Aproveitando o ChatGPT para reuniões de vendas eficazes

Debates intensos, diálogos informativos e propostas que se transformam em negócios de vendas — tudo acontece durante reuniões de vendas.

No entanto, encontros pode drenar recursos e consumir energia. Em um estudo de Dooly, 55% dos entrevistados disseram que as chamadas ou reuniões internas consomem um tempo valioso da venda. Zippia também destacou como apenas 11% das reuniões são produtivas, e a maioria dos funcionários tem dificuldade em se concentrar nas reuniões.

Entre no ChatGPT: uma tecnologia de ponta para revolucionar suas reuniões de vendas. A integração da IA simplifica seu fluxo de trabalho, reduz o tempo das reuniões e reduz o trabalho manual. Neste artigo, você aprenderá a usar o ChatGPT para aproveitar ao máximo suas reuniões de vendas.

Quais são os dois tipos de reuniões de vendas?

Uma reunião de vendas reúne os participantes, incluindo representantes, clientes potenciais e outras partes interessadas, para discutir os objetivos de vendas. Pode ser uma reunião externa (com clientes potenciais e leads) ou interna (com colegas). As reuniões de vendas discutem estratégias, monitoram o desempenho e motivam os representantes a atingirem metas.

Ambas as reuniões exigem atenção aos detalhes e preparação. Estar bem preparado pode significar a diferença entre uma reunião produtiva e um passo em falso que atrasa a conclusão do projeto. Os líderes de vendas precisam ser estratégicos na escolha dos tópicos e na forma como conduzem as reuniões para garantir o máximo de engajamento e resultados produtivos.

O problema com as reuniões de vendas

A falta de planejamento, o não cumprimento do cronograma e o desvio da agenda principal são problemas comuns que assolam as reuniões de vendas. A maioria dos trabalhadores passa mais tempo do que o necessário nas reuniões. As reuniões internas, especialmente, podem ser mais eficientes quando as informações são transmitidas em outros formatos (como e-mail ou Slack) em vez de agendar uma reunião.

As reuniões externas ainda funcionam relativamente bem nessa área: as equipes de vendas querem apresentar o que têm de melhor aos clientes e seguir uma agenda. Embora às vezes possam se desviar do objetivo principal, ou seja, o cliente, os representantes geralmente têm menos margem de manobra para improvisar.

As reuniões internas, no entanto, são mais informais. Essa informalidade é uma faca de dois gumes, infelizmente. Enquanto os membros da equipe de vendas, especialmente trabalhadores remotos no Zoom ou no Google Meet, precisa de uma conversa fiada para construir relacionamento, essas conversas podem desviar a atenção do objetivo principal se consumirem até a hora da reunião.

Os objetivos das reuniões internas de vendas

Uma reunião interna de vendas é um check-in entre gerentes de vendas e representantes que cria alinhamento, analisa o progresso e melhora o desempenho. Deve ser um diálogo bidirecional em que ambas as partes discutam ideias. As reuniões internas de vendas incluem:

Sessões de planejamento estratégico: Planejando estratégias para as próximas metas e objetivos de vendas
Reuniões de revisão do pipeline: Analisar o funil de vendas atual, identificar novas oportunidades de vendas e prever futuros fechamentos
Reuniões de revisão de KPIs: Acompanhar o progresso em direção aos principais indicadores de desempenho e identificar métricas que levam ao fechamento de negócios
Sessões de compartilhamento de histórias de sucesso: Comemorando vitórias, recompensando os melhores desempenhos e ajudando uns aos outros a aprender com os erros
Reuniões de educação e treinamento: Ajudando os representantes de vendas a aprender novos produtos com exercícios de dramatização e sessões de briefing
Reuniões para resolução de problemas: Resolvendo problemas de desempenho de vendas e abordando o feedback e as reclamações dos clientes

Os objetivos das reuniões externas de vendas

As reuniões externas de vendas podem ser uma chamada ou apresentação de vendas, uma reunião individual com um cliente em potencial ou uma apresentação on-line. A principal diferença entre uma reunião de vendas interna e externa é o objetivo: reuniões externas impulsionam a venda.

As reuniões externas constroem relacionamentos com os clientes, compreendem seus pontos problemáticos, identificam oportunidades de melhoria e geram soluções personalizadas.

Um discurso ou ligação inicial de vendas consiste em fazer perguntas. O foco está menos em provar credibilidade e mais em ouvir, descobrir pontos problemáticos e aliviar essa dor. Independentemente do que você chame essa reunião, as pessoas não gostam de ser convidadas — elas gostam de conversar. Ouça seu cliente potencial. Faça perguntas, diagnostique e entenda o problema antes de oferecer uma solução.

A chave para reuniões de vendas externas bem-sucedidas é agregar valor por meio de cada interação: da preparação ao acompanhamento. Crie confiança e estabeleça relacionamentos para criar mais oportunidades de vendas em potencial.

O que torna uma reunião de vendas eficaz?

A pior coisa que os participantes podem sentir durante uma reunião de vendas é perder tempo. UM estudo realizado pela Dialpad também destacou que reuniões sem conclusão ou progresso (24,5%) e aquelas que se desviaram de sua agenda original (28,59%) foram duas das principais causas de reuniões desagradáveis. Pesquisas também sugerem que o valor das reuniões que exigem contribuições de todas as partes pode diminuir com 12 ou mais participantes. Além disso, os atendentes às vezes podem interpretar a mesma coisa de forma diferente, causando mais confusão e mal-entendidos.

Tendo isso em mente, eis o que torna uma reunião de vendas eficaz:

Estabeleça objetivos claros: Todas as partes precisam saber por que estão lá e o que se espera delas. Você quer planejar uma estratégia, analisar o progresso ou discutir o feedback dos clientes? Planeje isso com antecedência.
Crie uma agenda e cumpra-a: A agenda delineia quem falará sobre o quê e quando. Continue assim, mesmo que a conversa leve a outro lugar.
Prepare-se de forma colaborativa: Envolva todos os participantes na conversa, mesmo que seja uma reunião em estilo de apresentação. Incentive todos a comparecerem à reunião preparados com perguntas e ideias.
Limite os participantes: Convide somente aqueles que precisam estar presentes. A participação limitada mantém a reunião focada e garante o máximo valor.
Acompanhamento após a reunião: Os acompanhamentos fornecem clareza, especialmente para aqueles que não compareceram à reunião ou tiveram que sair mais cedo. Eles reiteram pontos críticos e ajudam a reforçar um plano de ação.

Criação de uma agenda de reunião de vendas externa e interna

Uma agenda de reuniões ajuda as equipes de vendas a se prepararem com antecedência e orientarem a conversa. Ele esclarece os objetivos, os prazos e os tópicos das reuniões de vendas e promove a colaboração e o engajamento. Veja como criar uma agenda de reuniões de vendas que aproveite ao máximo o tempo e os recursos limitados.

Informações básicas de pesquisa

Mergulhe em questões e análises contínuas para informar seus pontos de discussão. Por exemplo, o feedback dos clientes está caindo repentinamente? Os argumentos de venda não estão convertendo?

Lembre-se: seu cliente está no centro de todas as reuniões. Navegue pelo perfil do seu cliente potencial no LinkedIn e entenda o que ele faz. Sua proposta de valor está alinhada com as necessidades deles?

O outro lado da moeda são seus vendedores. Você notou o esgotamento? Reclamações ou conflitos estão surgindo?

Vendedores felizes se traduzem em melhores experiências do cliente. Uma estratégia que coloca as pessoas em primeiro lugar ajuda você a reter os melhores talentos e garante que os clientes sempre recebam o melhor serviço.

Estabeleça objetivos

Os objetivos formam a espinha dorsal de qualquer agenda. Eles mantêm sua reunião em andamento e evitam que ela dê errado. Esses objetivos podem variar de acordo com a data de agendamento da reunião.

As reuniões semanais da equipe interna de vendas podem se concentrar em revisar a semana anterior, acompanhar o progresso dos esforços de divulgação e planejar a próxima semana e a próxima reunião de vendas. Uma reunião trimestral da equipe de vendas pode discutir obstáculos recorrentes, novas iniciativas e como enfrentar os principais desafios.

Reunir-se com um cliente potencial pode envolver discutir um novo produto, resolver dúvidas de clientes ou obter feedback sobre o produto. Também pode ser um discurso de vendas em que você conhece os requisitos do cliente e sugere uma solução.

Estruture o tempo para discussão

A estrutura garante que todos possam expressar suas opiniões e esclarece quanto tempo cada item da agenda deve levar. Isso garante que você cubra cada tópico da sua lista dentro do tempo disponível.

Para criar uma estrutura para sua reunião, inclua prazos e responsabilidades para cada item da pauta. É importante alocar tempo suficiente para conversas e diálogos, além de garantir que a reunião continue em andamento e cubra tudo o que precisa ser discutido.

Além de uma agenda estruturada, é útil incluir quebra-gelos no início da reunião. Essas atividades criam confiança e incentivam a formação de equipes, além de ajudar os participantes a se sentirem mais confortáveis e engajados.

Por fim, considere usar uma ferramenta de anotações de IA, como Supernormal para capturar conclusões importantes da discussão. Isso garante que todas as informações relevantes sejam registradas para referência futura.

Distribua a agenda com antecedência

Confirme se todos os participantes têm acesso à agenda antes de aparecerem. Se você estiver trabalhando com equipes remotas, envie convites para o calendário e use mídias assíncronas, como o Slack, para divulgar a agenda.

Compartilhar a agenda também incentiva a colaboração. Você recebe informações da equipe de vendas e permite que ela sugira tópicos ou solicite modificações. A distribuição ajuda você a identificar pontos cegos antes de chegar à reunião.

Para reuniões de vendas externas, o acesso à agenda dá aos seus clientes potenciais a chance de contribuir. Eles podem até mesmo dizer quais tópicos gostariam de abordar ou quaisquer perguntas que tenham em mente. Compartilhar a agenda também funciona como um lembrete, o que aumenta as taxas de participação.

Aproveitando a IA em reuniões de vendas

Enquanto apenas um terço das organizações de vendas atualmente usam IA, os resultados são óbvios: Equipes de vendas assistidas por IA são mais produtivos e bem-sucedidos.

As equipes de vendas que usam a IA notaram melhorias em várias áreas, incluindo precisão na previsão, priorização de leads, compreensão das necessidades do cliente e personalização para os clientes. Mais importante ainda, porém, oito em cada 10 líderes de vendas e profissionais de operações que usam IA dizem que ela melhorou o uso do tempo dos representantes.

A tecnologia ChatGPT cria notas de reunião detalhadas sem intervenção humana. Essa tecnologia permite que os representantes se concentrem na conversa sem se preocupar em rabiscar notas. Por exemplo, Supernormal registra cada reunião em que você participa e entrega uma transcrição completa. Os representantes podem revisar esses dados posteriormente e entrar em contato com os clientes imediatamente.

A tecnologia de IA também economiza tempo em todas as reuniões quando você automatiza a tomada de notas e envia dados diretamente para seu CRM, seja HubSpot, Pipedrive ou Salesforce. Em seguida, você pode atualizar seus registros em tempo real e sinalizar possíveis problemas ou oportunidades.

A importância de gerenciar relacionamentos com leads em um CRM

Um relatório do Coletivo de capacitação de vendas destacaram que 80,2% dos facilitadores de vendas escolheram a tecnologia de gerenciamento de funiles/CRM como um dos três principais tipos de tecnologia em que seus vendedores confiam atualmente para realizar seu trabalho.

Um CRM serve como uma fonte única de verdade e fornece uma visão abrangente de cada interação com o cliente. Por exemplo, quantas vezes você se encontrou com o cliente? Qual foi o resultado dessas reuniões?

Os clientes modernos são mais exigentes e manter-se informado sobre as contas-alvo é a ponta do iceberg. Cultivar relacionamentos com clientes exige engajamento ativo. Os sistemas de CRM fornecem registros acessíveis das interações com clientes que os representantes podem consultar.

De reuniões de vendas com clientes potenciais a chamadas de atendimento ao cliente, a tecnologia de CRM ajuda a eliminar silos e garante que todos concordem. Ele monitora o progresso, para que os representantes possam analisar o desempenho e ajustar as estratégias de acordo. Ele melhora a comunicação, a colaboração e o atendimento ao cliente e automatiza processos rotineiros.

É aqui que a IA pode ajudar. Ferramentas como o Supernormal se integram ao seu CRM e alimentam o mesmo sistema. Dessa forma, você pode acompanhar facilmente as atividades e conversas relacionadas às suas reuniões de vendas. Você pode entender melhor quem foi convidado, quais ações foram tomadas e quais questões foram discutidas.

Um CRM atualizado ajuda os representantes a se concentrarem em atividades geradoras de receita, como prospecção e fechamento de negócios. Ele fornece uma visão holística dos clientes, permitindo que os representantes personalizem suas apresentações de acordo com suas necessidades. O resultado? Reuniões mais bem-sucedidas e melhores relacionamentos com os clientes.

Táticas de acompanhamento de reuniões pós-vendas

Continue com um resumo do que você discutiu e concordou. O acompanhamento de reuniões internas e externas garante que os aspectos críticos permaneçam em primeiro lugar e reitere sua importância. Aqui estão cinco táticas de acompanhamento pós-reunião que você pode usar.

Acompanhe em 24 horas. Depois de uma reunião, entre em contato com um e-mail agradecendo aos participantes pela participação e descrevendo as próximas etapas. Um rápido acompanhamento os lembra de quando a reunião ainda está fresca em suas mentes e mantém o ritmo.
Agende uma reunião de acompanhamento. Se a conversa girar em torno do desenvolvimento de estratégias ou da tomada de decisões, agende uma sessão de acompanhamento para analisar o progresso. Para reuniões externas, especialmente, somente 2% das vendas acontece durante o primeiro ponto de contato. Outra reunião permite aprofundar a discussão e fortalecer o relacionamento.
Resuma as principais conclusões. Compartilhe o atas da reunião e destaque as áreas de acordo alcançadas durante a conversa. Supernormal tem vários modelos para ajudá-lo a preparar resumos com facilidade e precisão, após os quais você pode distribuir este documento a todos os presentes para facilitar a consulta.
Acompanhe com itens de ação. Antes que a reunião termine, capture essas ideias e quaisquer itens de ação. Anote os compromissos de todos por escrito para acompanhar o progresso. Em seguida, atribua itens de ação após a reunião. Supernormal cria uma lista de itens de ação, como criar planos, reunir informações e preparar apresentações, a partir de uma transcrição que garante que cada participante tenha instruções claras sobre o que fazer, quem é responsável por quais tarefas e quando o próximo check-in acontecerá.
Compartilhe recursos adicionais. Agregue mais valor para nutrir o relacionamento enviando recursos relevantes para a discussão. Esses recursos podem incluir whitepapers, estudos de caso ou vídeos — qualquer coisa que possa ajudar a levar a conversa adiante e apoiar o processo de vendas.
Peça feedback. Pergunte aos participantes o que funcionou bem e o que você poderia melhorar. O objetivo é criar um ambiente de aprendizado e melhoria contínuos.

Tire o máximo proveito de suas reuniões com Supernormal

A tecnologia ChatGPT pode transformar reuniões de vendas em conversas produtivas que aumentam a receita e resultam em clientes mais satisfeitos.

Com o Supernormal, você maximiza sua eficiência e se concentra no que é mais importante: seu cliente. Nunca mais perca um detalhe crucial e aproveite ao máximo cada reunião de vendas com a Supernormal.

Experimente Supernormal hoje para ver como a IA pode impulsionar o sucesso da sua equipe de vendas.

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