As reuniões virtuais se tornaram comuns, tanto em ambientes de trabalho presenciais quanto em ambientes de trabalho remoto. Hoje, estamos investigando como tornar as reuniões virtuais (sejam elas parte do ambiente de trabalho remoto da sua empresa, uma estratégia para incorporar membros distantes da equipe às reuniões do escritório ou uma forma de capitalizar a eficiência e a retenção de material) mais produtivas.
Vamos entrar. 🤓
Reuniões virtuais cada vez mais comuns
A pandemia da COVID-19 mudou completamente a forma como encaramos as reuniões no local de trabalho e transformou permanentemente a forma como usamos ferramentas como o Zoom e o Google Meet, mesmo depois de muitas empresas terem voltado ao escritório.
As reuniões virtuais, é claro, ainda são comuns em equipes remotas, mas também são usadas para conectar subconjuntos de equipes presenciais no exterior e até mesmo para as habilidades simples de gravação que permitem que os membros da equipe revisem o conteúdo muito tempo depois da reunião.
Principais dicas para uma reunião virtual bem-sucedida
Então, como você pode tornar uma reunião virtual bem-sucedida? ☕️
Esses tipos de reuniões têm o potencial de serem mais produtivos devido à falta de distrações que podem ocorrer em uma reunião física, desde que os participantes tomem medidas apropriadas com antecedência para limitar distrações, interrupções e dificuldades técnicas.
A seguir estão algumas dicas para garantir que suas reuniões virtuais sejam um sucesso:
- Faça uma pauta antes da reunião para que todos saibam o que precisa ser discutido. As reuniões virtuais podem dificultar a avaliação da linguagem corporal, evitar interrupções acidentais e garantir que todos estejam na mesma página. Por isso, é importante definir uma agenda com antecedência para garantir que todos entendam o fluxo e o propósito da reunião.
- Verifique se você tem largura de banda e recursos de compartilhamento de tela suficientes para que todos os participantes possam se ver. Nada é pior do que compartilhar sua tela durante uma reunião importante e receber a notificação de que você deve acessar as Preferências do Sistema, redefinir as configurações do navegador e voltar à reunião. Certifique-se de que tudo isso seja resolvido com antecedência para evitar interrupções incômodas! Além disso, certifique-se de ter largura de banda suficiente para executar vídeos e ver as telas e rostos de todos para evitar contratempos.
- Certifique-se de estar em um local silencioso, onde o ruído de fundo não distraia os outros participantes (e fique em silêncio quando não estiver falando ativamente). Entendemos: se você estiver trabalhando em casa, é provável que haja ruído de fundo de vez em quando, seja seu cachorro, seus filhos ou uma construção próxima. Reduza as interrupções conduzindo reuniões em um local o mais privado possível e mantendo o microfone no mudo quando não estiver falando. Nada é pior do que repetir o feedback!
Como tornar as reuniões virtuais mais produtivas
Resumindo a história? As reuniões virtuais estão se tornando cada vez mais comuns no ambiente de trabalho moderno, presenciais ou não. Agora é muito mais fácil se conectar com colegas de equipe e clientes remotos, mas ainda há muito espaço para melhorias. 📈
As dicas a seguir ajudarão você a tornar suas reuniões virtuais mais produtivas:
- Agende com pelo menos um dia de antecedência. Isso dá aos participantes da reunião tempo para planejar um local silencioso e com Wi-Fi, preparar todos os materiais necessários, garantir que as configurações do navegador estejam corretas, etc... e economiza tempo e frustração a longo prazo.
- Comunique-se com os participantes antes do início da reunião e durante a reunião em si. Você precisará que a câmera de todos esteja ligada? Alguém precisa estar preparado com habilidades de compartilhamento de tela? Comunique essas informações antes a reunião começa para que todos possam ter certeza de que estão participando corretamente e evitar alterações de última hora durante o horário da reunião. Além disso, use ferramentas de comunicação como a função “levantar a mão” para evitar interrupções incômodas devido aos atrasos de alguns segundos na chamada.
- Use ferramentas como o Supernormal para tornar suas reuniões virtuais — e suas posteriores — mais produtivas. Supernormal faz anotações ao vivo durante as reuniões e fornece aos participantes uma transcrição completa e uma gravação posterior. Ele ainda permite capturar e compartilhar novamente os principais destaques e se integra diretamente ao Slack e ao Google. E, como funciona no Google Meet, Zoom, e Microsoft Teams, você pode ter certeza de que funcionará para sua equipe, grande ou pequena. Diga adeus aos e-mails de ida e volta após as reuniões perguntando “O que decidimos sobre _?” ou “Quais são minhas principais prioridades para este projeto, de novo?” (Psst... Você pode experimentá-lo gratuitamente aqui.)
O resultado final?
As reuniões virtuais vieram para ficar. Portanto, garantir que você e sua equipe saibam como abordá-las da maneira correta é essencial para a produtividade, a colaboração e a eficiência no local de trabalho.
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