O trabalho remoto se tornou popular. O que antes era visto como uma vantagem oferecida por um punhado de empresas com visão de futuro agora se tornou a norma em inúmeros setores. E com essa grande mudança, veio uma maior dependência da colaboração virtual para realizar o trabalho.
Quando gerenciadas de forma eficaz, as equipes virtuais podem ser tão produtivas e conectadas quanto as equipes internas. Mas sem as ferramentas e estratégias certas, a colaboração remota pode facilmente se tornar desarticulada e ineficaz.
Neste guia abrangente, abordaremos tudo o que você precisa saber para criar uma equipe virtual altamente colaborativa em 2023. Desde a escolha das ferramentas tecnológicas certas até a promoção da segurança psicológica, temos tudo o que você precisa. Vamos nos aprofundar!
Escolha as ferramentas de comunicação com sabedoria
A base de uma excelente colaboração virtual é escolher as ferramentas de comunicação certas. Com tantas opções disponíveis, isso pode ficar assustador rapidamente. Aqui estão algumas das nossas principais dicas:
- Videoconferência: Zoom, Google Meet etc. para reuniões, ideias e sessões de brainstorming. Poder ver um ao outro ajuda a criar conexões.
- Bate-papo: Slack, Microsoft Teams etc. para conversas e perguntas rápidas. Ótimo para criar uma cultura de refrigeradores de água.
- Anotadores AI: Mantenha todos alinhados sobre o que acontece nas reuniões e quais ações precisam ser tomadas após uma reunião com anotadores de IA, como Sobrenatural.
- Gerenciamento de projetos: Asana, Trello etc. para monitorar tarefas e projetos. Essencial para manter todos alinhados.
- Pesquisas: Typeform, SurveyMonkey etc. para coletar feedback e sugestões da equipe.
A combinação certa de ferramentas depende das necessidades da sua equipe. Experimente opções diferentes e veja o que funciona melhor!
Defina seu espaço de trabalho virtual
O espaço de trabalho virtual da sua equipe é onde a colaboração acontece todos os dias. Trate esse espaço como se fosse um espaço de trabalho no escritório. Aqui estão alguns elementos-chave a serem incluídos:
- canal #general: Isso deve funcionar como seu refrigerador de água virtual para anúncios e conversas em toda a equipe.
- Canais do projeto: Crie um canal dedicado para cada grande projeto ou iniciativa.
- Mensagens diretas: Facilite a ocorrência de conversas individuais.
- Links de videochamada: Fixe links de videochamadas usados com frequência na parte superior dos canais para facilitar as reuniões.
- Compartilhamento de arquivos: Compartilhe documentos importantes, planilhas, apresentações, etc.
- Gerenciamento de tarefas: Use tópicos ou uma ferramenta vinculada de gerenciamento de projetos para monitorar tarefas.
- Calendário da equipe: Publique reuniões, datas, eventos importantes, etc.
- Pesquisar: Facilite a localização de informações passadas.
Reserve um tempo para organizar e personalizar cuidadosamente seu espaço de trabalho virtual. Esse espaço será o hub digital da sua equipe, portanto, certifique-se de que ele atenda às suas necessidades.
Estabeleça horários principais
Os horários principais são horários definidos todos os dias em que você espera que os membros da equipe estejam disponíveis para reuniões, bate-papos, chamadas improvisadas etc. Recomendamos um mínimo de 2 a 4 horas de sobreposição por dia.
Algumas dicas para estabelecer horários de atendimento efetivos:
- Discuta em equipe e combine os horários que funcionam melhor para todos.
- Considere fusos horários, compromissos externos etc. ao decidir.
- Documente as horas de forma clara para toda a equipe. Publique em seu espaço de trabalho virtual.
- Reflita as horas principais no calendário da sua equipe. Bloqueie quando estiver ocupado.
- Permita flexibilidade se os horários mudarem, mas busque a consistência.
Compartilhar o horário principal diário ajuda a facilitar a colaboração virtual perfeita. Os membros da equipe sabem quando podem se conectar e se alinhar facilmente.
Faça chamadas de vídeo regulares
Não confie apenas na comunicação escrita. As videochamadas presenciais regulares são cruciais para criar confiança e união em uma equipe virtual.
- Standups diários: 15 minutos todas as manhãs para discutir planos, bloqueadores, etc.
- Sincronizações semanais: 30 a 60 minutos por semana para falar sobre projetos e prioridades.
- Reuniões mensais: 1-2 horas por mês para discussões gerais, estratégias, etc.
- Horário social: Happy hours opcionais ou bate-papos de café para socializar.
- 1:1 s: Reuniões individuais regulares de 30 minutos com o gerente.
- Todas as mãos: Videochamadas trimestrais com toda a empresa.
As videochamadas não precisam ser longas, mas devem acontecer de forma consistente. Quanto mais vezes vocês virem os rostos um do outro, mais unidos vocês se sentirão!
Promova a segurança psicológica
Para que uma equipe colabore de forma eficaz, os membros devem se sentir seguros assumindo riscos e expressando opiniões sem medo de constrangimento ou retribuição. Essa segurança psicológica permite que a franqueza flua livremente — um pré-requisito para uma ótima colaboração.
Como líder, há várias maneiras de promover a segurança psicológica em sua equipe remota:
- Deixe claro que não há repercussões em se manifestar. Recompense opiniões corajosas.
- Convide o desafio e a dissidência. Não rejeite as opiniões minoritárias.
- Ouça com atenção. Não interrompa nem reaja defensivamente.
- Peça informações com frequência. Solicite ideias de vozes silenciosas.
- Admita seus erros com frequência. Baixa a guarda.
- Use o vídeo para adicionar calor. As expressões faciais criam empatia.
A segurança psicológica permite que sua equipe compartilhe ideias criativas, feedback crítico e dúvidas sem hesitar. Priorize isso desde o primeiro dia.
Defina seu processo de tomada de decisão
Sem processos definidos, a tomada de decisões pode facilmente se tornar confusa em uma equipe virtual. Para evitar confusão, descreva claramente:
- Quem toma quais decisões: Quais chamadas são feitas pelo líder da equipe versus consenso?
- Como as decisões serão tomadas: Quando é necessário consenso versus voto majoritário versus convocação unilateral?
- Caminhos de escalonamento: Quando um problema é escalado para um nível superior?
- Ciclos de feedback: Como os membros da equipe podem dar sua opinião sobre as decisões?
- Rastreamento de decisões: Como você documentará as principais decisões para maior clareza?
Algumas equipes até criam uma “matriz de atribuição de responsabilidade” — uma matriz RACI — para mapear quem é responsável, responsável, consultado e informado por cada tipo de decisão. Esse nível de clareza melhora drasticamente o alinhamento.
Dê reconhecimento público
O reforço positivo é poderoso para condicionar e moldar os comportamentos desejados. É por isso que o reconhecimento público é um fator crucial para a colaboração. Formas de reconhecer grandes atos colaborativos:
- Parabéns em #general: Quando alguém ajuda um colega de equipe ou tem uma ótima ideia, fale publicamente.
- Destaque os colegas de equipe: Nas sincronizações semanais, destaque as pessoas que realmente se uniram para a equipe.
- Bônus de pares: Permita que os membros da equipe concedam pequenos bônus entre colegas uns aos outros.
- Ginásios: Quando grandes marcos forem atingidos, envie kits de brindes divertidos para comemorar.
- Compensação: Inclua a colaboração em avaliações de desempenho e remuneração.
Nenhum ato de colaboração é pequeno demais para ser reconhecido. Elogiar esses comportamentos de forma consistente fará com que se tornem hábitos.
Pesquise regularmente para obter feedback
Não faça suposições sobre como sua equipe está funcionando. Pesquise-os regularmente para obter feedback concreto. Ótimas perguntas para fazer:
- Estamos colaborando bem no dia a dia? Taxa de 1 a 10.
- Como podemos colaborar de forma mais eficaz?
- Há algum obstáculo para uma colaboração perfeita?
- Nossas normas de comunicação estão funcionando bem?
- Qual é o seu nível de conforto ao expressar ideias e preocupações?
- Até que ponto você se sente alinhado com a missão e as metas da equipe?
- Como posso ser um líder melhor dessa equipe?
O ideal é enviar pesquisas anônimas a cada trimestre. Depois, compartilhe os resultados e tenha uma discussão aberta sobre como sua equipe pode melhorar a colaboração.
Diminua o trabalho manual com ferramentas de IA
Novas ferramentas de IA, como Supernormal estão surgindo e podem reduzir drasticamente o trabalho manual das equipes por meio de notas automatizadas de reuniões, resumos, gerenciamento de tarefas de projetos e muito mais. O uso desses tipos de ferramentas libera as equipes de tarefas repetitivas, permitindo que elas se concentrem em uma colaboração mais estratégica que impulsiona os resultados comerciais.
Invista na formação de equipes virtuais
Não negligencie a formação de equipes só porque você é virtual. Essas atividades ajudam as equipes a se unirem, se divertirem e construírem confiança juntas. Algumas ideias de formação de equipes virtuais:
- Dias de jogo: Organize sessões de jogos virtuais (Jackbox, Skribbl etc.)
- Reuniões temáticas: Vincule temas divertidos às suas videochamadas. Camisas havaianas, mostre e conte, etc.
- Aula de culinária: Contrate um chef para uma aula virtual de culinária.
- Sala de fuga virtual: Organize um evento virtual de escape room.
- Despensa remota: Envie aos membros da equipe uma “despensa remota” mensal de guloseimas.
- Narrativa pessoal: Se revezem para compartilhar uma história pessoal engraçada ou perspicaz.
- Concurso remoto de plano de fundo: Veja quem pode criar o melhor plano de fundo virtual divertido.
Seja criativo ao trazer um pouco de leveza e alegria às interações virtuais da sua equipe. Um pouco de diversão ajuda muito!
Preencher a lacuna cultural
Para equipes distribuídas em diferentes países e culturas, é necessário um esforço extra para preencher as lacunas culturais. Seja proativo com:
- Pesquisa: Saiba mais sobre as normas culturais de colegas de equipe no exterior. Evite suposições.
- Treinamento cultural: Contrate especialistas externos para educar sua equipe.
- Alinhamento do calendário: Acomode diferentes feriados nacionais.
- Política de 24 horas: Reserve 24 horas para que os colegas de equipe globais possam digerir o feedback desafiador antes de discutir.
- Idioma: Forneça tradutores conforme necessário. Não faça com que falantes não fluentes tenham dificuldades.
- Paciência e empatia: Não interprete os erros como desprezos. Suponha uma intenção positiva.
Embora seja desafiador, um pouco de sensibilidade às diferenças culturais pode tornar sua equipe diversificada inclusiva e coesa.
Estabeleça regras básicas claras
Cada equipe precisa de algumas regras básicas para funcionar sem problemas. Revise-os e refine-os com frequência à medida que sua equipe evolui. Algumas boas normas iniciais:
- Assuma uma intenção positiva
- Discordo respeitosamente
- Apareça preparado
- Permaneça no tópico
- Ouça com atenção
- Fale mais alto!
- Ataque problemas, não pessoas
- Comece e termine na hora certa
Ter acordado as regras básicas mantém sua equipe respeitosa, eficiente e produtiva, mesmo em momentos de desacordo. Eles ajudam a definir expectativas claras.
Conclusão
Construir uma equipe virtual altamente colaborativa dá trabalho. Isso exige uma escolha cuidadosa de ferramentas, o estabelecimento de processos, o cultivo de relacionamentos e muito mais. Mas o nível de unidade, coesão e alinhamento que você pode criar virtualmente faz com que o esforço valha a pena.
Use este guia como ponto de partida e, em seguida, adapte as dicas e estratégias às necessidades específicas da sua equipe. Não tenha medo de experimentar, ajustar e ajustar até encontrar a combinação certa. Uma ótima colaboração não acontecerá da noite para o dia, mas ao investir tempo e foco consistentes, ela pode se tornar um dos maiores pontos fortes competitivos da sua equipe.