O gerenciamento de projetos exige um equilíbrio delicado entre planejamento, execução e avaliação. E com a ascensão dos ambientes de trabalho híbridos e remotos, isso se tornou mais importante do que nunca. Mas hoje, existem várias estruturas e metodologias de gerenciamento de projetos para você escolher. Com os recentes avanços na IA, os gerentes de projeto também estão navegando em uma variedade de novas ferramentas e softwares para otimizar a produtividade. Com tantas opções disponíveis, pode ser difícil saber por onde começar. Neste artigo, discutiremos as melhores ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para 2023. Também analisaremos algumas ferramentas baseadas em IA que podem ajudar os gerentes de projeto a trabalhar com mais eficiência.
10 estruturas e metodologias comuns de gerenciamento de projetos
Atualmente, há uma grande variedade de abordagens para o gerenciamento de projetos. As metodologias diferem em valores e estrutura. O tamanho, o setor, os requisitos do projeto e as partes interessadas de uma organização influenciam a estrutura escolhida.
Aqui estão as dez estruturas de gerenciamento de projetos mais comuns.
1. Cachoeira
A cachoeira é uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos. A estrutura segue um caminho linear. Com um sistema Waterfall, os gerentes de projeto documentam o processo, os recursos e os cronogramas com antecedência e não podem alterá-los. As equipes concluem as tarefas em ordem sequencial. Por exemplo, as equipes não começarão a testar um aplicativo até que a fase de implementação seja concluída.
O método Waterfall facilita a medição do progresso, pois tudo tem uma etapa e um cronograma claros. No entanto, sua rigidez pode levar a um maior tempo de entrega. Se uma etapa for adiada, isso afetará todo o cronograma do projeto.
2. Projetos em ambientes controlados (PRINCE2)
O PRINCE2 é uma estrutura de gerenciamento de projetos altamente estruturada. Semelhante à Waterfall, a metodologia se baseia em um processo rígido para gerenciar um projeto, fornecendo um roteiro passo a passo para concluir uma iniciativa. Organizações corporativas com projetos de grande escala são as que mais se beneficiam do PRINCE2.
3. Ágil
Em 2001, dezessete desenvolvedores de software desenvolveram um conjunto de princípios de gerenciamento de projetos. Conhecidos como O Manifesto Ágil, esses princípios incentivaram uma abordagem mais flexível ao gerenciamento de projetos.
O Agile não é uma estrutura ou metodologia. Em vez disso, é uma filosofia enraizado em quatro valores:
- Priorize indivíduos e interações em vez de processos e ferramentas
- Priorize o software funcional em vez da documentação
- Priorize clientes e colaboração em vez de negociações de contratos
- Priorize a adaptação às mudanças em vez de seguir um plano
O gerenciamento ágil de projetos é uma das abordagens mais comuns atualmente. Mas muitas empresas combinam os princípios do Agile com outras estruturas para estruturar seus processos.
4. Scrum
O Scrum é uma estrutura de gerenciamento de projetos baseada na filosofia ágil. A metodologia ganhou popularidade nos últimos anos. Hoje, 87% dos gerentes de projeto use técnicas de Scrum. O Scrum organiza iniciativas em projetos de curto prazo chamados “Sprints”. Cada Sprint dura de duas a três semanas. As equipes são pequenas, multifuncionais e se reúnem com frequência. E o trabalho é feito simultaneamente para acelerar o tempo de produção.
5. Kanban
O Kanban é um fluxo de trabalho visual que usa painéis para organizar projetos. Embora tenha se originado na indústria de manufatura, recentemente ganhou popularidade entre os desenvolvedores de software. Na verdade, 56% dos gerentes de projeto agora usam quadros Kanban como parte de seu fluxo de trabalho.
Fonte da imagem: Trello
Os quadros usam colunas para mostrar o status das tarefas (por exemplo, não iniciadas, em andamento, concluídas etc.). Cada etapa tem um cartão que descreve suas subtarefas. As equipes movem o cartão pelas colunas para acompanhar o progresso do projeto. O Kanban também prioriza os limites do Work in Process (WIP), que especificam quantos projetos podem estar em andamento simultaneamente. Isso ajuda a reduzir a multitarefa e a troca frequente de contexto.
6. Scrumban
O Scrumban é uma estrutura de gerenciamento de projetos que combina elementos do Scrum e do Kanban. A metodologia usa a estrutura do Scrum com o fluxo de trabalho visual do Kanban. O Scrumban também implementa limites de WIP para agilizar processos e melhorar a produtividade.
7. Programação extrema (XP)
O XP é uma das estruturas de gerenciamento de projetos mais detalhadas. Com base na filosofia ágil, a XP valoriza a comunicação, a simplicidade, o feedback, a coragem e o respeito. As organizações geralmente combinam os princípios do XP com o Scrum ou o Kanban. O XP estrutura projetos com base em iterações semanais. A estrutura incentiva equipes de projeto multifuncionais a se reunirem e minimizarem as distrações. Também promove a programação em pares, na qual os desenvolvedores se reúnem para escrever código.
8. Enxuta
Lean é uma filosofia de gerenciamento de projetos que se concentra na redução do desperdício. A Toyota desenvolveu a metodologia na década de 1950 como um conjunto de princípios de fabricação. Atualmente, muitas organizações de software empregam o Lean para simplificar o gerenciamento de projetos.
Os princípios fundamentais do Lean incluem:
- Valor: Como as organizações maximizam o valor para o cliente?
- Fluxo: Os processos devem ser tão eficientes quanto possível.
- Puxe: A demanda do cliente deve impulsionar o desenvolvimento.
- Perfeição: As organizações devem revisar e refinar continuamente os processos.
9. Método do Caminho Crítico (CPM)
O CPM é uma técnica de gerenciamento de projetos que facilita um melhor agendamento. Com o CPM, os gerentes de projeto identificam todas as tarefas necessárias e seus relacionamentos (por exemplo, a Tarefa C não pode ser iniciada até que a Tarefa B seja concluída). Os gerentes de projeto usam essas dependências definidas para criar um diagrama de rede — um fluxograma que descreve as tarefas em ordem cronológica.
10. Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT)
O PERT é uma técnica de gerenciamento de projetos que ajuda os gerentes de projeto a calcular o risco com base na duração esperada de cada tarefa. Os gerentes de projeto atribuem a cada tarefa três possibilidades:
- M: As equipes de projeto provavelmente concluirão a tarefa a tempo.
- PARA: É otimista que as equipes concluam a tarefa a tempo.
- P: É pessimista que as equipes concluam a tarefa a tempo.
Os gerentes de projeto geralmente usam gráficos PERT e CPM juntos para estabelecer cronogramas de projetos e entender o gerenciamento de riscos.
5 dicas para um gerenciamento de projetos eficaz
Independentemente da complexidade de uma iniciativa ou da metodologia selecionada, o gerenciamento eficaz do projeto é fundamental. Aqui estão cinco dicas sobre como gerenciar as tarefas do projeto com sucesso.
- Estabeleça metas realistas do projeto: Os gerentes de projeto devem estabelecer objetivos alcançáveis. Metas irrealistas podem causar confusão, frustração e prazos perdidos. Os gerentes de projeto devem envolver as partes interessadas durante todo o estabelecimento de metas e processo de planejamento para garantir que as metas estejam alinhadas com os requisitos do projeto.
- Desenvolva um plano de projeto claro: Um plano de projeto descreve o escopo, os objetivos, os recursos necessários, os cronogramas e os marcos críticos do projeto. Um plano de projeto bem definido manterá as equipes organizadas e garantirá que os resultados estejam em dia. Também ajudará a priorizar tarefas e identificar riscos antes do início do projeto.
- Faça da comunicação uma prioridade: Os gerentes de projeto devem otimize reuniões para garantir colaboração e comunicação. Eles também devem enviar atualizações de status e relatórios regulares e resolver quaisquer problemas à medida que surgirem.
- Use as ferramentas certas: Hoje, 54% das organizações não têm as ferramentas para rastrear indicadores-chave de desempenho (KPIs) em tempo real. Muitas empresas ainda usam planilhas ou ferramentas antigas para monitorar projetos complexos. As ferramentas certas podem ajudar a aumentar a colaboração, a responsabilidade e a eficiência.
- Promova o trabalho em equipe: O gerenciamento eficaz de projetos depende da cooperação, especialmente ao liderar equipes multifuncionais. Para gerentes de projeto, criar um cultura de colaboração é fundamental.
Os gerentes de projeto devem reservar um tempo para a formação de equipes, como um rápido quebra-gelo no início de uma reunião. Ao mesmo tempo, os gerentes de projeto devem reservar um tempo regularmente para comemorar o sucesso e pedir feedback.
Tipos essenciais de ferramentas para gerentes de projeto
De acordo com um estudo da RGPM, 60% dos gerentes de projeto supervisionam de dois a cinco projetos ao mesmo tempo. Como resultado, investindo na certo as ferramentas são essenciais para organização, colaboração e eficiência. Aqui estão as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para adicionar ao seu kit de ferramentas.
- Software de gerenciamento de projetos: As plataformas de gerenciamento de projetos podem ajudar a rastrear listas de tarefas e prazos. A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos fornece um local centralizado para compartilhar arquivos e se comunicar em tempo real. E os gerentes de projeto podem usar recursos analíticos e de relatórios para medir o progresso e os resultados.
- Gráficos de Gantt: Os gráficos de Gantt representam visualmente o cronograma de um projeto. Os diagramas de Gantt podem ajudar as equipes a entender melhor a sequência de atividades e prazos do projeto.
Fonte da imagem: Monday.com
- Ferramentas de controle de tempo: Monitorar o tempo necessário para concluir cada tarefa é essencial. Os gerentes de projeto podem usar esses dados para desenvolver estimativas de tempo realistas e alocar melhor os recursos.
- Ferramentas de comunicação: As equipes de gerenciamento de projetos podem usar ferramentas de comunicação como o Slack para compartilhar atualizações de progresso, gerenciar arquivos e discutir possíveis problemas.
- Ferramentas de orçamento: Manter o orçamento dentro do orçamento é fundamental para um projeto bem-sucedido. As ferramentas de gerenciamento de custos podem ajudar os gerentes de projeto a gerar orçamentos e monitorar despesas.
Cinco ferramentas de gerenciamento de projetos que usam IA
Atualmente, milhares de ferramentas estão disponíveis para gerentes de projetos, incluindo aplicativos baseados em IA. Essas ferramentas podem ajudar os gerentes de projeto a impulsionar a eficiência, aumentar a transparência e eliminar gargalos. Aqui estão cinco ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas em IA a serem consideradas em 2023.
1. Supernormal
Descrição da imagem: A plataforma Supernormal facilita a localização de todas as reuniões, notas e gravações de tela da sua equipe em um só lugar.
Supernormal é um Plataforma de anotações com tecnologia de IA projetado para maximizar suas reuniões de gerenciamento de projetos.
Principais características:
- Gravação de vídeo e áudio: Supernormal se junta a qualquer reunião, grava videoconferências e gera um transcrição de áudio.
- Anotações: Supernormal gerará e enviará notas de reunião e itens de ação após a reunião.
- Modelos: Enviar notas de reunião no melhor formato para sua equipe com modelos de notas de reunião.
Prós:
- Supernormal se junta automaticamente às reuniões com integrações de calendário.
- Os usuários podem gerar notas em vários idiomas.
- A plataforma é compatível com Teams, Zoom e Google Meet.
Preços: O plano Starter é gratuito. O plano Pro começa em $24 por mês.
2. Colmeia
Fonte da imagem: Colmeia
O Hive é uma plataforma de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que ajuda as equipes a executar projetos mais rapidamente. Desenvolvido pela IA, o Hive pode automatizar tarefas rotineiras e agilizar o processo de planejamento.
Principais características:
- Assistência de IA: Os usuários podem criar e-mails, agendas de reuniões ou debater ideias em segundos.
- Gerenciamento de projetos: O Hivemind (assistente de IA do Hive) sugerirá automaticamente uma lista de etapas e tarefas para iniciar um projeto.
- Rastreamento de tempo: Os membros da equipe podem monitorar o tempo das tarefas e enviar planilhas de horas aos gerentes de projeto.
Prós:
- Os usuários podem coordenar reuniões e monitorar a largura de banda com ferramentas de agendamento de equipes.
- As empresas podem personalizar painéis com logotipos e cores.
- Os usuários podem escolher entre mais de 1.000 aplicativos e integrações externas para aprimorar a funcionalidade.
Contras:
- O Hive foi construído com a estrutura ágil em mente. Pode não ser adequado para abordagens mais rígidas.
Preços: Gratuito para até dez usuários. O plano Teams é de $18 por usuário por mês. Planos corporativos estão disponíveis.
3. Previsão
Fonte da imagem: Previsão
O Forecast é uma plataforma baseada em IA que ajuda os gerentes de projeto a organizar e executar projetos.
Principais características:
- Inteligência integrada: O Forecast aprenderá com projetos anteriores e fornecerá recomendações ao planejar novos.
- Avisos avançados: O Forecast avisará os gerentes de projeto quando um projeto estiver em risco.
- Planilhas de horários: Os gerentes de projeto podem monitorar e refinar cronogramas com planilhas de horas.
Prós:
- Os usuários podem definir permissões para cada membro da equipe, dependendo de suas funções.
- Os gerentes de projeto podem criar e priorizar listas de tarefas para membros individuais da equipe
- Há mais de 40 integrações disponíveis.
Contras:
- A assinatura do Forecast exige um mínimo de 20 assentos. Pode não ser apropriado para startups ou equipes menores.
Preços: O plano Lite custa $29 por assento por mês. O plano exige um mínimo de 20 assentos e é cobrado anualmente. Planos corporativos estão disponíveis.
4. Wrike
Fonte da imagem: Wrike
O Wrike é um aplicativo de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural.
Principais características:
- Inteligência de trabalho: use sugestões do assistente de IA do Wrike para criar listas de tarefas e identificar riscos.
- Notas: O Wrike pode fazer anotações de uma reunião e gerar itens de ação em segundos.
- Mecanismo de automação: Simplifique as tarefas repetitivas com regras e automação.
Prós:
- Use planilhas de horas para monitorar e gerenciar a carga de trabalho de cada membro da equipe.
- Os recursos de relatórios e análises facilitam o compartilhamento do progresso e dos resultados com as equipes.
- Existem mais de 400 integrações para funcionalidade com seu kit de ferramentas existente.
Preços: Gratuito. O plano Team é de $9,80 por usuário por mês. O plano Business custa $24,80 por usuário por mês. Planos corporativos estão disponíveis. Todos os planos são cobrados anualmente.
5. Visão do projeto
Descrição da imagem: Visão do projeto
O Project Insight é um software de gerenciamento de projetos projetado para trabalhar com várias metodologias de gerenciamento de projetos.
Principais características:
- Previsão do cronograma: Analisa os tempos de conclusão anteriores para fornecer estimativas inteligentes.
- Programação inteligente: O Project Insight mudará automaticamente o tempo e os prazos para dependências de tarefas se uma tarefa for reagendada ou atrasada.
- Solicitações de projetos: Padronize as solicitações e atribua tarefas aos membros da equipe.
Prós:
- Crie e reutilize modelos ilimitados.
- Um aplicativo móvel facilita o gerenciamento de projetos em qualquer lugar.
- Converta automaticamente mensagens em tarefas com as integrações de equipes do Slack, do Gmail e da Microsoft.
Contras:
- Os preços podem ser confusos.
Preços: Gratuito. Adicione recursos adicionais por $3 por recurso. O plano Enterprise começa em $45 por usuário.
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O gerenciamento eficaz de projetos requer uma ampla coordenação. Independentemente da estrutura, tamanho ou tipo de projeto, a organização, a colaboração e a comunicação com as partes interessadas são essenciais.
O Supernormal permite que os gerentes de projeto se comuniquem de forma mais eficaz com suas equipes. Desenvolvido por IA, o Supernormal automaticamente faz anotações e gera itens de ação. Dessa forma, os gerentes de projeto podem maximizar o engajamento durante as reuniões e os participantes podem se sentir confortáveis sabendo que as anotações da reunião estão disponíveis.
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