Uma mensagem de ausência temporária, também conhecida como mensagem OOO ou resposta automática, é uma resposta automática de e-mail que notifica os destinatários de que você está fora do escritório e não consegue responder aos e-mails. Essas mensagens são incrivelmente úteis para evitar falhas de comunicação e gerenciar as expectativas quando você está fora do trabalho.
As mensagens de ausência temporária geralmente incluem:
- Datas em que você estará fora do escritório
- Quando você retornará e retomará a comunicação normal por e-mail
- Um contato alternativo, se necessário, enquanto você estiver ausente
- Uma breve nota sobre disponibilidade
Por exemplo:
“Estarei fora do escritório de 20 de dezembro a 5 de janeiro. Responderei ao seu e-mail quando voltar em 6 de janeiro. Para solicitações urgentes, entre em contato com Jane Doe em jane.doe@company.com.”
O principal benefício das mensagens fora do escritório é a clareza. As pessoas entendem por que você não está respondendo e com quem entrar em contato, se necessário. Isso evita confusão e frustração.
Quando você deve usar uma mensagem de ausência temporária?
Ative sua mensagem de ausência temporária sempre que você não conseguir verificar ou responder a e-mails por um longo período durante o horário normal de trabalho. Exemplos comuns incluem:
- Férias: A hora #1 para usar um OOO é quando você está de férias ou nas férias. Defina as datas para cobrir todo o período para que as pessoas saibam quando esperar uma resposta.
- Tempo livre pessoal: dias de folga pessoal, dias pessoais e dias de saúde mental são bons motivos para ativar sua mensagem de ausência do escritório para que os colegas saibam que você não está disponível.
- Conferências e eventos: participando de uma conferência do setor, feira comercial ou reunião externa? Deixe as pessoas saberem que você será difícil de alcançar.
- Formação de equipes e viagens: retiros externos e viagens relacionadas ao trabalho são outras ocasiões que merecem uma mensagem OOO.
A regra geral é usar uma mensagem de ausência temporária quando for difícil contatá-lo durante o horário normal de trabalho. Para reuniões curtas ou dias de folga parciais, você pode simplesmente indicar sua falta de disponibilidade em e-mails conforme necessário, em vez de uma mensagem OOO geral.
Quanto tempo você deve ficar fora antes de definir um OOO?
Como prática recomendada geral, você deve definir uma mensagem de ausência temporária para qualquer ausência de pelo menos um dia útil inteiro ou mais. Qualquer coisa menos do que isso pode não justificar uma resposta automática. Por exemplo, você provavelmente não precisa de uma mensagem OOO para consultas médicas de rotina de meio dia ou para sair do consultório para um treinamento matinal. Basta mencionar que você aparecerá em e-mails relevantes.
Por outro lado, uma conferência de três dias em todo o país ou férias de uma semana garantem absolutamente a ausência do cargo. Estar 100% inacessível por um dia útil inteiro é o ponto decisivo para usar uma resposta automática OOO.
Além disso, considere o volume de e-mails que você recebe. Se você receber mais de 50 e-mails diariamente, até mesmo uma ausência de meio dia pode exigir uma ausência fora do escritório para evitar sobrecarga na caixa de entrada. Use seu próprio critério com base em sua disponibilidade e carga de e-mail.
Como escrever a mensagem perfeita de ausência temporária
Escrever uma ótima mensagem fora do escritório é uma arte. Siga essas dicas e exemplos para criar respostas automáticas que sejam profissionais, úteis e pessoais.
Seja breve e conciso
Brevidade é fundamental. Transmita as informações necessárias da forma mais breve possível. As pessoas não querem ler parágrafos de texto.
Limite-se a 3-5 frases no máximo. Inclua somente detalhes relevantes, como:
- Datas em que você sairá
- Data de devolução
- Contato alternativo, se necessário
Resista a detalhar por que você vai sair ou o que está fazendo. Ninguém precisa saber que você estará no casamento do seu primo em Aruba! Um simples “Vou sair do escritório...” será suficiente.
Forneça um contato alternativo
Certifique-se de incluir uma pessoa de contato alternativa, e-mail ou número de telefone, se você tiver um. Isso oferece às pessoas um caminho para questões urgentes.
Por exemplo:
“Se você precisar de ajuda imediata, entre em contato com Jane Doe em jane.doe@company.com ou 123-456-7890.”
Se você não tiver uma alternativa, simplesmente deixe essa parte de fora.
Defina expectativas de e-mail adequadas
Informe às pessoas quando você estará online novamente e poderá responder às mensagens. Isso lhes dá uma ideia de quando fazer o acompanhamento, se necessário.
Por exemplo:
“Responderei ao seu e-mail quando voltar ao escritório na segunda-feira, 30 de janeiro.”
Fornecer uma data específica evita que os destinatários se perguntem quando você retornará.
Use sua voz e tom exclusivos
Embora as mensagens fora do escritório devam ser profissionais, elas também apresentam uma oportunidade de injetar alguma personalidade. Isso tranquiliza as pessoas e define o tom certo.
Por exemplo:
“Estou recarregando minha criatividade e voltarei na segunda-feira pronta para debater ideias.”
Um pouco de leveza e uma voz única podem ajudar muito. Basta mantê-lo adequado ao local de trabalho.
Agradeça ao remetente
Feche seu OOO com um rápido agradecimento ou saudação para reconhecer o destinatário. Isso lhe confere um tom educado e profissional.
Por exemplo:
“Obrigado pela paciência. Estou ansioso para me reconectar quando eu voltar.”
Um simples “Obrigado!” ou “Atenciosamente” adiciona um toque humano agradável.
Exemplos de mensagens OOO
Aqui estão vários exemplos de mensagens fora do escritório que abrangem cenários e tons comuns:
Férias padrão OOO
“Estarei fora do escritório de 1º a 15 de junho nas férias. Responderei ao seu e-mail quando voltar ao escritório em 16 de junho. Para solicitações urgentes, entre em contato com Jane Doe em jane.doe@company.com. Obrigado pela paciência!”
Conferência/Evento OOO
“Estou no Digital Media Summit de 8 a 10 de março e terei acesso limitado ao e-mail. Responderei ao retornar ao escritório na segunda-feira, 13 de março. Atenciosamente.”
OOO flexível de um dia parcial
“Estou fora do consultório hoje para uma consulta médica e verificarei os e-mails de forma intermitente. Para qualquer coisa urgente, ligue para 123-456-7890. Caso contrário, responderei na íntegra quando voltar amanhã.”
Criativo/engraçado OOO
“Fui pescar para encontrar novas ideias! Retornarei seu e-mail quando estiver de volta ao escritório, em 30 de agosto, bronzeada e inspirada.”
Viagem internacional OOO
“Estou viajando para nosso escritório em Londres de 20 a 29 de julho. Devido à diferença de horário, minhas respostas podem demorar. Entre em contato com Mark Jones em mark.jones@company.com para necessidades imediatas. Saúde!”
O segredo é mantê-lo curto, direto e prático, ao mesmo tempo em que adiciona um toque de personalidade. Pense cuidadosamente sobre o tom que você deseja transmitir com sua mensagem específica de ausência temporária.
Principais conclusões
- As mensagens de ausência temporária notificam as pessoas de que você não está disponível e não consegue responder prontamente aos e-mails por um período de tempo.
- Use uma resposta automática OOO sempre que sair por um dia inteiro ou mais durante o horário normal de trabalho.
- Mantenha sua mensagem concisa com detalhes importantes, como intervalo de datas e contatos alternativos fornecidos.
- Defina expectativas adequadas de resposta por e-mail observando a data em que você estará online novamente.
- Injete um pouco do seu tom e voz pessoais enquanto permanece profissional.
- Termine com um agradecimento ou um agradecimento para reconhecer educadamente o destinatário.
Com a ampla adoção do trabalho remoto, as mensagens fora do escritório são mais essenciais do que nunca. As dicas acima ajudarão você a escrever respostas automáticas que definam expectativas claras para que você possa realmente se desconectar e recarregar quando estiver ausente.
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