A multitarefa é uma habilidade essencial no ambiente de trabalho sobrecarregado de hoje. É comum que os trabalhadores conciliem muitas responsabilidades em conjunto devido à natureza de seus empregos. A constante mudança de contexto é uma habilidade cobiçada, mas sabe-se que faz mais mal do que bem a longo prazo. Embora você sinta que está fazendo mais em menos tempo, também aumenta o risco de mais erros e menos foco no trabalho. Neste artigo, discutiremos o conceito de multitarefa, como ela afeta sua saúde e como você pode fazer isso de forma eficaz usando ferramentas de IA.
O que é multitarefa?
A multitarefa é fazer várias coisas simultaneamente ou em rápida sucessão, sem pausas. É uma prática bastante comum no ambiente de trabalho atual, já que muitos profissionais lidam com diferentes responsabilidades regularmente. No início, pode parecer uma excelente maneira de aumentar a produtividade, mas sabe-se que tem efeitos adversos na saúde humana. Além disso, estudos mostram que não é uma prática eficaz. O Índice Global de Anatomia do Trabalho 2022 relatório descobriu que 52% dos profissionais do conhecimento normalmente realizam várias tarefas ao mesmo tempo durante reuniões virtuais, e mais de um quarto deles perde ações e atualizações. Isso mostra o estado terrível do que antes era considerado um método altamente eficaz e indica a necessidade de tecnologias ou métodos inovadores para resolver esse problema.
Como a multitarefa afeta sua saúde?
Existem vários efeitos negativos da multitarefa, desde altos níveis de estresse até problemas de memória de longo prazo. Por exemplo, um Estudo de 2014 descobriram que a multitarefa de mídia, a prática de consumir diferentes formas de mídia simultaneamente, está associada à menor densidade de massa cinzenta. A massa cinzenta é responsável por funções vitais, como retenção de memória e regulação emocional. Portanto, se você realiza várias tarefas ao mesmo tempo, tende a ficar mais irritado e a dedicar mais tempo para fazer as coisas.
Por outro lado, há outra maneira de medir o impacto da multitarefa. Kevin Madore, neurocientista da Universidade de Stanford, diz que você pode fazer isso medindo os “custos de troca de tarefas”. Esse custo se refere à perda de precisão ao alternar entre várias tarefas. Por exemplo, se você puder calcular com uma taxa de precisão de 99%, com o tempo, esse número diminui. Pode se tornar 98,7%, 98,4%, 98,1% e assim por diante. Ele lentamente destrói sua memória de trabalho e memória de longo prazo. Em 2020, a equipe de Madore descobriu que aqueles propenso à multitarefa crônica têm maior probabilidade de se esquecerem, lembrarem de informações incorretas ou terem dificuldade em relembrar detalhes importantes.
Neuropsicólogo Cíntia Kubu diz: “Quanto mais realizamos várias tarefas ao mesmo tempo, menos realizamos, porque lentamente perdemos nossa capacidade de nos concentrar o suficiente para aprender. Se estamos constantemente tentando realizar várias tarefas ao mesmo tempo, não praticamos desligar o resto do mundo para nos envolvermos em um processamento e aprendizado mais profundos.” A constante mudança de contexto acaba cobrando seu preço. Mesmo quando você passa de uma tarefa para outra com o mínimo de pausas, o cérebro humano não tem tempo para se recuperar da anterior.
5 táticas para gerenciar várias tarefas de forma eficaz
A multitarefa é uma habilidade altamente reverenciada por um motivo: ela ajuda as pessoas a fazerem mais coisas com mais rapidez. É comum que profissionais que trabalham lidem com vários projetos simultaneamente, independentemente de sua designação ou experiência. A natureza acelerada de todas as indústrias e as crescentes demandas impostas aos trabalhadores atualmente justificam a necessidade de ser bom nessa habilidade. Mas isso não significa que tudo está perdido e que não há como gerenciar tarefas diferentes sem afetar sua saúde. Aqui estão cinco estratégias para se tornar mais eficiente e produtivo e, ao mesmo tempo, minimizar a multitarefa no local de trabalho:
Crie um horário de trabalho diário
É difícil saber no que trabalhar sem um cronograma claro que dite sua rotina. Em vez disso, crie uma lista de tarefas usando papel e caneta ou seu aplicativo de produtividade favorito e mantenha o foco. Mapeie visualmente seu dia, defina metas e cronogramas realistas e limite o número de coisas que você faz diariamente. Essa abordagem ajuda você a dividir seu dia em partes gerenciáveis e evitar a multitarefa.
Use a técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo criado por Francesco Cirillo, consultor de produtividade. Envolve dividir seu trabalho em breves períodos de trabalho de 25 minutos, seguidos de intervalos de 5 minutos. Embora tenha sido originalmente desenvolvido para estudantes universitários para aumentar sua produtividade, agora é um dos métodos mais populares para realizar o trabalho. Você pode usar aplicativos gratuitos de cronômetro Pomodoro ou definir seu próprio alarme para concluir as tarefas em um curto período. Isso pode limitar as distrações, pois você está limitado ao tempo, aumentando a produtividade.
Priorize tarefas usando a matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta poderosa projetada para ajudar as pessoas a priorizar tarefas, dividindo-as em quatro categorias:
- Urgente
- Importante
- Não urgente
- Não é importante
Você pode identificar quais tarefas devem ser realizadas primeiro de acordo com seu nível de prioridade. Com base em seus prazos e urgência, categorize-os e você terá uma lista de tarefas pronta para concentrar seus esforços. Você pode manter ou delegar tarefas dependendo de onde elas se encaixam.
Matriz de Eisenhower
Planeje suas reuniões com cuidado
Um relatório da Reclaim constatou que os trabalhadores participam de 25.6 reuniões em média a cada semana. São quase cinco reuniões em cada dia de trabalho de 8 horas. Se você já esteve em uma reunião pensando que poderia ter sido um e-mail, pratique um planejamento cuidadoso: priorize essencial para os negócios reuniões que precisam de informações “físicas” de cada participante. Por exemplo, se você estiver revisando um deck de vendas para sua próxima reunião, isso pode ser feito de forma assíncrona, mas se você estiver treinando outro membro da equipe para a próxima chamada de vendas, crie uma reunião.
Mantenha as reuniões curtas para que os participantes não se distraiam mentalmente. Tenha um objetivo claro e garanta que todos estejam na mesma página. Essas práticas simples podem aliviar a carga do seu calendário.
Invista em ferramentas baseadas em IA
Quando você está realizando várias tarefas ao mesmo tempo, você está funcionando sob a suposição de que você é uma máquina. Por que não deixar que uma máquina real alivie a carga? Vários inteligência artificial (IA) ferramentas avançadas que automatizam tarefas específicas estão disponíveis no mercado. Por exemplo, você pode usar um anotador de IA para capturar notas de reunião ou uma ferramenta de escrita de IA para redigir e-mails. Em última análise, você se beneficia ao remover a carga cognitiva que essas tarefas exigem, pois isso deixa espaço para você se concentrar em coisas mais importantes.
Ferramentas de inteligência artificial que facilitam a multitarefa
Embora você não consiga alternar o contexto constantemente, as ferramentas podem. Aqui estão seis ferramentas para ajudar:
1. Supernormal
Se você estiver em várias reuniões diariamente, remova a carga cognitiva de fazer anotações usando Supernormal. Isso Tomador de notas com inteligência artificial evita a multitarefa durante chamadas e reuniões de vendas.
Ao capturar, transcrever e destacar os principais momentos da chamada, o aplicativo permite que os usuários se concentrem na discussão em vez de tentar fazer anotações ou lembrar detalhes importantes. Melhora sua concentração e retenção. Além disso, você tem um backup de todos os detalhes que possa ter perdido, uma ferramenta indispensável se você participa de reuniões com frequência.
Supernormal - GPT4 Suas reuniões
2. Liberdade
Todos nós já estivemos em uma posição em que queremos verificar nossas notificações do LinkedIn durante o trabalho. A próxima coisa que você sabe é que 45 minutos se passaram e você espera recuperar o tempo perdido. Liberdade resolve esse problema. Você pode usá-lo para evitar a multitarefa bloqueando aplicativos, sites ou toda a Internet em vários dispositivos, incluindo iPhones, iPads, computadores Windows e Mac. Limite o acesso e crie sessões de foco para ficar “livre” de distrações. Além disso, você pode acessar músicas lo-fi e recursos de automação para agendar sessões.
Principais características do Freedom
3. Sunsama
O planejamento diário é fundamental para você se concentrar e ser mais produtivo. Sunsama é uma dessas ferramentas de planejamento diário que ajuda os usuários a organizar e priorizar tarefas com base em suas preferências. Você pode integrá-lo a ferramentas como Slack, Trello e Google Calendar para manter o controle de sua agenda. O Sunsama permite que os usuários se concentrem nas tarefas sem alternar entre vários aplicativos. Além disso, você pode usar uma ferramenta como Supernormal para fazer anotações e adicioná-las ao painel do Sunsama.
Painel do Sunsama
4. Calendly
Você está gastando muito tempo agendando reuniões em vez de estar nelas? Uso Calendly para automatizar o processo. Ele permite que os usuários compartilhem sua disponibilidade e agendem reuniões usando um único link, eliminando a necessidade de idas e vindas por e-mail. Isso reduz o tempo e a energia gastos nessas tarefas, dando a você mais tempo para fazer coisas mais produtivas. Além disso, ele tem vários recursos administrativos e de colaboração que oferecem controle total sobre sua agenda. Por exemplo, bloqueie o tempo em seu calendário para sessões de foco profundo, o que fecha esses espaços em seu calendário.
O recurso de agendamento automatizado do Calendly
5. Integração Zapier-Open AI
Se você estiver procurando por integrações com várias ferramentas, Zapier é a ferramenta ideal para automatizar toda a sua pilha de tecnologia. Dependendo do seu propósito, você pode conectar o Zapier, a API do Open AI e qualquer outro aplicativo. Por exemplo, se você quiser gerar uma resposta por e-mail toda vez que receber um e-mail, conecte o Open AI, o Gmail e o Zapier. Toda vez que você recebe um e-mail, o ChatGPT pode escrever um rascunho de e-mail e salvá-lo para sua análise. O objetivo é automatizar as tarefas rotineiras e reduzir as distrações. Os profissionais do conhecimento podem se concentrar em tarefas de alto nível que exigem mais esforço cognitivo e pensamento criativo.
Um exemplo de diferentes Zaps automatizados que você pode criar usando o Zapier
Adote a IA e elimine a necessidade de multitarefa
Em última análise, a pesquisa científica dissipa o mito da multitarefa e fica claro que a mudança de contexto diminui a produtividade, prejudica o foco e reduz o desempenho da tarefa. Portanto, adote as ferramentas de IA para aumentar a produtividade e recuperar o foco em tarefas mais críticas.
Como as reuniões são um grande problema para a maioria dos profissionais, aproveite os anotadores para reduzir a carga cognitiva. Ferramentas como Supernormal automatizam o processo capturando notas e resumindo itens de ação para você começar, para não precisar alternar entre fazer anotações manuais e ouvir ativamente seu colega/cliente. Com um resumo pronto para uso e a capacidade de compartilhar esses dados com todas as partes interessadas, você sempre tem um recurso de backup.
Realizar multitarefas sem afetar sua saúde agora é uma possibilidade. Inscreva-se gratuitamente no Supernormal hoje.