Todos nós já estivemos lá. Você agenda uma reunião, reúne sua equipe e, em seguida, encara um mar de rostos vazios enquanto tenta extrair até mesmo um pouco de engajamento. É como arrancar dentes, só que com menos entusiasmo.
As reuniões podem ser uma ótima oportunidade de colaboração e alinhamento. Mas quando falta participação, elas se tornam uma perda de tempo inútil. Então, como você pode fazer com que sua equipe realmente contribua com a conversa?
Aqui estão 8 táticas para aumentar a participação nas reuniões e torná-las mais produtivas. Vamos mergulhar.
1. Defina expectativas claras com antecedência
Se você quiser participar das reuniões, certifique-se de que todos saibam que isso é necessário de antemão. Envie uma pauta de reunião listando tópicos de discussão e perguntas específicas. Designe certas seções como interativas. Talvez inclua uma nota dizendo algo como:
“Esteja preparado para compartilhar suas ideias sobre X, Y e Z. Espero contribuições ativas de todos na sala.”
Definir expectativas antecipadamente elimina o constrangimento e deixa claro que o engajamento não é opcional. Não há surpresas para sua equipe nem desculpas para ficar em silêncio.
2. Use ingressos de entrada
Os ingressos de entrada são perguntas ou tarefas antes da reunião para estimular a participação. Por exemplo, você pode pedir a todos que reflitam sobre o principal desafio relacionado ao tópico da reunião. Ou peça que eles anotem uma ideia original para compartilhar.
Os ingressos de entrada orientam as pessoas para a discussão antes de chegarem. Uma vez lá, as pessoas estarão ansiosas para expressar suas respostas pré-planejadas. Você pode até mesmo iniciar a reunião fazendo com que todos indiquem a atribuição do ingresso. Tira a poeira de qualquer voz baixa logo de cara.
3. Aproveite os Round Robins
Os round robins são uma forma estruturada de ouvir todos os participantes. Dê uma volta na sala e peça a cada pessoa que responda a uma pergunta por vez. Deixe claro que todos devem contribuir quando chegar a hora. Alterne quem começa a evitar que a mesma pessoa seja sempre a primeira ou a última. Misture a direção também. No sentido horário e depois no sentido anti-horário.
Os round robins oferecem até mesmo aos membros mais reservados da equipe a chance de falar com pouca pressão. O formato impossibilita que alguém monopolize o tempo de antena.
4. Use uma atividade ou jogo
Faça com que as pessoas se envolvam incorporando uma atividade ou um jogo. Por exemplo, você pode debater ideias, debater ideias em pequenos grupos ou organizar uma dramatização interativa.
As atividades tornam as reuniões menos monótonas. Eles fornecem uma desculpa divertida para os colegas de equipe interagirem. E uma competição bem-humorada motiva as pessoas a participarem.
Escolha atividades alinhadas com o objetivo da reunião. O jogo certo torna o aprendizado colaborativo e coloca conceitos na mente dos participantes.
5. Faça perguntas diretas
Quando você notar que alguém está saindo, chame-o para a conversa. Faça uma pergunta direta relevante ao tópico atual. Use o nome deles e mantenha-se publicamente positivo. Você pode dizer:
“Jessica, em sua experiência, qual tem sido o maior desafio em torno de X? Eu adoraria sua opinião sobre isso.”
Isso atrai os andarilhos de volta sem chamá-los negativamente. Quando você demonstra interesse na perspectiva deles, é difícil para os colegas de equipe não se animarem e não responderem.
6. Fale menos e ouça mais
Você está dominando a reunião? Falar demais como líder suprime a participação. Procure falar menos de 50% do tempo. O resto deve estar ouvindo e fazendo perguntas para solicitar informações.
Além disso, tente esperar alguns segundos depois de fazer uma pergunta. O silêncio dá à sua equipe a chance de refletir antes de responder. Entrar muito rápido interrompe seu processo de pensamento.
Por fim, evite interromper ou criticar as contribuições. Isso desliga as pessoas. Torne seguro falar ouvindo ativamente.
7. Incentive o engajamento
Atribua pontos quando alguém fizer um comentário substantivo ou fizer uma pergunta construtiva. Conte-os visivelmente em um flip chart ou quadro branco.
No final da reunião, um ou dois melhores pontuadores ganham um prêmio. Isso pode ser qualquer coisa, desde sair mais cedo, escolher o restaurante para o almoço em equipe ou receber um vale-presente.
Uma pequena competição amigável e uma recompensa motivam todos a levantarem a mão. O foco é contribuir, não convencer as pessoas de que você está prestando atenção.
8. Lidere pelo exemplo
Você define o tom de como sua equipe se envolve durante as reuniões. Participe como quiser que eles participem.
Compartilhe seus próprios pensamentos e ideias. Faça perguntas curiosas. Esteja totalmente presente e entusiasmado. Reaja com apoio quando outras pessoas falarem.
Seu exemplo visível dá “permissão” aos colegas de equipe para participarem. Se você demonstrar um bom comportamento na reunião, eles o refletirão.
Portanto, observe sua linguagem corporal, nível de energia e vontade de interagir. Você colhe o que planta ao dirigir uma reunião.
9. Use uma ferramenta para capturar notas
Fazer anotações detalhadas durante as reuniões é um desafio. Também é uma distração que inibe a participação. Ferramentas como Supernormal permitem que você grave reuniões e as transforme automaticamente em notas compartilháveis. Com o Supernormal capturando os detalhes da reunião, os participantes podem se concentrar totalmente na conversa. Eles não precisam se preocupar em escrever tudo o que foi dito.
Resumindo, usar uma ferramenta como o Supernormal libera largura de banda mental. Sua equipe pode se engajar ativamente sem que as anotações a sobrecarreguem.
O segredo é ouvir mais do que falar e abrir espaço para comentários. O engajamento acontece quando sua equipe se sente segura, incluída e animada para contribuir. Estabeleça expectativas, use estruturas como round robins e incentive a participação. Suas reuniões se transformarão de temidas em dinâmicas em pouco tempo.
Agora, quem tem algo a acrescentar? O chão é seu...