Reuniões de brainstorming são comuns em todos os locais de trabalho. Se você está apresentando ideias para um novo recurso ou sua próxima campanha de marketing, essas reuniões funcionam como uma porta de entrada para a criatividade dos trabalhadores. Mas muitas equipes lutam para conduzi-las de forma eficaz, o que leva a conversas improdutivas e desfocadas. Para ajudar, neste artigo, analisaremos os conceitos básicos de uma reunião de brainstorming, como estruturá-la, dicas para executá-la com sucesso e ferramentas para garantir que o brainstorming não seja um fracasso.
O propósito de uma reunião de brainstorming
Uma reunião de brainstorming é dedicada à geração de ideias. Isso exige uma agenda de reuniões clara, participação ativa dos participantes e foco na coleta de ideias sem julgamento. É um espaço criativo para trocar ideias que podem resultar em um momento de luz. Embora as sessões de brainstorming em grupo sejam mais comuns, você também pode fazer isso sozinho. Alex Osborn, executivo de publicidade, introduziu o conceito para resolver problemas criativos no trabalho. Em indústrias criativas, como a publicidade, é comum ter reuniões regulares para desenvolver ideias. Mas muitas pessoas hesitam em expressar suas ideias por medo de julgamento ou falta de confiança. O brainstorming foi introduzido para superar esse problema — não importa o quão louca seja sua ideia, ela merece ser ouvida. Osborn resume sua posição sobre esse assunto quando diz: “É mais fácil atenuar uma ideia maluca do que pensar em uma nova”.
Mas havia muitas desvantagens em seu método. Uma foi a falta de preparação antes dessas reuniões; outra foi a falta de ferramentas/exercícios de brainstorming para gerar ideias. As práticas modernas de brainstorming evoluíram para preencher essa lacuna; vamos ver como elas fizeram isso.
Como estruturar uma reunião de brainstorming eficaz
Etapa 1: Defina uma meta e uma agenda claras para o brainstorm
Defina primeiro o propósito da sua reunião. Um relatório da SurveyMonkey descobriu que 54% dos trabalhadores diga que ter uma agenda resultaria em uma reunião melhor. Sem um plano, você terá uma sessão improdutiva. Crie uma agenda com uma meta e um objetivo claros e compartilhe-a com os participantes da reunião com antecedência. Isso os ajudará a se preparar e até mesmo oferecer sugestões de melhoria. Você pode usar um modelo de pauta de reunião para simplificar esse processo.
Um exemplo de modelo de pauta de reunião
Etapa 2: Convide as pessoas certas para a sessão
Muitas vezes, as pessoas ficam presas em uma reunião que consideram inútil e irrelevante. É por isso que é fundamental convidar membros da equipe que tenham contribuições reais a oferecer. Por exemplo, se você estiver conduzindo uma sessão de brainstorming criativo para escrever um texto publicitário, deixe a reunião para a equipe de redatores e não convide designers. É melhor limitar também o número de pessoas que você convida. Entre quatro a sete pessoas é ideal, pois oferece espaço suficiente para perspectivas diversas e, ao mesmo tempo, garante a participação ativa de cada indivíduo. Além disso, escolha o facilitador certo para conduzir essas reuniões. Embora possa parecer que o chefe da equipe geralmente é a escolha certa, ela pode ser diferente dependendo da natureza do tópico, então designe alguém que saiba o que é necessário e possa identificar ideias que não são adequadas.
Etapa 3: escolha o local e as ferramentas certas
Você pode ter uma sala de reuniões dedicada no trabalho ou estar acostumado a preparando uma reunião virtual para essas sessões, mas nosso cérebro adora coisas novas, então agite as coisas ocasionalmente ou escolha um novo local. Por exemplo, saia e faça um brainstorming em um parque em vez de fazer uma reunião no escritório. Ou, se isso não for possível, adicione um elemento interativo às suas reuniões virtuais — qualquer coisa que inicie e facilite o processo de criação de ideias.
Etapa 4: Estabeleça regras básicas para se manter no tópico
Estabeleça expectativas de comportamento, participação e tomada de decisões para que ninguém se sinta excluído. Por exemplo, em vez de votar imediatamente contra uma ideia, junte as ideias primeiro e depois conduza um processo de votação justo. Além disso, incentive a escuta ativa, o respeito por todas as ideias e feedback construtivo durante a votação. Permita que as pessoas expressem por que acham que algo funciona ou não, pois isso também orientará ideias futuras.
Etapa 5: escolha uma técnica de brainstorming
Existem vários métodos de brainstorming para obter as ideias mais inovadoras de seus participantes. Aqui estão alguns dos mais populares:
- Escrita cerebral: Escreva três ideias e passe-as para a próxima pessoa que se basear nessa ideia. Discuta os conceitos finais depois que todos terminarem.
- Ideação rápida: Todo mundo escreve o máximo de ideias possível em um limite de tempo definido. Em seguida, a equipe discute as ideias e avalia seu mérito.
- Mapeamento mental: A equipe escreve uma ideia e depois começa a desenvolvê-la. Pode incluir várias tangentes, e os galhos precisam de frases-chave curtas para facilitar a conexão dos pontos.
Etapa 6: categorizar e priorizar ideias
Depois de ter todas as ideias em um só lugar, categorize-as com base em parâmetros diferentes. Isso pode ser a viabilidade, o cronograma exigido, os materiais necessários ou qualquer coisa atual. Quando você faz isso, fica mais fácil escolher ideias que se encaixem no tópico e acompanhá-las. Você pode então usar um processo de votação justo no final da reunião e escolher a próxima grande ideia. Isso permite que todos compartilhem perspectivas diferentes e escolham uma ideia por unanimidade.
Ferramentas gratuitas para facilitar o brainstorming
Atualmente, várias ferramentas gratuitas estão disponíveis no mercado para tornar suas sessões de brainstorming mais produtivas, eficientes e envolventes. Aqui estão nossas principais opções para ajudar você a fazer isso:
1. Supernormal para fazer anotações
Supernormal é especialmente para você, se você é um tomador de notas dedicado às reuniões. Use Supernormal para agilizar o processo de anotações e mude seu foco para a reunião em vez de escrever.
Supernormal - GPT3 Suas reuniões
Com o Supernormal, você pode obter automaticamente notas escritas por IA para cada reunião, completas com um resumo, itens de ação e uma transcrição. Você também pode optar por gravar a sessão de brainstorming.
Um exemplo de lista de itens de ação gerados pelo Supernormal
A ferramenta captura tudo automaticamente você precisa, deixando espaço cerebral para gerar ideias criativas, não regurgitar o que está sendo dito. Além disso, você pode compartilhar facilmente essas notas de reunião com os membros da sua equipe para que eles possam opinar.
2. Miro para quadro branco
O Miro é uma poderosa plataforma de colaboração visual que permite o trabalho em equipe em tempo real, independentemente da localização. Com uma tela infinita, você obtém uma interface flexível e intuitiva, perfeita para sessões de brainstorming. A plataforma permite que as equipes visualizem e organizem suas ideias enquanto colaboram perfeitamente em tempo real.
Modelo de brainstorming de Miro
3. Lucidchart para fluxogramas
As equipes de produto geralmente precisam de um software de diagramação para colocar suas ideias no papel. Mas para equipes virtuais, a ferramenta baseada em nuvem do Lucidchart é uma excelente opção. Ele tem vários modelos que simplificam a visualização dessas ideias e a realização de alterações em tempo real. A interface de arrastar e soltar é intuitiva e os usuários podem criar ou modificar rapidamente os diagramas. Isso acelera o processo de brainstorming e leva a reuniões mais produtivas.
Interface de fluxograma do Lucidchat
Modelo de reunião do Google Docs
4. ChatGPT para geração de ideias
O ChatGPT é um modelo de linguagem que vasculha a Internet e gera texto com base nos dados treinados. Use-o fornecendo uma solicitação ou pergunta específica, dependendo do tópico, e ele fornecerá uma lista de sugestões. Como ele pode iniciar uma conversa de ida e volta, ele pode iterar a saída para ser mais refinada com base no seu feedback. É excelente para debater ideias inovadoras e conduzir pesquisas básicas.
Um exemplo de como você pode debater ideias criativas com o ChatGPT
5. Google Meet para videoconferência
O Google Meet é uma plataforma de videochamada e reunião para equipes remotas que realizam reuniões virtuais. Com sua interface fácil de usar e recursos de comunicação seguros, ele permite que as equipes se conectem e colaborem em ideias, não importa onde estejam localizadas. É ideal para sessões de brainstorming, pois pode ser integrado a várias ferramentas de anotações, quadros brancos e redação. Você pode organizar reuniões, compartilhar telas e colaborar, imitando uma sessão de brainstorming presencial.
Dica: Integre Supernormal com o Google Meet gratuitamente e capture informações críticas de suas sessões sem levantar um dedo.
Interface do Google Meet
Dicas para realizar reuniões de brainstorming bem-sucedidas
Se você está tendo dificuldades para garantir que essas reuniões sejam eficazes para todos os envolvidos, experimente estas dicas para reestruturá-las:
Use a abordagem “Sim e...”
Quando você usa essa abordagem, ela faz com que o indivíduo expanda a ideia ou discuta sua relevância. Também é excelente para manter a conversa em andamento, essencial para o engajamento. Tom Reed, diretor de excelência operacional da Oldcastle BuildingEnvelope, diz: “Tente se comunicar com essas duas palavras para continue fazendo um brainstorming, seguindo em frente e engajando seus funcionários. Isso mostra que você quer ouvir mais deles e aumenta o engajamento.”
Deixe as noções preconcebidas fora da reunião
Quando você estiver prestes a iniciar uma sessão de brainstorming, deixe as noções preconcebidas na porta. Você quer dar à sua equipe a liberdade de ser criativa sem limitar suas ideias. Ele permite que os membros da equipe sejam francos e compartilhem ideias sem medo de parecerem estranhos.
Incline-se no silêncio quando precisar
Steven Rogelberg, autor de “The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance”, sugere usando o silêncio para melhorar o processo criativo. É propício para introvertidos que processam as coisas silenciosamente, mas também tende a melhorar a qualidade das ideias porque ninguém as filtra de antemão.
Comece a fazer um brainstorming antes da reunião
Jon Dwoskin, um coach de negócios, recomenda construir um cultura de preparação para reuniões. Isso envolve o envio de um e-mail com a agenda para que as pessoas empreguem o pensamento estratégico antes da reunião. Isso os ajuda a desenvolver novas ideias ou realizar pesquisas com antecedência para apoiar seu raciocínio.
Organize suas anotações de reunião adequadamente
Você não quer estar em uma posição em que esteja tentando rastrear sua decisão e não saiba como chegou a ela. É por isso que é melhor capturar e organizar suas anotações de reunião adequadamente para que tudo esteja em um só lugar. Isso simplifica a atribuição de itens de ação e oferece aos membros da equipe o contexto necessário por trás desses itens. Felizmente, você pode usar Supernormal para automatizar esse processo—e remova o esforço inicial de sua parte.
Torne suas reuniões de brainstorming acionáveis com Supernormal
As reuniões de brainstorming são uma excelente forma de gerar ideias, resolver problemas e tomar decisões. Mas eles só funcionam quando você os estrutura da maneira correta, tem uma agenda clara para garantir que os participantes não se desviem do assunto e estabelece regras básicas claras para garantir a inclusão.
Com o Supernormal, todos podem participar da reunião sem se preocupar em fazer anotações e colaborar nas anotações após o término da reunião.
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