Aproveite a IA para reuniões de treinamento eficazes

O desenvolvimento profissional é mais importante do que nunca, especialmente para funcionários da geração Y e da geração Z que buscam avançar em suas carreiras. Mas um estudo da Oracle descobriu que 85% dos funcionários estão insatisfeitos com o apoio que recebem das empresas. Trinta e quatro por cento dos entrevistados querem mais oportunidades de aprendizado e desenvolvimento. Neste artigo, exploraremos o valor das reuniões de treinamento e como criar um programa de treinamento eficaz. Também veremos como as organizações aproveitam a inteligência artificial para aprimorar as sessões de treinamento.

Qual é o propósito de uma reunião de treinamento?

Uma reunião de treinamento é uma oportunidade de desenvolver habilidades e conhecimentos essenciais para uma função específica. Durante essas reuniões, um facilitador apresenta informações e orienta os participantes por meio de exercícios de treinamento. As reuniões de treinamento podem ocorrer em vários contextos, incluindo:

• Individual ou reuniões individuais

• Reuniões de equipe

• Treinamento em toda a empresa

• Palestrantes convidados

• Treinamento voltado para clientes ou clientes

As sessões de treinamento beneficiam tanto os funcionários quanto seus empregadores. Eles melhoram o desempenho dos funcionários desenvolvendo novas habilidades e essas sessões podem ser uma oportunidade para a formação de equipes. Com reuniões de treinamento eficazes, as empresas aprimoram a colaboração e promovem uma cultura de melhoria contínua.

5 tipos de reuniões de treinamento

Os eventos de treinamento ocorrem de diferentes formas, dependendo das necessidades de uma organização. Aqui estão cinco tipos comuns de reuniões de treinamento e os benefícios que elas oferecem aos participantes.

1. Integração: As empresas usam reuniões de integração para treinar novos funcionários. Essas sessões apresentam novas contratações à organização, sua cultura e responsabilidades profissionais.
2. Treinamento de habilidades: Essas sessões se concentram na construção de habilidades específicas necessárias para uma posição. Isso pode incluir habilidades técnicas, como aprender novos softwares. O treinamento também pode se concentrar em habilidades sociais, como habilidades de apresentação.
3. Treinamento de conformidade: Essas reuniões garantem que os funcionários cumpram as políticas, leis e regulamentos. O treinamento de conformidade pode incluir treinamento anti-assédio, segurança de dados ou programas de diversidade e inclusão.
4. Treinamento de liderança: Aqui, as empresas se desenvolvem habilidades gerenciais para os principais líderes ou aqueles em posições de supervisão. Isso pode incluir comunicação, delegação ou resolução de conflitos.
5. Treinamento sobre produtos ou serviços: Esses treinamentos educam funcionários ou clientes sobre os produtos ou serviços da organização. Eles abrangem recursos, benefícios, casos de uso, nuances e suporte ao cliente. Eles também são úteis na introdução de um novo produto.

Como criar uma sessão de treinamento eficaz

Você já participou de uma reunião de treinamento que considerou desnecessária? Reuniões de treinamento ineficazes frustram os funcionários, reduzem o moral e desperdiçam recursos.

“As reuniões são uma das raras atividades no trabalho que realmente podemos custar” fala Steven Rogelberg—Ph.D., professor e diretor de ciência organizacional na Universidade da Carolina do Norte em Charlotte.

Em um episódio recente do podcast WorkWell da Deloitte, Rogelberg enfatiza a compreensão do impacto financeiro de uma reunião: “Podemos analisar o tempo pelos salários e dizer que essa reunião custa muito dinheiro. Então, eu gosto de pensar nisso como 'qual é o retorno desse investimento'”.

Aqui estão três etapas para criar uma reunião de treinamento produtiva que ressoe com seu público.

1. Planeje com antecedência

Ao planejar uma sessão de treinamento, o planejamento adequado é essencial. Desde 65% do tempo dos trabalhadores agora é gasto em reuniões de áudio ou vídeo, certifique-se de considerar o contexto da reunião. Isso será ao vivo ou remoto?

• Estabeleça objetivos claros: Defina claramente o propósito da reunião e o resultado que você deseja alcançar. Certifique-se de entender seu público e seus objetivos.

• Desenvolva uma agenda de reuniões: Crie um cronograma detalhado descrevendo os tópicos, a sequência de atividades e o cronograma.

• Prepare materiais e atividades: Determine as atividades que você incluirá, como dramatização, estudos de caso, questionários ou discussões em grupo. Certifique-se de introduzir atividades diferentes para atender a vários estilos de aprendizagem.

• Use recursos visuais: Inclua slides, vídeos, gráficos e outros recursos visuais para ajudar os participantes a entender os conceitos.

2. Facilite o treinamento

Liderar uma reunião de treinamento pode ser um desafio. Os facilitadores precisam apresentar o material enquanto o ajustam para atender às necessidades dos participantes.

“As melhores reuniões têm um líder responsável por garantir que a experiência esteja evoluindo [e] fazendo as perguntas certas, [para] que ela não ocorra pela tangente”, diz Rogelberg. “As melhores reuniões têm um líder engajado [que garante] que as pessoas possam se dedicar plenamente a essa reunião e saber que podem ter conflitos.”

Aqui estão algumas dicas para conduzir uma sessão de treinamento.

• Defina o tom: Comece a reunião definindo expectativas e compartilhando os objetivos do treinamento e a agenda da reunião. Os facilitadores devem incentivar os participantes a fazer perguntas e participar.

• Seja claro e conciso: Use uma linguagem direta para explicar conceitos técnicos. Evite usar jargões ou acrônimos que possam não ser familiares aos participantes.

• Ofereça oportunidades de participação: Reserve um tempo para perguntar se os participantes têm dúvidas. Considere usar uma ferramenta de perguntas anônimas para ajudar a incentivar a participação de todos os funcionários.

• Pausas integradas: Até os participantes mais ansiosos precisam de pausas. UM estudo recente O Human Factor Lab da Microsoft descobriu que os funcionários sentem fadiga após 30 a 40 minutos de concentração.

• Resuma os pontos críticos: Encerre a reunião analisando as principais conclusões. Forneça aos participantes recursos para referência futura ou oportunidades de continuar aprendendo.

3. Acompanhamento e feedback

Após a sessão, entre em contato com os participantes para avaliação do treinamento. Crie uma pesquisa anônima para incentivar os participantes a fornecer feedback. Você também pode fornecer materiais de treinamento adicionais ou fazer perguntas adicionais.

Como aproveitar a IA e o ChatGPT para reuniões de treinamento eficazes

A IA generativa é um tipo de inteligência artificial. Ele se baseia no aprendizado de máquina e no processamento de linguagem natural. Exemplos de IA generativa incluem ChatGPT e geradores de imagens. Esses sistemas geram conteúdo que se assemelha ao conteúdo criado por humanos.

Os instrutores podem criar reuniões mais eficazes adicionando plataformas de IA aos seus kits de ferramentas. Aqui estão algumas maneiras pelas quais as ferramentas de IA podem ser úteis para reuniões de treinamento:

• Aumente a eficiência: A IA automatiza elementos do processo de treinamento, como o agendamento ou o envio de pesquisas após a reunião.

• Melhore o engajamento dos funcionários: Ao incorporar ferramentas baseadas em IA durante o treinamento, os facilitadores criam uma experiência mais personalizada e interativa.

• Melhore a acessibilidade: Com a IA, os facilitadores garantem que o treinamento seja mais acessível a indivíduos com diferentes preferências, necessidades e habilidades de aprendizagem.

5 exemplos de uso da IA para reuniões de treinamento

Se você realiza treinamento virtualmente ou pessoalmente, as ferramentas de IA otimizam a experiência. Aqui estão cinco maneiras pelas quais os instrutores podem usar plataformas de IA para aprimorar futuras reuniões de treinamento.

1. Anotações: Ferramentas de anotações com tecnologia de inteligência artificial, como Supernormal—gravar e transcrever reuniões, resumir discussões e gerar itens de ação. Isso ajuda os participantes a permanecerem engajados e fornece um recurso ao qual eles podem consultar após o treinamento.
2. Programação e lembretes automatizados: As ferramentas de IA podem automatizar tarefas administrativas, incluindo agendamento e lembretes de reuniões. Isso permite que os facilitadores se concentrem em oferecer sessões de treinamento de alta qualidade.
3. Criação de conteúdo: Os facilitadores usam plataformas de IA para gerar conteúdo para reuniões de treinamento. Isso inclui apresentações, recursos visuais, modelos ou roteiros para exercícios de RPG.
4. IA conversacional: Os facilitadores usam chatbots para criar simulações reais para ajudar os participantes a praticar suas habilidades. Ao mesmo tempo, essas ferramentas podem funcionar como um recurso adicional para responder perguntas durante reuniões.
5. Avaliação e feedback: Com a IA, os treinadores testam o conhecimento e analisam os resultados em tempo real. Isso ajuda os treinadores a identificar áreas de melhoria e adaptar a sessão para atender às necessidades dos participantes. Os facilitadores também podem usar plataformas de IA para enviar pesquisas e analisar feedback.

Leve suas reuniões de treinamento para o próximo nível com Supernormal

Reuniões de treinamento eficazes melhoram o desempenho dos funcionários e criam uma cultura de aprendizagem ao longo da vida. E com ferramentas baseadas em IA, como o Supernormal, você torna as reuniões de treinamento da empresa ainda mais produtivas.

Supernormal usa IA para capturar e transcrever reuniões. Ao eliminar a necessidade de fazer anotações, os participantes podem se engajar mais. Após uma sessão de treinamento, o Supernormal gerará automaticamente itens de ação e principais conclusões. E o Supernormal se integra a plataformas populares de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM), facilitando o compartilhamento de sessões com colegas.

Inscreva-se hoje para ver como o Supernormal ajuda você a realizar reuniões mais eficazes.