Você conhece aquela sensação quando você se junta a uma nova equipe e é um pouco... ambíguo? Por exemplo, disseram que você seria o “líder de marketing”, mas John, ali, também parece estar dando muitas decisões de marketing. E depois há Sarah, que supostamente lidera as vendas, mas continua avaliando as decisões do produto. Confuso? Você não está sozinho.
A realidade é que funções e responsabilidades indefinidas da equipe são uma das maiores fontes de confusão, ineficiência e conflito nas equipes. Afinal, como uma equipe pode funcionar como uma máquina bem lubrificada se ninguém sabe quem deveria estar fazendo o quê? É aí que entra a definição clara de funções e responsabilidades. Ao decidir quem é dono do quê, você pode liberar a sinergia e o desempenho da equipe como nunca antes.
O que são funções de equipe?
No nível mais básico, uma função de equipe é a “posição” exclusiva que um indivíduo ocupa e o conjunto de responsabilidades que ele possui dentro de uma equipe.
Essas funções moldam as atividades, a autoridade de tomada de decisão e as contribuições gerais de cada pessoa. Sem funções claramente definidas, as coisas podem ficar complicadas rapidamente, pois as pessoas inadvertidamente pisam no pé umas das outras.
Algumas funções comuns da equipe incluem:
- Gerente de projeto
- Gerente de produto
- Líder de engenharia
- Líder de marketing
- Representante de vendas
- etc.
Mas, além desses “títulos” abrangentes, as equipes de alto desempenho se aprofundam ao definir funções e responsabilidades granulares para cada pessoa.
Por que funções e responsabilidades definidas são importantes
Quando todos entendem seu papel e suas responsabilidades precisas, algumas coisas muito poderosas acontecem:
- Aumento da responsabilidade: Não há mais ambigüidade sobre quem deve possuir o quê, então o dinheiro vai para cada indivíduo em suas áreas.
- A tomada de decisões acelera: Com áreas de propriedade claras, as pessoas podem tomar decisões de forma autônoma, em vez de reuniões e aprovações intermináveis.
- O trabalho em equipe melhora: Quando os papéis são definidos, é mais fácil para as pessoas se esforçarem e usarem os pontos fortes umas das outras. Isso é sinergia de equipe!
- Os silos são destruídos: Chega de “esse não é meu trabalho”. Com as responsabilidades definidas, o conhecimento pode fluir livremente pela equipe.
- A produtividade dispara: Ao eliminar a ambiguidade e dar às pessoas ordens de marcha claras, as equipes não podem deixar de ser mais produtivas.
Em outras palavras, definir funções e responsabilidades permite que sua equipe funcione como um relógio suíço, em vez de um comitê cheio de idiotas. Já está convencido?
Como definir funções e responsabilidades da equipe
Tudo bem, então definir claramente as funções e responsabilidades é fundamental para o desempenho da equipe. Mas como você realmente faz isso? Aqui está um processo simples de quatro etapas:
Etapa 1: identificar todas as atividades e fluxos de trabalho da equipe
A primeira etapa é realizar uma auditoria completa de todo o trabalho que precisa ser feito em sua equipe. Quais atividades e fluxos de trabalho principais estão envolvidos no estatuto da sua equipe?
Por exemplo, uma equipe de marketing pode identificar atividades como:
- Criação de conteúdo
- Publicidade paga
- Marketing por e-mail
- Mídia social
- SEO
- Análises e relatórios
- E mais
Não pense demais nessa parte. Basta fazer uma grande lista de todas as principais coisas pelas quais sua equipe é responsável.
Etapa 2: Agrupe as atividades em “funções”
Em seguida, procure maneiras lógicas de agrupar essas atividades em “funções” com base nas responsabilidades que fazem sentido juntas.
Seguindo o exemplo da nossa equipe de marketing, podemos agrupar atividades em funções como:
- Profissional de marketing de conteúdo
- Criação de conteúdo
- Mídia social
- Líder de aquisição pago
- Publicidade paga
- Marketing por e-mail
- Operações de marketing
- SEO
- Análises e relatórios
Essas funções moldam as principais responsabilidades que uma pessoa terá, com base nas atividades envolvidas.
Etapa 3: Definir responsabilidades para cada função
Com suas funções mapeadas, é hora de ser granular definindo as responsabilidades exatas de cada uma. Pelo que essa pessoa será responsável? Quais decisões eles podem tomar de forma autônoma?
Para nossa função de “Profissional de marketing de conteúdo”, as responsabilidades podem incluir coisas como:
- Planeje, crie e publique postagens de blog, vídeos, whitepapers e outros ativos de conteúdo
- Gerencie o calendário de conteúdo e garanta uma cadência constante de publicação
- Promova novos conteúdos por meio de mídias sociais, e-mail e outros canais
- Analise o desempenho do conteúdo e repita com base nos aprendizados
- etc.
Quanto mais detalhado, melhor. Não deixe nenhuma ambiguidade sobre o que vive na jurisdição dessa pessoa.
Etapa 4: discuta abertamente, obtenha a adesão
Por fim, discuta abertamente as funções e responsabilidades propostas com sua equipe. Obter a opinião deles, fazer ajustes e garantir a adesão de todos os envolvidos é crucial. Afinal, essas funções e responsabilidades definidas precisam ser tratadas como o verdadeiro “sistema operacional” da equipe, com total alinhamento em torno de como a equipe funcionará. Uma discussão aberta coloca todos na mesma página.
Quando revisitar funções e responsabilidades
Só porque você define funções e responsabilidades uma vez, não significa que seja uma coisa estática de definir e esquecer. As equipes são organismos vivos e em evolução. À medida que o foco e as prioridades da sua equipe mudam com o tempo, talvez seja necessário rever e redefinir as funções e responsabilidades adequadamente.
Alguns momentos comuns para revisitar as funções da equipe incluem:
- Depois de uma reorganização
- Quando novas pessoas se juntam à equipe
- Quando as prioridades ou OKRs mudam
- Se as responsabilidades começarem a ficar obscuras ou se sobreporem novamente
A chave é não deixar que as funções definidas fiquem obsoletas ou obsoletas. As equipes devem revisar as funções pelo menos duas vezes por ano durante as sessões de planejamento ou retros.
O Ultimate Team Enabler? Supernormal
Mesmo com funções e responsabilidades bem ajustadas, manter todos alinhados e em sintonia é uma batalha constante. É aí que Supernormal entra. Supernormal é um anotador de IA que captura automaticamente notas de discussão, itens de ação e decisões importantes durante as reuniões da equipe. É como ter um sistema de gerenciamento de conhecimento em tempo real para manter todos remando na mesma direção.
Supernormal facilita que todos se concentrem em suas funções e responsabilidades. No mundo acelerado do trabalho em equipe de hoje, aproveitar a IA pode ser a principal vantagem competitiva para fazer com que suas funções e responsabilidades definidas realmente permaneçam.