O planejamento trimestral evoca tanta emoção quanto uma viagem ao DMV. Mas não precisa ser uma tarefa monótona. Feito corretamente, o planejamento trimestral pode ser rápido, colaborativo e estimulante. Neste post, explicaremos como criar um processo de planejamento leve que alinhe sua equipe e prepare você para um trimestre incrível. Vamos fazer isso!
Princípios do planejamento trimestral eficaz
Primeiro, os princípios essenciais que devemos ter em mente ao projetarmos nosso processo de planejamento trimestral:
1. Concentre-se nos poucos críticos
O planejamento trimestral não deve revisitar tudo. Ele deve se concentrar nas poucas métricas e prioridades que são pontos de inflexão reais para aquele trimestre. Menos é mais.
2. Olhe para trás antes de olhar para frente
Refletir sobre o desempenho anterior fornece um contexto que nos ajuda a planejar de forma mais inteligente. Devemos incorporar retrospectivas em nossa cadência de planejamento trimestral.
3. Reúna informações de forma ampla
Como qualquer bom processo de planejamento, o planejamento trimestral deve aproveitar os insights de toda a empresa, não apenas dos executivos. Perspectivas diferentes produzem planos mais robustos.
4. Torne-o rápido e furioso
O planejamento trimestral não deve consumir semanas nem interromper o progresso. O processo deve ser rápido e leve.
5. Comunique-se claramente
Encerre o planejamento com a comunicação com a empresa em geral sobre processos, prioridades e funções. Alinhamento e transparência são fundamentais.
Ok, com esses princípios em mente, vamos percorrer as fases de um processo de planejamento trimestral eficaz.
Fase 1: Reflita sobre o último trimestre
Comece analisando o desempenho do último trimestre. A equipe de dados deve analisar os resultados em todas as métricas e compartilhar ideias sobre onde tivemos um desempenho superior ou inferior às metas.
Embora os dados forneçam a estrutura, a retrospectiva também deve reunir informações qualitativas da equipe por meio de resumos de projetos ou pesquisas anônimas sobre o que funcionou bem ou mal. Documente as principais conclusões.
Dica profissional: designe um canal do Slack para que as equipes compartilhem insights retrospectivos para criar um local fácil e centralizado para coletar feedback.
Fase 2: Determinar poucas iniciativas críticas
Em seguida, é hora de olhar para o futuro e determinar algumas das principais iniciativas que serão nosso foco no próximo trimestre. A equipe de liderança se reúne para alinhar as 3 a 5 prioridades críticas em nível de empresa para o trimestre com base no contexto da Fase 1.
Dica profissional: para facilitar o alinhamento, peça a cada líder que defina suas prioridades antes da reunião para que você possa procurar temas e sintetizar rapidamente os principais.
Fase 3: Definir iniciativas e metas da equipe
Com as prioridades de toda a empresa definidas, o foco muda para os líderes do departamento planejarem em nível de equipe. Cada líder deve delinear as iniciativas específicas de sua equipe para apoiar as prioridades da empresa e identificar metas.
Dica profissional: torne-o multifuncional! Faça com que os líderes validem iniciativas e metas em todos os departamentos para verificar o alinhamento e identificar dependências.
Fase 4: Criar um roteiro trimestral
Agora é hora de usar a tática e mapear como executaremos o plano. O escritório de gerenciamento do programa deve supervisionar a criação de um roteiro unificado que classifica as iniciativas e metas de todas as equipes em um guia mestre de execução para o trimestre.
Dica profissional: identifique antecipadamente os marcos e os principais resultados de cada iniciativa para criar marcadores mensuráveis de progresso.
Fase 5: Alinhar os recursos às prioridades
À medida que avançamos na execução de nosso roteiro, as prioridades podem mudar ou os planos podem precisar se adaptar. Precisamos de um processo leve para realinhar rapidamente os recursos às necessidades emergentes.
A equipe financeira deve realizar análises comerciais mensais ou bimestrais com líderes de departamento para avaliar o progresso e ajustar de forma colaborativa recursos, como orçamento e número de funcionários, para apoiar as prioridades.
Dica profissional: use um software de gerenciamento de orçamento em tempo real para ter visibilidade transparente da alocação de recursos e fazer mudanças ágeis.
6 coisas que tornam o planejamento trimestral rápido e indolor
Siga essas dicas a sério para criar um planejamento trimestral tranquilo em sua organização.
1. Distribua materiais pré-lidos - Compartilhe metas, métricas e contexto com antecedência para que as reuniões possam se concentrar no planejamento, em vez de se atualizar.
2. Discussões do Timebox - Estabeleça limites de tempo firmes para cada parte do processo de planejamento para evitar tocas de coelho.
3. Tenha proprietários claros - Cada fase deve ter um proprietário explícito para impulsionar o progresso e o acompanhamento.
4. Limite de participantes - Não inclua todo mundo em tudo. Personalize a lista de convidados para cada peça de acordo com a necessidade.
2. Use software colaborativo - Ferramentas como Supernormal possibilite a colaboração em tempo real e mantenha um registro das reuniões às quais você e sua equipe podem voltar.
5. Reutilize a documentação anterior - Desenvolva planos anteriores em vez de começar do zero a cada trimestre para desenvolver conhecimento institucional.
6. Cadência é fundamental - O planejamento deve ocorrer rapidamente após o fechamento do trimestre para que os insights sejam atualizados e haja tempo para executar os planos antes do início do próximo trimestre.
Planejando o impacto
Aí está: uma estrutura para tornar seu próximo processo de planejamento trimestral focado, eficiente e estimulante. Ao aderir às poucas iniciativas críticas, alinhar metas em toda a organização e manter a cadência, você gerará maior impacto trimestre após trimestre. Quais dicas você tem para o sucesso do planejamento trimestral? Eu adoraria saber o que funciona bem em sua organização!