O conceito de reuniões virtuais (ou videoconferência) remonta ao final do século XIX. Enquanto as pessoas brincavam com a ideia de transmitir imagem e áudio por fio, a ideia não se tornou realidade até o final dos anos 1990, com a introdução da primeira câmera web. Avançando para 2023, isso se tornou a norma na maioria dos ambientes de negócios. Embora a pandemia tenha dado início às reuniões virtuais, muitos profissionais ainda lutam para conduzir sessões produtivas e envolventes.
Neste artigo, discutiremos os desafios dessas reuniões, como se preparar para elas, dicas para conduzi-las de forma eficaz e ferramentas de IA que podem remover a carga cognitiva de estar em uma.
O que é uma reunião virtual?
UM reunião virtual é um tipo de reunião que ocorre por meio de tecnologia, como software de videoconferência ou ferramentas de teleconferência, em vez de presencial. Ele permite que as pessoas participem, independentemente de onde estejam localizadas. No mundo dos negócios, é uma forma flexível e conveniente de conhecer e colaborar com colegas e clientes em todo o mundo. Também deu origem ao conceito de venda virtual, em que a maioria das agências, profissionais de marketing e profissionais de vendas moveram seu processo de vendas on-line.
Há vários benefícios em participar dessas reuniões. Algumas delas incluem a remoção de viagens desnecessárias, a redução de custos nas despesas de viagem e o aprimoramento dos recursos de colaboração.
Quais são os desafios de conduzir reuniões virtuais?
Quando mais pessoas foram forçadas a participar de reuniões virtuais, elas enfrentaram vários desafios. Alguns deles incluem o seguinte:
- Problemas técnicos: Conexão ruim com a Internet, problemas de vídeo ou áudio e dificuldades com compartilhamento de tela ou acesso remoto eram comuns. Sua videoconferência é tão boa quanto sua tecnologia e a qualidade de sua conexão com a Internet.
- Barreiras psicológicas: Muitas pessoas têm dificuldade em formar equipes, estabelecer confiança e ler a linguagem corporal durante essas ligações. Isso faz com que eles se desengajem, levando a níveis mais baixos de produtividade.
- Muitas distrações: Ruídos de fundo, interrupções de animais de estimação ou familiares e outras distrações podem atrapalhar o foco e a produtividade das reuniões virtuais.
- Diferenças de fuso horário: Como o trabalho remoto também abriu caminhos para o trabalho em escala global, as diferenças de fuso horário também foram um problema. Tente coordenar uma reunião com pessoas que moram na Austrália, nos EUA e na Índia simultaneamente — sempre há alguém sacrificando seu tempo pessoal para participar da discussão.
- Armazenamento e segurança das informações: Um relatório recente descobriu que 58% dos indivíduos discuta informações confidenciais em videochamadas. Considerando esse número, muitos profissionais estão preocupados com a segurança das reuniões.
- Falta de foco e participação: Em outro relatório, 61% das pessoas disseram que estavam em mais reuniões devido ao trabalho remoto. E é evidente que quanto mais reuniões você participa, menor é sua produtividade. É difícil manter altos níveis de foco quando você está constantemente em reuniões, o que resulta em baixos níveis de participação.
Como se preparar para uma reunião virtual?
Com as ferramentas disponíveis, a preparação para uma reunião virtual é simples, mas você deve seguir as melhores práticas para aproveitar ao máximo suas sessões. Aqui estão algumas:
1. Forneça instruções claras de união
Com que frequência você tentou entrar em uma reunião do Zoom, mas não tinha a senha? Para evitar esses problemas, explique como e onde participar da reunião. Inclua um link para a reunião e detalhes relevantes, como senhas, agenda e requisitos adicionais.
2. Teste equipamentos de áudio e vídeo
Testar o fone de ouvido e a webcam antes de entrar em uma reunião é sempre uma boa ideia. Cada plataforma de conferência permite que você faça isso — aproveite isso. Verifique o microfone, a câmera e a largura de banda da Internet para evitar perda de tempo.
3. Configure a sala de reunião virtual
Mesmo estando em uma reunião virtual, você ainda precisa cuidar de algumas coisas. Se você participar de muitos reuniões on-line, vale a pena investir em consertar seu plano de fundo e obter uma configuração profissional de câmera e iluminação. Posicione a câmera em um ângulo apropriado para garantir que os participantes possam ver você. Você também pode usar fundos e filtros de vídeo personalizados para aprimorar seu vídeo.
4. Revise a agenda da reunião e prepare-se
Ninguém quer estar em uma reunião em que é o único que não está preparado, então revise a pauta e verifique se você tem tudo pronto antes da reunião. Além disso, não se esqueça de enviar a agenda às pessoas relevantes para que todos estejam na mesma página.
5 dicas para realizar reuniões virtuais eficazes
Embora haja uma nova forma de conduzir reuniões, as dicas para reuniões permanecem as mesmas. Aqui estão algumas que podem ajudar você a realizar reuniões produtivas:
1. Siga a etiqueta de reunião on-line
É essencial que todos tenham a chance de participar da reunião. Silencie o microfone quando não estiver falando, limite os ruídos de fundo e aguarde a sua vez de falar. Além disso, vista-se adequadamente, pois é uma reunião profissional. Você também deve se preparar bem para a reunião e chegar na hora certa regularmente para garantir que a reunião seja encerrada a tempo.
2. Use um quebra-gelo para aquecer a reunião
Usar um quebra-gelo ajuda a criar uma atmosfera amigável para todos os envolvidos. Considere fazer uma pergunta simples sobre o dia ou realizar um “ritual de reunião”, como um jogo, para criar um ambiente envolvente. Isso ajuda as pessoas a relaxar e incentiva a participação ativa.
3. Atribua tarefas antes da reunião
Atribua tarefas com antecedência para que todos conheçam suas responsabilidades e possam se preparar conforme necessário, garantindo que tudo seja concluído a tempo. Também evita confusão sobre quem é responsável por tarefas específicas e cria um senso de responsabilidade.
4. Mantenha a conversa focada
Muitas pessoas tendem a se desvincular simplesmente porque a reunião segue uma tangente diferente. Para evitar isso, tenha uma agenda clara e, como moderador, mantenha o foco nela. Isso impedirá que os participantes saiam da pista e garante que você tenha uma conversa clara e focada.
5. Inclua tarefas de acompanhamento claras
Descreva as próximas etapas com uma lista de itens de ação para cada participante. Isso os ajuda a assumir a responsabilidade por suas tarefas e faz com que eles atinjam os objetivos mais rapidamente. Sem eles, é fácil esquecer ou entender mal o que precisa ser feito.
Dica profissional: Use o tomador de notas do Supernormal para gerar uma lista precisa de itens de ação quando sua reunião terminar.
Software de reunião virtual para conduzir reuniões
Há muitas plataformas de videoconferência que você pode usar para conduzir reuniões. Aqui estão algumas das mais comuns:
1. Google Meet
O Google Meet é uma plataforma de reunião virtual gratuita que permite que equipes virtuais se conectem e colaborem em tempo real. Ele oferece uma experiência de usuário intuitiva, com recursos como compartilhamento de tela, legendas em tempo real e uma opção de plano de fundo virtual.
Além disso, o Google Meet oferece segurança e privacidade de nível corporativo, tornando-o uma opção confiável para empresas de todos os tamanhos. Como faz parte do Google Workspace, você pode agendar uma reunião no Google Agenda.
Saiba mais sobre integrando o Google Meet com o tomador de notas com inteligência artificial da Supernormal.
2. Zoom
O Zoom é uma plataforma popular de reuniões virtuais que combina um conjunto de ferramentas de comunicação em uma oferta chamada Zoom One.
O Zoom Meetings permite que equipes remotas se conectem e colaborem com recursos de videoconferência e áudio de alta qualidade, compartilhamento de tela e gravação. Os usuários também podem colaborar usando quadros brancos e usar a opção de bate-papo para interagir com os membros da equipe.
Saiba mais sobre integrando o Zoom com o tomador de notas com inteligência artificial da Supernormal.
3. Equipes da Microsoft
O Microsoft Teams é um espaço de trabalho baseado em bate-papo no pacote Office 365. Essa plataforma oferece uma variedade de recursos, como chamadas de vídeo e áudio, compartilhamento de tela, armazenamento de arquivos e colaboração em tempo real em documentos. Ele também se integra a outros aplicativos do Microsoft Office, permitindo que os usuários façam a transição entre tarefas e aplicativos sem problemas.
Saiba mais sobre integrando o Microsoft Teams com o tomador de notas com inteligência artificial da Supernormal.
Ferramentas de IA para melhorar as reuniões
Vejamos algumas ferramentas de reunião com inteligência artificial que eliminam a carga cognitiva de agendar reuniões e estar em uma delas:
1. Supernormal
Se você já se esforçou para fazer anotações enquanto prestava atenção durante uma ligação, Supernormal foi feito para você. É uma ferramenta poderosa para simplificar, criar e organizar notas de reunião.
Com o Supernormal, você não precisa mais se preocupar em fazer anotações manualmente durante uma reunião ou se esforçar para relembrar detalhes importantes posteriormente. Seu bot de IA pode entrar automaticamente em suas chamadas e capturar o áudio e o vídeo de suas sessões.
Dependendo do tipo de reunião, ele transcreve sua reunião e cria uma visão geral e uma lista de itens de ação. Se você quiser desenvolver notas específicas para reuniões, escolha entre os vários modelos de reunião e obtenha uma lista de itens de ação com base em como sua reunião está estruturada.
Aqui está um exemplo:
Além disso, você pode compartilhar a transcrição com os participantes da reunião por meio de links ou e-mail, garantindo que todos permaneçam na mesma página. Por fim, o Supernormal facilita a organização e o controle de suas reuniões.
Supernormal - GPT4 Suas reuniões
2. HubSpot
A HubSpot oferece um gerenciamento robusto de relacionamento com o cliente (CRM) projetado para turbinar o processo de vendas para equipes em crescimento. Embora forneça várias ferramentas de engajamento de vendas, como automação de e-mail, rastreamento, modelos e fluxos, para representantes de vendas, ele também permite o uso de um agendador de reuniões gratuito.
Usando este agendador, vendas ou representantes de marketing pode criar um link personalizado de agendamento de reuniões. O link contém datas e horários disponíveis e a marca da sua empresa. Quando um cliente potencial agenda uma ligação, o link da reunião é enviado automaticamente com lembretes.
Saiba mais sobre integrando o CRM da HubSpot com o tomador de notas com inteligência artificial da Supernormal.
3. Miro
O Miro é uma ferramenta de colaboração visual on-line que capacita equipes de todos os tipos a liberar sua criatividade e acelerar a inovação. Você pode usar suas ferramentas de IA para debater e gerar ideias em uma reunião virtual.
Por exemplo, use seu recurso de mapa mental para gerar mais ideias ou perguntas a partir de uma entrada inicial de palavras-chave. Isso acelera o processo e torna as reuniões mais interativas e produtivas.
Ele também se integra a ferramentas como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams para colaborar ao vivo durante as reuniões.
4. Pipedrive
O Pipedrive é uma ferramenta de CRM projetada para atender às necessidades de equipes de vendas de todos os tamanhos. Você pode criar as etapas do seu funil de vendas e importar seus dados de leads para o CRM. Ele também oferece ferramentas de vendas baseadas em IA que ajudam você a identificar oportunidades de fazer uma venda.
Além disso, como cliente pago, você tem acesso ao agendador de reuniões, o que simplifica a agende reuniões virtuais com clientes potenciais ou membros da equipe. Em última análise, ele simplifica o processo de venda ao facilitar a reserva de uma reunião.
Saiba mais sobre integrando o CRM do Pipedrive com o tomador de notas com inteligência artificial da Supernormal.
5. KUDO
O KUDO é uma plataforma de tradução de IA que permite que as pessoas se comuniquem em qualquer idioma em reuniões virtuais. Seu tradutor de fala com inteligência artificial permite colaboração inclusiva em escala internacional. Os usuários podem escolher o idioma que desejam ouvir antes de entrar na reunião, e a integração traduz a fala para os idiomas desejados em tempo real.
Melhore sua produtividade em sua próxima reunião virtual usando Supernormal
As reuniões virtuais se tornaram a norma, pois a pandemia exigiu que o mundo se tornasse remoto ou adotasse um modelo de trabalho híbrido. Embora ofereçam muitos benefícios, é vital garantir que você também esteja preparado para os desafios.
Usar uma ferramenta como o Supernormal pode aumentar sua produtividade e eficiência em reuniões virtuais. É Recursos de anotações com tecnologia de IA elimina a necessidade de capturar notas manualmente. Os participantes podem ouvir ativamente em vez de fazer anotações e dividir sua atenção. Além disso, ele se integra a ferramentas como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, HubSpot e Pipedrive, permitindo que você automatize todo o fluxo de trabalho da reunião.
Você está pronto para aproveitar a IA para reuniões virtuais? Inscreva-se no Supernormal hoje e ganhe 1.000 grátis.