Todos nós já passamos por reuniões que parecem não dar em nada, começar tarde ou se transformar em sessões de desabafo improdutivas. Hoje, os profissionais gastam mais de um terço de suas horas de trabalho em reuniões, e 46% dos funcionários relatam ter muitas reuniões desnecessárias. Reuniões ineficazes não apenas desperdiçam tempo e dinheiro, elas podem diminuir a produtividade e prejudicar o moral da equipe.
Aqui, exploraremos o que torna uma reunião eficaz e identificaremos ferramentas para aumentar o engajamento dos funcionários. Também forneceremos ideias para reuniões de equipe para ajudar a maximizar a produtividade e a colaboração.
A importância da estrutura e dos objetivos da reunião
Atualmente, o gerenciamento de reuniões é um tema importante em meio ao surgimento de ambientes de trabalho híbridos e remotos. Um estudo realizado pelo Análise de negócios de Harvard descobriram que as reuniões remotas aumentaram 60% por funcionário em 2022 em comparação com o início da pandemia. As organizações estão respondendo. No ano passado, a Zapier implementou uma semana sem reuniões para experimentar a comunicação assíncrona. E no início de 2023, a Shopify eliminou reuniões recorrentes e estabeleceu diretrizes para reuniões. À medida que as empresas repensam o valor das reuniões, definir uma estrutura e objetivos claros é fundamental.
Reuniões eficazes melhoram a colaboração
Uma reunião bem-sucedida mantém todos informados e fornece uma plataforma para coletar feedback. Os colegas podem se sentir mais à vontade para compartilhar perguntas, preocupações e recomendações. Ao incentivar a comunicação centralizada, as organizações também podem aumentar o moral da equipe.
Reuniões eficazes aumentam a produtividade
Um estudo de 2022 descobriu que 86% dos funcionários acreditam que trabalham com mais eficiência por períodos prolongados e ininterruptos. No entanto, o funcionário médio participa de 17,7 reuniões por semana e gasta mais do que quatro horas se preparando para eles. Quando os funcionários mudam constantemente de uma tarefa para outra, sua produtividade é afetada. “Para evitar o esgotamento, os trabalhadores precisam de flexibilidade ao longo do dia”, Christopher Pappas, fundador da indústria de eLearning,disse ao SHRM. “Quando os funcionários ficam atolados em reuniões, eles não apenas se sentem esgotados de energia e criatividade, mas têm menos tempo para cumprir suas responsabilidades de forma eficaz.”
Os empregadores podem garantir que cada reunião contribua para a produtividade dos funcionários estruturando reuniões e estabelecendo objetivos claros.
Reuniões eficazes permitem uma melhor tomada de decisão
Reuniões com um propósito e uma agenda claros podem aumentar a clareza em toda a organização. É mais provável que os funcionários venham preparados e participem das discussões. Com conversas mais abrangentes, as organizações reúnem todas as informações, perspectivas diferentes e apoio das partes interessadas de que precisam para tomar decisões informadas.
Como criar reuniões eficazes
Reuniões eficazes ajudam você a fazer o a maior parte do seu tempo e recursos. Torne suas reuniões mais produtivas seguindo essas dicas antes, durante e depois da reunião.
Antes de uma reunião
Definir o tom para uma reunião começa com a preparação. Aqui estão algumas dicas para preparar sua equipe para o sucesso.
- Identifique o propósito da reunião: Antes de criar uma reunião, defina sua finalidade. A reunião é necessária? Você pode usar outra ferramenta (por exemplo, e-mail, Slack ou Loom) para comunicação com funcionários?
- Estabeleça a etiqueta da reunião: Crie diretrizes gerais para reuniões para garantir que elas ocorram sem problemas. Isso é especialmente verdadeiro para reuniões virtuais e funcionários remotos. As câmeras devem estar ligadas? Quando os participantes devem ligar e desligar seus microfones?
- Convide as pessoas certas: Pode ser tentador encher uma sala de conferências com o maior número possível de pessoas para manter todos informados. Mas convidar os participantes errados pode atrapalhar a reunião ou levar à multitarefa.
- Pense no agendamento: Considere quando seus funcionários fazem seu melhor trabalho. Eles prefeririam se reunir pela manhã ou à tarde? Essa reunião entrará em conflito com outras reuniões ou responsabilidades?
- Defina um limite de tempo: Determine a duração da reunião. Lembre-se de que os períodos de atenção são curtos; de acordo com um estudo da LiveCareer, 43% dos funcionários começam a perder a atenção após 20 a 30 minutos.
- Defina e compartilhe uma agenda: Use a pauta da reunião como um documento em evolução para compartilhar a etiqueta, a estrutura, o cronograma e os objetivos da reunião. Incentive os participantes da reunião a contribuírem com a agenda. Ao definir expectativas, todos estarão mais bem preparados.
Durante uma reunião
Aqui estão algumas coisas que você pode fazer durante a reunião para manter sua discussão em andamento.
- Identifique um facilitador da reunião: Um facilitador de reuniões mantém as reuniões dentro do tópico e do cronograma. Considere alternar a função de facilitador da reunião para incentivar uma maior apropriação.
- Comece a reunião com um quebra-gelo: Uma pergunta rápida para quebrar o gelo pode ajudar a criar camaradagem, incentivar a participação e ajudar os funcionários na transição de tarefas ou reuniões anteriores.
- Incentive a contribuição: Muitas vezes, as mesmas pessoas falam. Garanta que todos os membros da equipe tenham a chance de compartilhar feedback reservando um tempo para conversar uns com os outros ou usando uma ferramenta para coletar perguntas ou feedback anonimamente.
- Redirecione a reclamação: As reuniões da equipe podem rapidamente se transformar em um fórum para desabafos. Em vez disso, redirecione as reclamações para a pauta da reunião e garanta ao funcionário que você as acompanhará.
- Mantenha a discussão focada: Siga a agenda. Inclua quaisquer questões ou problemas fora do tópico como itens de ação em suas anotações para que você possa acompanhá-los separadamente.
- Faça anotações: Deixe os funcionários saberem que você vai faça e distribua anotações para que eles possam manter o foco.
Depois de uma reunião
Aproveite ao máximo o tempo da reunião estabelecendo um processo de acompanhamento. Distribuir notas de reunião diretamente após a reunião, destaque os itens de ação e estabeleça prazos. Você também deve incentivar os membros da equipe a fornecer feedback sobre o formato para melhorar a próxima reunião. Os funcionários também podem compartilhar tópicos de futuras reuniões de equipe.
O que diferentes equipes podem fazer para maximizar suas reuniões
Os objetivos, a estrutura e a agenda da reunião variam de acordo com o departamento. Aqui estão algumas maneiras pelas quais as equipes de vendas, marketing e produto podem aproveitar ao máximo suas reuniões.
5 ideias de reuniões para equipes de vendas
As pessoas geralmente consideram uma função de vendas uma posição autônoma. No entanto, cada membro da equipe de vendas está trabalhando com o mesmo objetivo. Aqui estão seis ideias para reuniões de equipe para reuniões de vendas mais produtivas.
- Defina e monitore metas de vendas: Compartilhe os principais indicadores de desempenho (KPIs) da empresa e do departamento para garantir que todos estejam na mesma página. Analise o progresso mensalmente ou trimestralmente.
- Substitutos diários: As reuniões diárias permitem que cada membro discuta seu progresso, estabeleça metas e celebre os sucessos. Essas reuniões devem ser o mais rápidas possível e fornecer um fórum para cada membro da equipe falar. Essas reuniões podem aumentar a responsabilidade e elevar o moral.
- Treinamento: Use o tempo da reunião para melhorar as habilidades. Interprete táticas de vendas ou considere o treinamento interfuncional (por exemplo, a equipe jurídica discute armadilhas comuns nas negociações de contratos)
- Atividades de formação de equipes: Pode ser difícil criar camaradagem, especialmente com equipes remotas. Com jogos de formação de equipes, as equipes de vendas podem aumentar o moral e aumentar a colaboração.
- Palestrantes convidados: Considere convidar um palestrante convidado para motivar sua equipe. Pode ser um alto-falante externo ou interno. Por exemplo, um membro da sua equipe de produto pode compartilhar novas características do cliente.
- Discuta eventos do setor: As equipes de vendas geralmente participam de eventos presenciais ou virtuais. Use as reuniões para discutir as tendências do setor ou refletir sobre as conversas com os clientes.
5 ideias de reuniões para equipes de marketing
Muitas vezes, as equipes de marketing trabalham em vários projetos simultaneamente em toda a organização. Aqui estão algumas ideias de reuniões de equipe para ajudar a melhorar a colaboração e a produtividade.
- Estabeleça metas: Analise os KPIs e garanta que as equipes de marketing entendam como seu trabalho se encaixa no resto da organização.
- Reuniões iniciais: Durante essas reuniões, os grupos podem debater ideias, planejar uma nova campanha e garantir que suas equipes tenham todos os recursos de que precisam.
- Stand-ups diários: Os check-ins regulares podem melhorar o gerenciamento de projetos. Isso aumentará a responsabilidade, identificará gargalos precocemente e promoverá o trabalho em equipe.
- Atualizações da campanha ou reuniões de revisão: As equipes de marketing podem revisar os marcos ou compartilhar seu trabalho com as principais partes interessadas.
- Retrospectiva de marketing: As equipes podem refletir sobre uma campanha, compartilhar vitórias e fornecer feedback.
5 reuniões para equipes de produto
As reuniões são uma parte crucial do processo de colaboração das equipes de produto. Aqui estão cinco ideias de reuniões de equipe para ajudar você a maximizar a experiência da sua equipe.
- Planejamento de sprint: Um sprint é um projeto curto que geralmente dura de duas a três semanas. A reunião de planejamento da Sprint é uma sessão inicial e de brainstorming. As equipes de produto podem usar esse tempo para atribuir tarefas, solicitar recursos adicionais e definir um cronograma.
- Sprint diário: Essas reuniões funcionam como um check-in diário. As equipes podem compartilhar o progresso e as metas da jornada de trabalho. Eles também podem resolver quaisquer problemas e resolvê-los melhor.
- Demonstração do Sprint: Esta reunião funciona como um show and tell. As equipes compartilham seu trabalho com os principais interessados ou clientes e recebem feedback.
- Retrospectiva do Sprint: Essas reuniões permitem que as equipes reflitam sobre o projeto, forneçam feedback e compartilhem as vitórias.
- Revise a lista de pendências: Um backlog é uma lista de projetos priorizados. As equipes podem revisar projetos futuros e fazer alterações, se necessário.
5 ferramentas que tornam as reuniões mais produtivas
Embora organizar e conduzir reuniões estruturadas sejam essenciais, elas também podem gerar trabalho extra. Aqui estão cinco ferramentas para ajudar a agilizar a preparação da reunião e aumentar o engajamento dos funcionários.
1. Supernormal
Supernormal é uma plataforma baseada em IA que escreve suas notas de reunião e identifica itens de ação. Com mais de 50.000 pessoas usando o Supernormal, estamos mudando a forma como as equipes colaboram e compartilham informações.
Principais características:
- Grave áudio e vídeo: Receba e compartilhe videochamadas e transcrições logo após a reunião.
- Integrações de calendário: Supernormal ingressará e gravará reuniões automaticamente.
- Modelos: Personalize suas notas de reunião para atender às necessidades da sua organização.
Prós:
- Crie notas em vários idiomas.
- Envie notas diretamente para o seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou sistema de rastreamento de candidatos (ATS).
- Integra-se facilmente com Teams, Zoom e Google Meet.
Preços: Gratuito. O plano Pro custa $24 por mês para cinco assentos. Assentos adicionais custam $6 por mês.
2. Slido
Fonte da imagem: Slido
O Slido fornece ferramentas e aplicativos para ajudar a tornar suas reuniões mais envolventes.
Principais características:
- Enquetes ao vivo: Crie cinco tipos diferentes de enquetes.
- Perguntas e respostas do público: Incentive a participação com uma sessão de perguntas e respostas on-line.
- Questionários: Teste o conhecimento do seu público e envolva-o com jogos e questionários de perguntas e respostas.
Prós:
- Exporte perguntas ou resultados de votações para incluir em apresentações futuras.
- Os participantes podem participar sem nenhum login ou download.
- Os recursos de análise permitem medir o engajamento.
Contras:
- As integrações com outras ferramentas são limitadas.
Preços: O Plano Básico é gratuito. O Engage custa $15 por mês. O plano Professional custa $70 por mês. O plano Enterprise custa $200 por mês. Todos os planos são cobrados anualmente. O preço de um evento único está disponível.
3. Kahoot!
Fonte da imagem: Kahoot!
Kahoot! é uma plataforma de aprendizado baseada em jogos com ferramentas para aumentar o engajamento nas reuniões.
Principais características:
- Ferramentas de brainstorming: Colete, discuta e vote em ideias.
- Questionários: Teste o conhecimento da sua equipe com questionários interativos.
- Pesquisas: Crie enquetes ou nuvens de palavras para incentivar o engajamento.
Prós:
- Use o Kahoot! ao vivo ou remotamente.
- Integra-se com Teams, Slack, Google e Zoom.
- Atribua desafios individualizados para o trabalho antes da reunião.
Contras:
- Os planos de preços podem ser confusos. Há mais de 16 níveis disponíveis; alguns níveis têm planos mensais e outros têm planos anuais.
Preços: O Kahoot Starter custa $10 por mês. O plano 360 Standard custa $17 por mês. O plano 360 Presenter custa $39 por mês. O plano 360 Pro custa $59 por mês. O plano 360 Pro Max custa $79 por mês.
Todos os planos acima são cobrados anualmente. Planos para equipes, empresas e eventos únicos também estão disponíveis.
4. Meeting Pulse
Fonte da imagem: Meeting Pulse
O Meeting Pulse é uma ferramenta de engajamento e interação de reuniões feita para empresas.
Principais características:
- Sondagem e pesquisa: Crie enquetes e pesquisas interativas para receber feedback.
- PERGUNTAS E RESPOSTAS: Incentive a participação com sessões de perguntas e respostas ao vivo.
- Questionários: Use questionários para treinamento de funcionários.
Prós:
- Funciona com eventos virtuais e presenciais.
- Garanta a segurança e a confidencialidade das reuniões com recursos de criptografia.
- Os participantes podem acessar as ferramentas com um link.
Contras:
- Os preços são caros, especialmente para empresas menores.
Preços: Gratuito. O plano Essentials custa $1.900 por ano. O plano de evento único é de $2.900 por ano.
5. Hipercontexto
Fonte da imagem: Hipercontexto
O Hypercontext é uma ferramenta de gerenciamento de reuniões e anotações.
Principais características:
- Agendas colaborativas: Todos podem adicionar ou discutir itens da pauta antes de cada reunião.
- Notas da reunião: Faça anotações na plataforma.
- MAMA: Faça uma sessão de perguntas e respostas em toda a organização.
Prós:
- Inclua usuários convidados gratuitamente.
- Pesquisas pós-reunião incentivam o feedback.
- A extensão do Chrome facilita a inclusão do Hypercontext em todas as suas reuniões.
Contras:
- A ferramenta não faz anotações nem grava vídeos.
Preços: Gratuito. O plano Pro custa $7 por mês por pessoa. O plano Business é de $11 por pessoa por mês.
Leve suas reuniões para o próximo nível com Supernormal
Atualmente, a higiene das reuniões é mais importante do que nunca, especialmente porque as empresas continuam experimentando diferentes estruturas organizacionais (por exemplo, locais de trabalho híbridos, equipes totalmente remotas e trabalho assíncrono). Mas realizar reuniões produtivas pode gerar trabalho adicional.
Supernormal usa IA para ajudar as pessoas a fazerem seu melhor trabalho. A plataforma captura reuniões, faz anotações e gera itens de ação, mantendo os participantes focados. Com o Supernormal, as equipes podem melhorar a participação nas reuniões e garantir que as tarefas de acompanhamento não sejam perdidas.
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