Então, você trabalha em casa. Sua vida profissional gira em torno dos pings constantes do Slack e do Gmail. Você está muito contente, mas uma coisa te incomoda: você tem dificuldade em se sentir conectado à organização para a qual trabalha. Você não está sozinho — um em cada três funcionários diz que sente desconectado de seus líderes. Essa falta de conexão resulta em baixa produtividade, baixa moral e, você adivinhou, maior rotatividade. Participe de reuniões individuais.
As reuniões individuais estabelecem um relacionamento mais forte entre dois colegas de equipe remotos, permitem que eles se atualizem sobre o trabalho um do outro e criem camaradagem. Mas pode ser difícil manter uma conversa produtiva e envolvente se você não planeja isso. Neste artigo, exploraremos o que são reuniões individuais, como ter reuniões individuais eficazes e ferramentas de IA para ajudar você a aproveitar ao máximo suas reuniões individuais.
O que são reuniões individuais?
Um a um reuniões, ou reuniões individuais, são reuniões entre duas pessoas em uma organização, normalmente um gerente e um subordinado direto, para discutir suas tarefas atuais, seu progresso e possíveis problemas. Uma conversa individual pode ser sobre:
- Treinar os membros da equipe para desenvolver uma mentalidade de crescimento
- Obter feedback sobre performances e projetos
- Debatendo ideias para projetos futuros
- Explorando oportunidades de desenvolvimento de carreira
- Identificar desafios e oportunidades que o membro da equipe está enfrentando
- Obter atualizações de status das tarefas atuais
- Dar feedback sobre a avaliação de desempenho
- Discutindo metas de carreira
- Resolvendo obstáculos ou problemas
Qual é o propósito das reuniões individuais?
As reuniões individuais são as reuniões mais valiosas nos calendários de todos. Eles constroem relacionamentos mais fortes, melhoram a transparência e a comunicação e ajudam liderança corrija os problemas antes que eles se tornem incontroláveis.
Pesquisas sugerem que funcionários de todos os níveis consideram o uso individual útil, especialmente aqueles nos níveis de CEO e diretor. As reuniões individuais oferecem um espaço seguro para os subordinados diretos expressarem suas preocupações e para os gerentes fornecerem e receberem feedback construtivo. Os sistemas abertos de feedback criam segurança psicológica e confiança, pois as pessoas podem avaliar seu desempenho em um ambiente sem julgamentos.
As reuniões individuais também têm um efeito organizacional — gerentes com reuniões individuais são 1,5 vezes mais provável para manter sua equipe. A retenção de funcionários diminui os custos de rotatividade e elimina a perda de conhecimento institucional. No geral, as reuniões individuais criam um ambiente em que os funcionários se sentem mais apoiados e podem construir relacionamentos mais fortes com seus gerentes.
Habilidades necessárias para reuniões individuais eficazes
Realizada de forma produtiva, uma reunião individual pode beneficiar ambas as partes. Realizada sem planejamento, no entanto, ela pode criar mais problemas do que resolver. Aqui estão quatro habilidades necessárias para uma eficácia encontros.
Escuta ativa
A escuta ativa é a capacidade de se envolver totalmente com o que alguém está dizendo e entender seus pensamentos. É uma habilidade importante para os gerentes: mostra que você está ouvindo seus subordinados diretos e interessado em entendê-los melhor. Por exemplo, você pode usar a escuta ativa para responder com uma pergunta como “Você poderia me falar mais sobre isso?” Use ferramentas como aplicativos de anotações para garantir que você não perca pontos importantes.
Empatia
A empatia envolve entender e compartilhar os sentimentos de outra pessoa. Mostra a seus subordinados diretos que você se preocupa com o trabalho, as dificuldades e os sucessos deles. Valide os sentimentos deles e mostre seu interesse — não ignore nenhuma preocupação que eles possam ter.
Habilidades de resolução de problemas
Identificar as causas dos problemas e sugerir medidas proativas para resolvê-los é uma habilidade crucial para os gerentes. Essas habilidades garantem uma experiência individual produtiva e resolvem quaisquer problemas que possam surgir. Entre na reunião preparado para oferecer soluções, não apenas discutir o problema. Discuta possíveis cursos de ação com o membro da sua equipe e trabalhe em conjunto para encontrar uma solução.
Mente aberta
Estar aberto a diferentes ideias e perspectivas dos membros da sua equipe cria uma reunião individual produtiva. Incentive os membros da sua equipe a falar abertamente e não tenha medo de desafiar o status quo ou adotar novas perspectivas. Uma atitude de mente aberta permite que surjam mais colaboração e criatividade.
Como ter reuniões individuais envolventes
Seja você um gerente ou um subordinado direto convocando a reunião, você precisa estar preparado. Aqui está um passo a passo sobre o que você pode fazer antes, durante e depois da reunião.
Antes da reunião
A preparação para a reunião é tão importante quanto a reunião em si. Veja o que você pode fazer para garantir que esteja preparado:
Defina uma pauta de reunião
Defina uma pauta de reunião para estruturar a conversa e garantir que você cubra todos os tópicos. Destaque todos os itens da agenda que você queira discutir e quaisquer perguntas que tenha. Não se restrinja a uma agenda rígida — embora alguns pontos de discussão sejam importantes, faça perguntas abertas para deixar a conversa fluir naturalmente.
Agende a reunião
Agende a reunião com base na frequência com que você quer conversar individualmente com o membro da sua equipe: uma vez, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Discutir metas semanalmente é uma boa ideia — as equipes são três vezes mais provávelPara se sentir confiante em bater neles, se o fizer.
Além disso, defina a duração da reunião. 15 minutos, 30 minutos ou uma hora? Pesquisas sugerem que 30 minutos é a duração mais comum para 1:1 s. Isso dá tempo suficiente para definir metas, discutir o progresso e fornecer feedback. Depois de saber a duração de sua reunião preferida, defina uma reunião recorrente com o Zoom, o Microsoft Teams ou o Google Meet.
Durante a reunião
Depois de definir sua reunião, é hora de começar imediatamente. Veja como garantir que a conversa flua sem problemas:
Crie um espaço seguro
Certifique-se de que os participantes se sintam à vontade. Reconheça quaisquer sentimentos que surjam e ouça com atenção para que eles não se sintam julgados ou ignorados. Permita que eles falem de forma aberta, honesta e sem medo de repercussões.
Facilite a conversa
Comece com uma pequena conversa usando quebra-gelos. Pergunte sobre o fim de semana, a família, os hobbies ou qualquer coisa relacionada à vida pessoal. Isso afasta a conversa do trabalho e cria um ambiente descontraído. Isso será útil se você estiver prestes a ter uma conversa difícil.
Elimine distrações
Concentrar-se na reunião é fundamental para garantir que a outra parte se sinta ouvida e compreendida. Encontre um espaço confortável e sem distrações para seu 1:1. Informe aos membros da sua equipe que você se concentrará neles e não se distrairá com e-mails ou outras tarefas. Se você não puder se encontrar pessoalmente, use o Zoom ou o Google Meet para obter total atenção e engajamento.
Check-in em andamento
Quando todos estiverem confortáveis, discuta os projetos e metas atuais. Peça ao membro da equipe que forneça uma breve atualização sobre todas as tarefas em andamento. Fale sobre expectativas, prazos ou qualquer outra coisa que precise de atenção.
Seja pessoal
Se você é gerente, pergunte ao seu subordinado direto sobre suas metas pessoais e profissionais. Isso ajuda a definir o tom para conversas significativas sobre o progresso. Se você é subordinado direto, também pode fazer perguntas ao seu gerente sobre sua experiência e carreira para conhecê-lo melhor.
Concentre-se na linguagem corporal
Preste atenção extra às dicas não verbais da outra parte: expressões faciais, gestos e tom de voz. Anote essas informações, positivas ou negativas, para entender melhor como o membro da equipe se sente em relação à conversa. Isso lhe dará uma ideia do engajamento deles e se algum tópico os deixa desconfortáveis ou ansiosos.
Crie itens de ação
Estabeleça prazos para tarefas e metas que você precisa realizar após a reunião. Ter algo tangível em que trabalhar mantém todos responsáveis e motivados.
Depois da reunião
Quando a conversa terminar, documente seus itens de ação e seu progresso em um espaço de trabalho compartilhado.
Acompanhamento
Acompanhe todos os itens de ação que você discutiu durante a reunião individual. Certifique-se de que todas as tarefas sejam concluídas antes da próxima reunião. Se precisarem de ajuda, forneça apoio e orientação.
Peça feedback
Faça perguntas aos membros da equipe sobre a experiência deles e permita que eles façam críticas construtivas. Isso ajuda você a entender o que funciona e o que pode ser melhorado na próxima reunião individual.
Lista de verificação individual da agenda da reunião e tópicos de discussão
Pode parecer assustador criar uma pauta de reuniões individuais, mas não precisa ser assim. Aqui está um modelo de pauta de reunião que você deve seguir:
Antes da reunião:
- Defina um horário e uma duração para suas reuniões individuais
- Escolha uma plataforma como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet
Durante a reunião:
- Crie um espaço seguro onde todos possam ser honestos
- Facilite a conversa com conversas fiadas ou quebra-gelos
- Elimine as distrações para manter o foco
- Verifique o progresso e defina as expectativas
- Seja pessoal para criar confiança
- Crie itens acionáveis com prazos alcançáveis
Depois da reunião:
Documente itens de ação em um espaço de trabalho compartilhado, como Asana ou Trello
- Acompanhe todas as etapas acionáveis discutidas durante a reunião individual
- Faça o check-in pelo menos uma vez por semana
- Peça feedback para entender o que funciona e o que precisa ser melhorado
Aproveite ao máximo suas reuniões individuais com esta lista de verificação. Em seguida, considere estes tópicos para discutir em sua próxima reunião individual:
- Como podemos maximizar a produtividade da nossa equipe?
- Quais desafios você está enfrentando e como posso ajudar?
- Quais metas foram alcançadas desde a última reunião?
- Quais novas metas profissionais você deseja definir para si mesmo?
- Você tem algum feedback ou ideia para compartilhar?
- O que você precisa de mim?
- Há algum recurso que eu possa fornecer para ajudar em suas tarefas?
- Quais sucessos foram alcançados desde a última reunião?
- Como seus colegas contribuem para seu sucesso?
4 ferramentas de IA para reuniões individuais eficazes
Você pode seguir o caminho tradicional e fazer anotações manualmente, mas por que não usar ferramentas baseadas em IA para agilizar suas reuniões individuais? Aqui estão quatro ferramentas de IA que podem facilitar sua experiência individual.
Supernormal
Supernormal é uma ferramenta de transcrição de IA que transforma reuniões individuais, chamadas de vendas e demonstrações de produtos em texto e áudio pesquisáveis. Isso permite que você se concentre na reunião em vez de desviar sua atenção para fazer anotações para atas da reunião. A atenção total com Supernormal garante que você tenha um diálogo mais produtivo e significativo com sua equipe.
Principais características:
- As integrações com Slack, Google, Microsoft Teams, Zoom e outros aplicativos corporativos permitem que você aproveite ao máximo suas reuniões
- Transcrições em vários idiomas, incluindo espanhol, alemão e português
- Compartilhe notas facilmente com qualquer pessoa na conversa
Prós:
- O assistente com inteligência artificial (chamado Norm) captura as principais conclusões e notas de reuniões
- Compartilhe links com qualquer pessoa na conversa
- Sincronização perfeita com qualquer ferramenta de RH
Preços:
O plano Starter é gratuito para usuários do Google Meet e inclui 20 reuniões por mês. O plano Pro começa em $13 por mês.
Pequenas melhorias
Small Improvements é um feedback e gerenciamento de desempenho ferramenta que facilita o acompanhamento do progresso, a medição dos resultados e a realização de reuniões individuais significativas. Ele se integra às ferramentas de colaboração e oferece pesquisas de pulso para medir a experiência e a satisfação dos funcionários. Um portal de autoatendimento também permite que os funcionários forneçam ou solicitem feedback.
Características:
- Talking Points ajuda você a planejar a agenda com antecedência
- Registre itens de ação para prestar contas e destacar as próximas etapas
- Os modelos de reunião oferecem agendas de reuniões predefinidas
Prós:
- Painel que oferece uma visão geral de todos os eventos individuais que acontecem na organização
- Configurável para atender às necessidades da organização
- Integrações com aplicativos como Okta, Slack e Google Apps
Contras:
- Adequado apenas para comunicação em nível corporativo
- Não é muito intuitivo ou fácil de usar
Preços:
O Performance Starter Pack começa em $5 por usuário mensalmente, e o Feedback and Performance Suite começa em $7 por usuário mensalmente.
Slite
O Slite é uma plataforma moderna de compartilhamento de conhecimento que organiza reuniões individuais e de equipe em um repositório facilmente pesquisável e compartilhável. Ele permite que as equipes criem documentos de agenda, registrem notas, atribuam tarefas e acompanhem o progresso em um local central. O editor inclui centenas de integrações, esboços, explicações em vídeo e tabelas avançadas.
Principais características:
- Modelos prontos para usar para começar rapidamente com reuniões
- Personalize as notas da reunião com destaques e blocos de dicas para manter as conversas organizadas
- Classifique documentos por canais e tags para facilitar a navegação
Prós:
- Integrações com ferramentas de colaboração populares, como Slack, Dropbox e Google Drive
- Recursos de pesquisa fáceis para encontrar rapidamente os documentos de que você precisa
- Compartilhe agendas e ideias com antecedência em documentos agendados
Contras:
- Atraso durante a edição colaborativa
- Não tem API aberta, resultando em integração limitada
Preços:
Plano gratuito disponível. O plano padrão começa em $10 por usuário mensalmente, e o plano Premium começa em $15 por usuário mensalmente.
Taskade
O Taskade é uma ferramenta de produtividade baseada em IA que permite que as equipes criem listas de verificação, fluxos de trabalho e esboços. Ele permite a colaboração em equipe, permitindo que você organize e visualize notas, tarefas e projetos a partir de várias visualizações. O Taskade também tem um assistente de bate-papo que simplifica reuniões individuais e de equipe.
Principais características:
- Notas e documentos estruturados para uma melhor organização de reuniões
- Mapas mentais para transformar pensamentos em itens de ação
- Chat de vídeo integrado para capacitar usuários individuais
Prós:
- Local central para anotações, tarefas e gerenciamento de projetos
- Assistente de bate-papo baseado em IA para simplificar as conversas
- Compartilhamento ilimitado de documentos e arquivos
Contras:
- As notificações podem ser difíceis de rastrear
- Atualmente, a sincronização bidirecional do calendário funciona apenas com o Google
Preços:
Plano gratuito disponível. Planos pessoais para até cinco membros começam em $5 mensais. Os planos para equipes começam em $23 mensais.
Simplifique suas reuniões individuais com Supernormal
As reuniões individuais são essenciais para a produtividade da equipe, mas pode ser difícil acompanhar os pontos-chave e os itens de ação. Você pode rabiscar notas em um bloco de papel e esperar que você se lembre de acompanhar, ou você pode usar novas ferramentas de inteligência artificial, como Supernormal.
O Supernormal ajuda as equipes a se manterem organizadas, focadas e produtivas durante as reuniões. Nunca perca o ritmo com as habilidades de anotações baseadas em IA do Supernormal.
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