. Isso permite que funcionários que normalmente não interagem se conectem e construam relações de trabalho mais próximas. Encerre a reunião de 5 a 10 minutos mais cedo para um networking informal. Permita que as conversas continuem após a conclusão da reunião oficial. A construção de relacionamentos é um objetivo importante de todas as equipes.
Realizando reuniões remotas eficazes com todos os funcionários
Cada vez mais, as equipes estão distribuídas em vez de trabalharem juntas em um escritório central. Embora isso ofereça flexibilidade, pode fazer com que as reuniões gerais pareçam ainda mais desarticuladas. Com uma equipe remota, é essencial tomar medidas para que as pessoas se sintam conectadas durante a reunião com todos os funcionários. Aqui estão algumas dicas para facilitar um ambiente virtual impactante.
Exigir câmeras ativadas
Ver os rostos uns dos outros ajuda muito, então exija que todos frequentem o evento virtual de toda a equipe com as câmeras ligadas. Isso cria uma sensação mais forte de união e engajamento.
Como facilitador, peça informações a pessoas específicas para evitar que os participantes remotos se desliguem. Use nomes abundantemente para que pareça que você está se dirigindo a pessoas, mesmo que não consiga fazer contato visual.
Alto-falantes Spotlight
Durante apresentações ou discussões, use a funcionalidade de destaque ou fixação da sua plataforma de vídeo para destacar o alto-falante ativo em grande escala na tela de todos. Isso ajuda os participantes remotos a acompanhar quem está falando e dá aos funcionários a chance de se verem de perto.
Salas de descanso
Salas de descanso para pequenos grupos permitem discussões mais íntimas e a construção de relacionamentos entre membros remotos da equipe. Coloque pessoas em diferentes grupos de discussão em cada reunião para ampliar as conexões. Indique alguém para relatar as principais conclusões de cada grupo quando você se reunir novamente.
Bate-papos informais
Agende uma sessão voluntária de “hangout” após o término da parte formal da reunião. Isso cria espaço para conversas informais e construção de relacionamentos semelhantes ao que aconteceria naturalmente pessoalmente.
Essas etapas ajudam sua equipe remota a se manter conectada e a obter valor de sua equipe virtual, mesmo quando trabalha de longe.
Obtendo informações de sua equipe
Um dos principais benefícios das reuniões com todos os funcionários é coletar informações diretas dos funcionários. Aqui estão algumas maneiras eficazes de solicitar feedback antes, durante e depois do teste geral.
Pesquisa antes da reunião
Uma semana antes de sua próxima reunião com todos os funcionários, envie uma pesquisa anônima para reunir ideias de pauta e perguntas que as pessoas queiram discutir. Analise os resultados para moldar sua agenda. Peça informações sobre o que está indo bem, que devem ser destacadas e o que as pessoas veem como desafios atuais. Inclua alguns campos de resposta abertos para ideias adicionais.
Sessão de perguntas e respostas
Dedique 10 a 15 minutos de sua reunião a uma sessão aberta de perguntas e respostas. Responda quantas perguntas o tempo permitir, abordando as mais fáceis no local e acompanhando as mais complexas após a reunião.
Idea Jam
Durante parte da reunião, peça aos funcionários que enviem ideias relacionadas a um tópico ou desafio específico, por exemplo, “Como podemos melhorar nosso processo de integração?” Colete ideias em um documento do Google ou em um quadro branco virtual. Analise os resultados após a reunião para transformar ideias em planos de ação.
Pico/Poço
Feche toda a sua equipe com uma atividade de altos e baixos. Peça a cada pessoa que compartilhe um “pico” da última menstruação — algo que correu bem ou a deixou orgulhosa. E um “poço” - algo desafiador ou frustrante.
Ouça essas informações pessoais para ter uma ideia de como sua equipe está realmente se sentindo e quais problemas podem precisar ser resolvidos.
Comemorando vitórias e oferecendo reconhecimento
As reuniões com toda a equipe são uma oportunidade perfeita para comemorar as vitórias da sua equipe e oferecer reconhecimento. Isso aumenta o moral, reforça a cultura e modela os comportamentos que você deseja ver mais.
Aqui estão algumas ideias para injetar mais apreço e reconhecimento em todas as suas mãos:
- Expresse um trabalho exemplar - Mantenha uma lista contínua de ótimos exemplos de trabalho e compartilhe 2 a 3 deles em cada reunião. Seja específico sobre por que o trabalho foi tão impressionante.
- Destaque os marcos dos funcionários - Anote aniversários de trabalho, novas certificações obtidas ou grandes realizações dos membros da equipe. Isso faz com que as pessoas se sintam valorizadas.
- Reconheça os “portadores da cultura” - Mensalmente, identifique de 1 a 2 funcionários que incorporaram os valores de sua empresa e foram além.
- Dê reconhecimento aos colegas - Permita que os membros da equipe se reconheçam enviando elogios ou gratidão aos colegas de trabalho. Leia algumas em voz alta em cada reunião.
Celebrar publicamente sua equipe energiza as pessoas e as lembra de que seu excelente trabalho é importante para a empresa. Faça do reconhecimento um ritual regular.
Mantendo as reuniões envolventes
Mesmo quando bem facilitado, o uso geral ainda pode parecer entediante para alguns funcionários. Use essas táticas para manter suas reuniões divertidas, envolventes e convincentes a longo prazo.
Brindes surpresa
Quem não gosta de coisas grátis? Ofereça alguns prêmios ou brindes surpresa durante sua reunião com toda a equipe. Ofereça prêmios por participar de atividades ou jogos. Podem ser vales-presente, brindes da empresa ou qualquer coisa divertida. Você verá mais emoção e interação quando os brindes estiverem em jogo.
Competição amigável
Coloque equipes ou departamentos uns contra os outros em jogos e competições durante sua reunião. A competição aumenta a energia!
Por exemplo, faça com que as equipes se enfrentem em um questionário sobre a história ou curiosidades da empresa. Ou veja quem consegue criar as soluções mais criativas para um desafio que a empresa está enfrentando. Conceda prêmios bobos à equipe vencedora. Uma pequena competição amigável interrompe longas apresentações.
Alto-falantes externos
Traga palestrantes convidados para animar sua reunião e oferecer uma nova perspectiva. Pode ser um especialista do setor, autor ou líder de pensamento. Até mesmo um palestrante envolvente de sua empresa pode mudar a rotina. Os funcionários gostam de ouvir alguém novo.
Reuniões temáticas
Dê a certas reuniões um tema divertido, como o dia dos anos 80, o dia da praia, o dia dos super-heróis etc. Incentive as pessoas a se vestirem e decorarem seus espaços de trabalho adequadamente. Reuniões temáticas adicionam um toque de diversão e evitam que todos os funcionários tenham a mesma rotina de sempre. As pessoas antecipam qual será o próximo tema.
Manter sua equipe engajada durante todo o dia exige alguma criatividade e variação. Experimente ideias diferentes para adicionar um elemento de diversão e surpresa.
Acompanhando e melhorando ao longo do tempo
Para continuar aprimorando suas habilidades de reunião com toda a equipe, não deixe de acompanhar os participantes e avaliar após cada uma delas. Implemente melhorias ao longo do tempo.
Aqui estão algumas ideias:
- Envie uma pesquisa rápida de feedback perguntando o que funcionou bem e o que poderia melhorar na reunião. Ajuste com base nessa entrada.
- Revise os itens de ação que saíram da reunião e garantem que os proprietários estejam no caminho certo para concluí-las.
- Compartilhe uma recapitulação da reunião com destaques, decisões importantes e próximas etapas para que todos permaneçam sincronizados.
- Facilitadores rotativos periodicamente para desenvolver essa habilidade em outros líderes. Ofereça treinamento para novos facilitadores.
- Altere o formato e o fluxo para responder ao feedback ou apimentar a rotina. Experimente novos itens da agenda, formatos de discussão etc.
Como qualquer coisa, realizar reuniões eficazes com todos os funcionários exige prática. Aproveite o feedback, mantenha-se flexível e continue melhorando a cada vez.
Permita reuniões melhores com o Supernormal
À medida que sua empresa cresce, torna-se ainda mais importante maximizar o impacto de suas reuniões com toda a equipe. Mas é difícil facilitar de forma eficaz e, ao mesmo tempo, documentar as principais informações. É aí que entra Supernormal.
O tomador de notas AI da Supernormal comparece às reuniões de toda a equipe, faz anotações abrangentes e compila itens de ação automaticamente em tempo real. Todas as suas notas do Supernormal são armazenadas em uma base de conhecimento centralizada, na qual toda a sua equipe pode consultar notas de reuniões antigas sempre que precisar relembrar discussões, decisões ou itens de ação anteriores. Os novos funcionários se familiarizam mais rapidamente voltando e acessando gravações e notas de reuniões gerais anteriores. Além disso, os funcionários remotos não perdem o ritmo.
Com o Supernormal capturando informações críticas de todas as suas equipes, você pode se concentrar na facilitação e no engajamento de alto impacto no momento. Comece a aproveitar melhor as reuniões de toda a equipe inscrevendo-se hoje mesmo no Supernormal.