Se não aprendermos com nossos erros, estamos condenados a repeti-los. Nós podemos agradecer Filósofo hispano-americano George Santayana por esse pequeno pedaço de sabedoria. Santayana estava se referindo aos erros que os humanos cometeram ao longo da história, mas podemos aplicar o mesmo princípio à forma como trabalhamos. Poucas coisas são mais frustrantes do que enfrentar os mesmos problemas repetidamente ao tentar executar um projeto. Isso atrasa todo o fluxo de trabalho. Então, como você garante que você e sua equipe evitem a repetição de erros?
Resposta: uma reunião post-mortem do projeto.
Aqui, descrevemos o que é uma reunião post-mortem, como fazê-la e quatro ferramentas que podem ajudar.
O que é uma reunião post-mortem?
Uma reunião post-mortem é o grande laço lindo que você amarra em torno de um projeto após sua conclusão. Logo depois de concluir um projeto, reúna todas as partes interessadas e colaboradores individuais para um interrogatório. Juntos, vocês refletirão sobre o que correu bem e identificarão oportunidades de melhoria. Essencialmente, é um fórum aberto para os membros da equipe expressarem seus comentários construtivos sobre o projeto recém-concluído. Esta reunião não é uma leitura de uma lista de vitórias e derrotas do projeto. Na verdade, você deve evitar usar uma reunião post-mortem como nada mais do que uma recapitulação do projeto.
Uma reunião pós-morte produtiva é uma processo colaborativo. Você está reunindo as experiências e as conclusões de todos os envolvidos para identificar áreas em que as operações poderiam melhorar. Em seguida, você leva todas essas informações um passo adiante, encerrando a reunião com formas práticas de melhorar projetos futuros.
Por que fazer uma reunião após a morte?
Você provavelmente teve muitas reuniões antes da autópsia. Eles foram eficazes para preparar o projeto e garantir que o projeto permanecesse em andamento. Mas as equipes geralmente encerram um projeto e pronto. Não há itens de ação de acompanhamento, aprendizados ou reflexões. Como resultado, eles cometem os mesmos erros de gerenciamento de projetos e fluxo de trabalho. Uma análise post-mortem é como você identifica e resolve esses erros. É uma única etapa adicionada ao final de um projeto que será economize tempo e energia no futuro. Isso ajuda sua equipe a crescer. Você pode crescer para lidar com projetos mais complexos, em vez de ficar preso aos mesmos problemas repetidamente. Também pode ser mais do que descobrir onde as coisas poderiam ter sido melhores. Uma reunião post-mortem celebra as vitórias e destaca aqueles que fizeram um ótimo trabalho.
Uma boa reunião post-mortem é tão boa para o progresso quanto para o moral da equipe, mas há muito mais benefícios. Vamos dar uma olhada.
Os benefícios das reuniões post-mortem
Oportunidade de compartilhar feedback
Dependendo do escopo do projeto, várias equipes em toda a organização podem ter desempenhado um papel. A reunião post-mortem é o lugar para essas equipes cruzarem suas experiências na execução das tarefas do projeto. É a maneira mais rápida de ver se um contratempo afetou todos os envolvidos ou se uma equipe tem ideias que outra pode achar úteis. Por exemplo, a equipe de marketing pode ter um feedback que a equipe de sucesso do cliente achará esclarecedor e vice-versa. Para qualquer projeto, grande ou pequeno, o feedback é importante para o crescimento. Não importa o tamanho da equipe ou o escopo do projeto, um feedback cuidadoso dá aos colaboradores a confiança necessária para experimentar coisas novas e aprender com seus erros.
Identifique oportunidades de melhoria
Aqui está o cerne da reunião post-mortem: uma reflexão construtiva sobre como executar melhor o projeto na próxima vez. Em um mundo perfeito, você conduz cada parte de um projeto da maneira mais ideal. Mas na vida real, isso raramente acontece.
Observe atentamente os lugares durante o projeto em que a confusão ou o desalinhamento se instalaram, resultando em contratempos. Quais problemas as partes interessadas enfrentaram ao executar suas tarefas? Os gerentes de projeto devem repetir os processos do projeto com base no feedback das partes interessadas. Certifique-se de dar um passo além de chamar a atenção para o que poderia ser melhorado. Transforme essas oportunidades em próximas etapas que resultam em um processo aprimorado.
Comemora vitórias
Lembre-se de economizar um pouco de tempo no final da autópsia para destacar as vitórias. Conclua a reunião com uma nota comemorativa. Destacar as partes que funcionaram bem ao longo do projeto é tão produtivo quanto encontrar os lugares que precisam ser melhorados. Use esse tempo para direcionar os holofotes para indivíduos ou equipes que fizeram um excelente trabalho. Evite cair na armadilha de abordar apenas o que deveria melhorar — equilibre isso com enfatizar as coisas que correram bem.
Aumente a produtividade e a eficiência
Considere todo o tempo gasto tentando solucionar problemas à medida que eles surgiam. Esse tempo poderia ter sido melhor gasto criando formas criativas de fazer um ótimo trabalho no projeto? Uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade a longo prazo é iterar os processos.
Quando você usa uma reunião post-mortem para criar melhores formas de trabalhar, você acaba economizando tempo e energia em projetos futuros. Os problemas foram resolvidos e os melhores processos estão implementados, para que você possa se concentrar em fornecer excelentes resultados. Afinal, um processo bem ajustado libera energia mental que você pode usar para inovar e encontrar soluções criativas para os problemas. Você aumenta a produtividade a longo prazo ao dedicar um tempo para refletir agora.
Dicas para organizar uma reunião post-mortem bem-sucedida
Seja respeitoso com as pessoas e suas contribuições
Ao lidar com os altos e baixos do projeto, tenha em mente as funções de todos. A reunião post-mortem é um lugar para receber feedback honesto com respeito. O feedback construtivo é sempre útil, mas evite denunciar as pessoas na frente de seus colegas. Durante a reunião post-mortem, continue discutindo os tópicos em alto nível. Você pode dar feedback individual individualmente.
Mantenha-o conciso
Defina as regras básicas e uma agenda antes da reunião para que todos os presentes entendam seu propósito. Pode ser útil enviar um questionário com antecedência aos tópicos de discussão de origem para criar uma pauta de reunião.
Designar uma pessoa para manter a reunião em andamento ajudará a impulsionar a conversa. A eficácia de uma reunião post-mortem depende da eficiência com que os participantes são capazes de lidar e solucionar os contratempos do projeto. Crie um alinhamento antes da reunião para que você possa trabalhar com eficácia nos pontos de discussão durante a reunião. Esse nível de preparação não é útil apenas para a eficiência da reunião post-mortem, mas também respeita o tempo de todos.
Destacar vitórias e áreas de melhoria
Não podemos enfatizar a importância de comemorar as vitórias o suficiente. Isso convida as equipes a reconhecer suas contribuições para as metas maiores da empresa. A moral de um bom termo decorre da sensação de que cada membro da equipe está causando um impacto. Destacando momentos em que o trabalho em equipe brilhou Ou os resultados foram excelentes durante uma reunião post-mortem é uma maneira perfeita de todos verem o projeto de forma holística e como eles contribuíram para seu eventual sucesso.
Faça perguntas construtivas
Primeiro, identifique o que você espera ganhar com a reunião após a morte. Agora, crie um questionário antes da reunião que aborde os principais pontos de discussão. Isso dá à equipe tempo para refletir por si mesma antes de levar suas ideias para a reunião. Escolha uma linguagem que permaneça positiva e abra as portas para conversas construtivas. Depois de encontrar uma fórmula que funcione para sua organização, crie um modelo post-mortem para agilizar o processo no futuro.
Documente e registre tudo
Uma reunião post-mortem sem resultados documentados não o ajudará muito a longo prazo. Você quer ter acesso fácil aos comentários do projeto para poder consultá-los facilmente a qualquer momento. Documentar os resultados da reunião também ajudará você a montar uma lista cuidadosa das próximas etapas a serem tomadas após a reunião. Em seguida, você pode criar tarefas ou implementar mudanças no fluxo de trabalho como resultado das descobertas da reunião post-mortem. Compartilhe seus novos conhecimentos com o resto da empresa para que todos possam se beneficiar de seus esforços.
Ferramentas de IA generativas, como Supernormal—faça anotações da reunião para você e guarde-as com segurança em um só lugar.
Exemplo de agenda de reunião post-mortem
Para se inspirar, aqui está um exemplo de agenda de como conduzir sua reunião post-mortem. Envie um questionário antes da reunião com essas perguntas. Certifique-se de que todos tenham enviado suas respostas antes da reunião para que você possa criar uma pauta adequada.
- O plano e a meta do projeto estavam claros do começo ao fim?
- A comunicação do projeto foi bem tratada?
- A colaboração e a comunicação da equipe funcionaram sem problemas?
- Houve algum obstáculo imprevisto que afetou os marcos?
- Você tem alguma sugestão para o futuro?
Agora, use as respostas a essas perguntas para dividir a reunião em blocos de tempo. Neste exemplo, estamos organizando uma reunião de 30 minutos. Faça os ajustes necessários na duração da reunião com base no tamanho do projeto e da equipe com os quais você está trabalhando.
Recapitule o projeto e o resultado (10 minutos): O gerente de projeto faz uma visão geral de alto nível do projeto, de suas metas e dos resultados. Sinta-se à vontade para adicionar previsões ou descobertas exclusivas ao longo do projeto.
Colete feedback das partes interessadas (15 minutos): Mergulhe mais profundamente nas observações e sugestões das partes interessadas. Permita que todos tenham a chance de explicar as áreas de melhoria que identificaram.
Gritos e comemorações (cinco minutos): Salve os últimos minutos de sua reunião post-mortem para destacar as vitórias. Passe o microfone para qualquer pessoa com algo ou alguém para comemorar.
4 ferramentas para reuniões post-mortem
Uma das maneiras mais eficazes de realizar uma ótima reunião post-mortem é ter as ferramentas certas à disposição. Aqui estão algumas das melhores opções de ferramentas para apoiar as reuniões post-mortem da sua equipe.
Supernormal
Supernormal é um tomador de notas de IA de alto nível que documenta suas reuniões em detalhes. A ferramenta se integra às plataformas de CRM e às ferramentas de videoconferência mais populares, por isso está disponível automaticamente para todas as reuniões do seu calendário. O Supernormal ajuda seus usuários a otimizar os fluxos de trabalho do projeto para apoiar sempre uma reunião post-mortem bem-sucedida.
Características:
- Personalização do estilo de nota: Selecione o tipo de reunião e o Supernormal documentará as notas que são divididas em seções com base no estilo da reunião.
- Integrações de calendário: Supernormal vive onde suas reuniões acontecem, então está pronto para você quando a reunião começar.
- Mensagens de vídeo: Se algo não precisar ser uma reunião, grave um vídeo e envie para toda a equipe.
Prós:
- Todas as videoconferências, gravações de tela e mensagens de vídeo ficam em segurança em um só lugar e podem ser organizadas com base na equipe ou no tópico, facilitando a localização e a referência de vídeos anteriores.
- Supernormal pode criar notas em vários idiomas, removendo a barreira linguística com clientes e empresas globais.
- Use o menu pop-up para marcar itens de ação e pontos-chave na discussão da reunião sem interromper o fluxo da conversa.
Preços: O plano inicial é gratuito.
Retrium
O Retium foi projetado especificamente para retrospectivas pós-projeto. É ideal para equipes ágeis e scrum que desejam usar suas reuniões post-mortem para escalar mais rapidamente. As equipes podem usar modelos de esboços retrospectivos ou personalizar seus próprios. Cada modelo tem componentes interativos destinados a aumentar o engajamento dos participantes.
Descrição da imagem: O Retrum tem um fluxo de trabalho integrado para ajudar as reuniões a serem executadas com eficiência. (Página inicial do Retrium)
Características:
- Várias opções de formato retrospectivo: Personalize a forma como você documenta seus check-ins post-mortem com base no tipo de projeto.
- Feedback anônimo: Os membros da equipe podem dar feedback anônimo sobre as vitórias e os contratempos do projeto.
- Modelos retrospectivos interativos: Os participantes da reunião podem votar nos tópicos de discussão, permitindo que os gerentes de projeto vejam os tópicos que despertam mais interesse.
Prós:
- A interface retrospectiva guiada orienta os membros da equipe por meio de um processo prático de reflexão e feedback do projeto.
- Os usuários podem seguir modelos testados pelo setor ou personalizar uma configuração exclusiva que melhor se alinha à sua equipe.
- Ele pode convidar um número ilimitado de membros e um número ilimitado de retrospectivas, começando com o nível de preço da equipe.
Contras:
- Projetado para reuniões retrospectivas, por isso não é útil para todas as reuniões.
- Atualmente, o Retium não oferece um aplicativo móvel.
- Os usuários pagam uma taxa mensal com base no número de suas salas de equipe ativadas, que é mais cara do que outras opções.
Preços: Os usuários podem experimentar o Retium gratuitamente por 30 dias. Depois disso, os usuários podem optar pela Team Edition por $39 por mês por sala de equipe ativada ou pela edição empresarial por $59 por mês por sala de equipe ativada. As informações sobre a Enterprise Edition estão disponíveis mediante solicitação.
Parábola
O Parabol é uma ferramenta envolvente de reunião post-mortem que cobre todas as bases para equipes padrão. A ferramenta fornece uma estrutura básica para agendas de reuniões e engajamento dos membros da equipe. Os usuários podem selecionar um estilo de reunião para obter um modelo que atenda às suas necessidades.
Descrição da imagem: Os usuários do Parabol selecionam um modelo retrospectivo para organizar sua reunião post-mortem. (Página inicial do Parabol)
Características:
- Sugestões anônimas: Os membros da equipe podem oferecer sugestões e ideias sem anexar seus nomes.
- Crie tarefas em qualquer lugar: Crie tarefas dentro da reunião enquanto trabalha em sua retrospectiva para garantir que nada fique para trás.
- Pré-mortems: Peça aos membros da equipe que prevejam os problemas antes de iniciar um projeto para mitigar os contratempos.
Prós:
- Os usuários podem realizar reuniões colaborativas de check-in criando um itinerário e uma lista de tarefas em equipe. Essa configuração ajuda a estruturar melhor as reuniões da equipe.
- Existem vários modelos disponíveis que incluem abordagens exclusivas para o gerenciamento de projetos, como o layout do Sprint Poker.
- A ferramenta captura itens de ação, conclusões do projeto e feedback em um só lugar.
Contras:
- Há formas limitadas de ver o painel.
- Não é possível atribuir mais de uma pessoa a uma tarefa.
- A ferramenta carece de um repositório central para resumos de reuniões anteriores.
- Não é possível usar o recurso Sprint Poker sem se integrar ao Jira.
Preços: O plano inicial do Parabol é gratuito para sempre para até duas equipes. O próximo nível é o Plano de Equipe de $6 por usuário ativo por mês. A Parabol também oferece um plano empresarial personalizado para empresas maiores.
Quip
O Quip é ideal para equipes que lidam com muitos clientes e contas sobre as quais precisam manter anotações diligentes. Ele combina documentos e planilhas do cliente em um só lugar para facilitar a consulta. O Quip é uma ferramenta robusta para armazenar informações de reuniões post-mortem, criar documentos e colaborar.
Descrição da imagem: Documente minuciosamente as informações do projeto e compartilhe-as com a equipe para ajudar a manter todos alinhados. (Página inicial do Quip)
Características:
- Chat embutido: As equipes podem usar os recursos de bate-papo da ferramenta para comentar em todos os documentos, ter conversas individuais e abrir salas de bate-papo da equipe.
- Modelos: Escolha um modelo para uma equipe de vendas, plano de ação de conta e outros para simplificar os fluxos de trabalho.
- Pesquisa interna: O recurso de pesquisa da ferramenta facilita a localização de documentos.
Prós:
- A plataforma se expande bem à medida que sua equipe cresce.
- A ferramenta remove a formatação desnecessária para agilizar as anotações e o brainstorming.
- O excelente recurso de pesquisa facilita a localização de documentos.
Contras:
- O Quip não tem a capacidade de selecionar e exportar várias vezes um grupo de documentos.
- A ferramenta pode não ter opções de integração suficientes, dependendo da preferência do usuário.
- O aplicativo Quip para desktop pode demorar para registrar as alterações feitas por outras pessoas em documentos.
Preços: O Quip Starter Plan começa em $10 por usuário por mês. Para equipes grandes e complexas, o plano Quip Plus é a melhor opção por $25 por usuário por mês. Finalmente, o Quip Advanced oferece as integrações mais robustas por $100 por usuário por mês. Todos os planos são cobrados anualmente.
Como Supernormal pode ajudar
Supernormal é seu anotador de IA confiável para reuniões post-mortem. Sabemos que as reuniões post-mortem mais impactantes coletam, analisam e repetem com base no feedback do projeto. A maneira mais fácil de reunir sucintamente todas essas informações durante uma reunião post-mortem é usar uma ferramenta como o Supernormal para documentar todas elas.
Isso libera os moderadores post-mortem para se concentrarem em orientar uma discussão produtiva. Todos podem se concentrar na solução de problemas complexos em vez de fazer anotações. Aproveite a IA para gerar automaticamente notas acionáveis e documentar detalhes cruciais do relatório do projeto sem levantar um dedo. Supernormal é o anotador de IA que ajuda você a fazer seu melhor trabalho.
Experimente o Supernormal gratuitamente hoje para começar a realizar reuniões post-mortem bem-sucedidas.