Um plano formal de melhoria de desempenho (PIP) pode ser uma forma eficaz de lidar com o baixo desempenho de sua equipe. Mas um PIP mal executado pode piorar os problemas. Veja como criar um PIP que leve a uma melhoria real.
Comece com clareza sobre a lacuna de desempenho
Antes de criar um PIP, você precisa de 100% de clareza sobre a lacuna de desempenho que está tentando resolver. Planos vagos baseados em problemas confusos não darão resultados.
Para esclarecer a lacuna, faça as seguintes perguntas:
- O que especificamente o funcionário não está cumprindo versus as expectativas? Seja muito detalhado.
- Qual é o tamanho da lacuna? Quantifique-o, se possível.
- Com que frequência a lacuna está ocorrendo? Diariamente? Semanalmente?
- Qual o impacto da lacuna na equipe/empresa?
Documente as respostas minuciosamente. Eles formarão a base para definir expectativas no PIP.
Estabeleça expectativas cristalinas
Com a lacuna de desempenho quantificada, agora você pode definir expectativas claras de melhoria.
Seja o mais específico possível ao delinear as expectativas, incluindo:
- Métricas definíveis para o sucesso
- Prazos para demonstrar melhorias
- Descrição explícita dos comportamentos/resultados necessários
Estabelecer expectativas claras reduz a subjetividade e dá ao funcionário metas precisas pelas quais trabalhar.
Por exemplo, em vez de “melhorar as habilidades de comunicação”, diga “envie atualizações diárias de status para o gerente até as 9h”.
Obtenha a adesão do funcionário
Antes de implementar um PIP, certifique-se de que o funcionário entenda e concorde com as expectativas.
Agende uma reunião para discutir o plano. Explique sua perspectiva sobre a lacuna de desempenho e peça a opinião deles. Reserve tempo para um diálogo bidirecional.
Se o funcionário parecer resistente, aprofunde-se nas preocupações. Procure entender, não convencer.
Obter uma adesão genuína cria um compromisso compartilhado com o plano. A falta de adesão significa condenação à execução.
Forneça recursos e suporte
Você não pode simplesmente mandar alguém melhorar — você deve apoiá-lo.
Considere quais recursos o funcionário precisa para atender às expectativas da PIP. Coisas como:
- Treinamento em habilidades específicas
- Coaching/mentoria extra
- Mudanças em sua carga de trabalho
- Conectando-se com modelos
Discuta as necessidades de suporte com o funcionário e seja criativo. Quanto mais suporte você fornecer, maiores serão as chances de sucesso.
Defina consequências claras
Um PIP sem consequências carece de dentes. O funcionário precisa entender o que está em jogo com base nos resultados.
Explique as consequências claras no documento, como:
- A falta de melhora após X dias/semanas pode resultar em rebaixamento ou demissão
- As métricas da reunião removerão o funcionário do status PIP
As consequências impulsionam a responsabilidade pela execução do plano.
Defina um limite de tempo
Os PIPs não foram feitos para se arrastar sem parar. Defina uma data de término clara e alinhada às expectativas. 30 a 90 dias é comum. Curto o suficiente para criar urgência, longo o suficiente para demonstrar melhorias.
O agendamento de uma reunião na data de término fornece uma função forçadora natural para o acompanhamento.
Documente tudo
Os profissionais de RH sabem que a documentação pode criar ou quebrar um PIP.
Documente minuciosamente cada etapa, incluindo:
- A análise inicial da lacuna de desempenho
- Objetivos/métricas descritas no plano
- Recursos/suporte fornecidos
- Conversas de check-in agendadas
- Declarações/respostas de funcionários
Documentos meticulosos protegem você se o PIP sair dos trilhos.
Faça check-ins regulares
Quando o PIP começar, faça check-ins frequentes para fornecer treinamento e acompanhar o progresso.
As sessões individuais semanais são comuns. Venha preparado com dados sobre métricas e exemplos específicos para analisar.
Faça dos check-ins uma conversa bidirecional. Solicite feedback sobre o que está funcionando/não funcionando no plano.
Os check-ins permitem que você corrija o curso em vez de aguardar a data de término para avaliar.
Aprenda e melhore
Depois de concluir um PIP, reflita sobre o que funcionou bem e o que não funcionou. Analise os dados para obter insights. Quais abordagens de coaching se mostraram mais eficazes? Como você poderia melhorar a definição de metas? Quais recursos fizeram a maior diferença?
Capture o aprendizado e ajuste seu processo de PIP para o futuro. Sucesso gera sucesso.
Conte com a IA para agilizar o processo
Criar e gerenciar PIPs envolve um trabalho administrativo pesado. Ferramentas de IA como Supernormal podem ajudar a aliviar a carga.
Supernormal fornece assistentes com inteligência artificial que podem:
- Faça anotações nas reuniões do PIP para ter a liberdade de ouvir e criar um registro do que foi abordado
- Ajude a documentar lacunas e expectativas de desempenho
- Transcreva conversas de check-in para facilitar a documentação
A assistência certa de IA elimina a administração do PIP para que você possa se concentrar no coaching.
Em encerramento
Planos de melhoria de desempenho, quando bem feitos, podem impulsionar o crescimento profissional e a produtividade. Trabalhe com antecedência para definir expectativas claras, obter adesão e apoiar mudanças reais. O investimento renderá dividendos para toda a sua equipe.
Agora saia e comece a melhorar o desempenho!