Todos nós já passamos por isso: uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Embora as reuniões sejam essenciais para a forma como o trabalho é realizado, nossa abordagem a elas se tornou menos rigorosa na era do trabalho remoto e híbrido. Em muitos casos, as reuniões não têm um objetivo ou agenda, ninguém faz anotações e os itens de ação são esquecidos. Essa falta de rigor está aumentando o inchaço nas reuniões e os trabalhadores estão sentindo isso. Uma pesquisa recente da Zippia descobriram que as organizações gastam ~ 15% do tempo em reuniões, com pesquisas mostrando que 71% dessas reuniões são consideradas improdutivas.
Para garantir que suas reuniões sejam um bom uso do tempo, reunimos algumas práticas recomendadas e coisas que você pode fazer antes, durante e depois de uma reunião para que suas reuniões não sejam ruins.
Comece com o objetivo
Antes de marcar uma reunião, é fundamental ter clareza sobre o objetivo da reunião ou o resultado desejado. Isso o ajudará a definir como você gasta seu tempo por meio da agenda da reunião. As reuniões geralmente se enquadram em uma das três categorias:
- Tomada de decisão: reuniões projetadas para reunir as pessoas certas e cobrir as informações apropriadas para tomar uma decisão coletiva.
- Compartilhamento de informações: reuniões projetadas para compartilhar informações entre grupos ou indivíduos.
- Brainstorming: reuniões projetadas para apresentar novas ideias ou soluções.
💡 Dica profissional: rotule sua reunião como seu objetivo no convite para que todos saibam por que estamos nos reunindo.
Seja atencioso com os participantes
Para que uma reunião seja produtiva, você precisa ter as pessoas certas — e somente as pessoas certas — na sala. Com muitas pessoas, é difícil manter todos focados. Com poucos, você pode não ter os tomadores de decisão ou interessados certos na sala. Considere as seguintes categorias para garantir que você inclua as pessoas certas:
- Principais tomadores de decisão sobre as questões
- Aqueles necessários para implementar decisões sobre os problemas
- Pessoas com interesse, comprometimento ou interesse nas questões ou aquelas cuja capacidade de realizar seu trabalho é afetada pelo resultado
- Qualquer pessoa com informações, conhecimento e experiência nos problemas
💡 Dica profissional: diferencie os participantes obrigatórios e opcionais e marque-os no convite da reunião para que todos possam planejar adequadamente.
Crie uma agenda
Uma agenda eficaz define expectativas sobre o que deve acontecer antes e durante uma reunião. Ele ajuda os participantes a se prepararem, estrutura o tempo adequadamente e alinha todos sobre o tópico e o resultado. Para criar uma pauta, organize a discussão identificando o que precisa ser abordado, em que sequência, por quem e por quanto tempo.
💡 Dica profissional: cronometre cada item da pauta e defina a reunião apenas para o tempo necessário e ajuste o horário se for uma reunião recorrente.
Mantenha as coisas sob controle
Cada reunião deve ter um facilitador cujo trabalho seja manter as coisas sob controle e iniciar conversas produtivas. O facilitador da reunião não é um tomador de decisões ou interessado nas questões que estão sendo discutidas. Eles são imparciais no que diz respeito ao resultado e podem facilitar a reunião para que todos os pontos de vista sejam ouvidos e todos os ângulos sejam explorados.
Faça anotações
As notas da reunião fornecem um registro de detalhes importantes e itens de ação de uma reunião. Eles são úteis para dois tipos de partes interessadas: participantes e não participantes da reunião.
As notas da reunião são um registro útil para os participantes acompanharem o que aconteceu em uma reunião e o que eles precisam fazer após a reunião. Como participante da reunião, você pode voltar às notas a qualquer momento para atualizar o que foi discutido e recapitular os itens de ação que você precisa concluir ou acompanhar.
As notas da reunião também são úteis para os não participantes. Muitos trabalhadores estão se reunindo com o FOMO (medo ou falta). Ao fazer e compartilhar anotações de reuniões, as organizações podem aumentar a transparência e os trabalhadores não precisam se preocupar em perder algo importante.
💡 Dica profissional: com os recentes avanços da IA, ficou mais fácil do que nunca fazer e compartilhar anotações de reuniões. Aplicativos com tecnologia de IA, como Supernormal pode participar de reuniões e fazer anotações detalhadas para que você não precise mais de um anotador dedicado. As notas supernormais vêm com uma transcrição completa, um resumo e itens de ação e compilam todas as suas notas de reunião em um só lugar para que você não precise folhear o calendário ou pesquisar documentos para encontrá-las.
Alinhar em itens de ação
A forma como saímos da reunião é tão importante quanto a forma como entramos nela. Para garantir que todos estejam alinhados com o que vem a seguir, reserve um tempo na agenda para cobrir e atribuir itens de ação.
Os itens de ação são as próximas etapas específicas que você decidiu realizar na reunião. Eles devem estar vinculados a pessoas e datas específicas. Antes do término da reunião, analise todos os itens de ação, quem é responsável por cada um e seus prazos.
Aproveite o calendário
Uma ótima cultura de reuniões começa com o calendário. Quando usado em todo o seu potencial, o calendário pode ser uma ferramenta para marcar reuniões, preparar-se para elas e rastrear o conteúdo que sai delas. Basta registrar todas as informações das reuniões nos convites do calendário, incluindo o objetivo, a agenda, os participantes (opcionais e obrigatórios), os materiais de pré-leitura e o link das notas.
Com todas as informações centralizadas em um só lugar, as pessoas podem usar o calendário para se preparar para as próximas reuniões, manter-se atualizadas sobre o que acontece nas reuniões e acompanhar os itens de ação que saem das reuniões.
💡 Dica profissional: quando você e sua equipe começarem a registrar os dados de suas reuniões no calendário, use o calendário para se preparar para as reuniões anteriores. Reserve um tempo todos os dias para ler os convites do calendário, digitalizar as agendas e revisar os materiais pré-lidos para decidir como você deseja aparecer e quais pontos deseja destacar em cada reunião.
Melhore suas reuniões com Supernormal
As reuniões não precisam ser uma porcaria. Com uma abordagem cuidadosa e rigorosa, eles podem ser pontos de contato produtivos onde as decisões são tomadas, ideias geniais surgem e os laços de equipe são fortalecidos.
Com o Supernormal, você pode fazer e compartilhar anotações detalhadas da reunião sem levantar um dedo, proporcionando conversas mais ricas na reunião e mais transparência fora da reunião.
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